「退職挨拶」のメールはどう書く?スピーチや例文・マナーも解説

出勤日最後の日。退職挨拶をしなくてはならないけれど、何をどのように言うべきなのかわからなくて困っていませんか。この記事では、退職挨拶で伝えるべき内容とスピーチ例のほかに、メールや手紙で送る退職挨拶の書き方と例文も紹介します。

「退職挨拶」ではどんなことを言うべき?

退職挨拶では感謝の気持ちを伝える

退職挨拶は退職することを仕事上の関係者に伝えるための挨拶です。そのため、内容は在職中にお世話になったことに対しての「感謝の気持ち」を伝えることが主旨となります。

挨拶のやり方は「スピーチ」または「メール」が多い

退職挨拶の方法には主に二つあり、関係者の前でスピーチすることと、もう一つはメールで退職挨拶を送ることです。手紙でも退職挨拶を書き送ることはできますが、現代のビジネスシーンではメールでの退職挨拶が一般的です。

メールで退職挨拶をするときのマナーとは?

社内の関係者には「出勤最後の日」に送る

社内でお世話になった同僚や先輩など送る退職挨拶をメールでは、相手に感謝の気持ちを伝えます。退職後も一緒に仕事をすることがあるかもしれませんから、相手を不快にさせないような文面になるように心がけてみてください。

メールを送るタイミングは最後の出勤日で、送る相手の迷惑にならないように業務が忙しくない時間帯に送るようにしましょう。

社外には2~3週間前にメールを送る

社外の関係者で後任への引継ぎがあるときは、社内に送る退職挨拶メールよりもずっと早く、最後の出勤日から逆算して2~3週間前に送ります。引継ぎ等の業務上の問題がないのであれば、退職日前後に送ります。

退職挨拶メールの例文

ここでは社内向けの退職挨拶のメール例文を紹介します。一斉送信でも問題がありませんので、退職日当日の業務に支障が出にくい時間帯に送るようにしましょう。

社内向け退職挨拶メールの例文

件名:退職の挨拶

本文:
〇〇部の皆様、お疲れ様です。

私事ですが、〇月〇月をもって退職することになりました。本日が最終出社日で、本来であればご挨拶に伺うべきなのですが、メールでの挨拶にて失礼いたします。

在職中は、皆さまの支えがあって、様々な業務を通して多くのことを学ばせていただきました。この会社で培った経験を今後も活かしていきたいと思っております。

最後になりましたが、皆さまのご健勝とご活躍をお祈りいたします。

これまでありがとうございました。

退職挨拶のスピーチのコツと例文

関係者の前で軽く手短にスピーチする

一緒に働いていた部署の人たちの前や、お世話になった社外の関係者の前などで退職挨拶のスピーチをすることがあります。

退職挨拶のスピーチでは、手短に感謝の気持ちを伝えることが大切です。そして、スピーチを聞いてくれている人たちの今後の活躍や部署の発展を祈るという形で終わるといい印象が残る退職挨拶になるでしょう。

【状況・相手別】退職挨拶のスピーチ例

ここでは状況別、あいさつをする相手別に退職挨拶の例文を紹介します。退職挨拶のスピーチでは、状況や相手に合せた長さや内容にすることを心がけましょう。

朝礼時など時間がないときに行う短めの退職挨拶の例文

私事ですが、本日づけで退職することになりました。皆さんには大変お世話になり感謝しております。本日で最後になりますが、どうぞよろしくお願いします。

プロジェクトを一緒にした同僚への退職挨拶の例文

一身上の都合により、○月○日をもって退職することになりました。様々なプロジェクトを通して皆さんにご迷惑をかけたこともありましたが、皆さんの温かい支えもあって無事にやり遂げることができました。これからも(勤務していた部署名)部がますます発展していくことを信じています。これまでどうもありがとうございました。

お菓子を持参した場合の退職挨拶の例文

個人的な事柄ですが、○月〇日付をもちまして退職することになりました。在職中は公私にわたり大変お世話になりました。ほんの気持ちですが、お菓子を持ってまいりましたので召し上がってください。

本当にどうもありがとうございました。

手紙で退職挨拶をするべき相手とは?

特にお世話になった人に手紙で退職挨拶をする

社内、社外の関係者に関係なく、最近では退職挨拶をメールで送っても失礼にはならなくなりましたが、特にお世話になった相手には手紙で退職挨拶をするのもいいでしょう。メールよりも手紙の方が丁寧な印象になるため、手紙の方がふさわしいことがあります。

手紙でも退職挨拶は簡潔に書く

退職を機に個人的に報告したいことがあるのであれば長い手紙になってもいいのですが、一般的には退職挨拶の手紙は長い必要はありません。これまでお世話になった感謝の言葉に、退職した理由を簡潔に添えるといった内容で差し支えないでしょう。

手紙で書く退職挨拶の例文

ここでは、お世話になった上司に送る退職挨拶の例文を紹介します。時候の挨拶は3月を想定しています。

退職挨拶の手紙を書くときは、基本的な手紙のマナーを守りながら丁寧に書きましょう。

手紙で書く退職挨拶の例文

拝啓 早春の候 ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

この度、一身上の都合により〇〇社を退社する運びとなりました。

長きにわたり、公私ともに支えて下さった○○部長に深く感謝申し上げます。折に触れて親身に相談に乗っていただいて、私は社会人としての多くのことを学び、今後の展望も抱けるようになりました。

〇〇部長から学んだことをこれからも胸に刻み頑張っていきたいと思っています。

末筆ながら、〇〇部長のご健康と益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

敬具

(日付)

(氏名)

〇〇〇〇様

まとめ

退職挨拶は簡潔に行うのが一般的です。これまで勤務してきた想いから退職に至った経緯などを長々と説明したくなるかもしれませんが、勤務時間中の出来事となるため手短に行います。メールや手紙で送る退職挨拶にしても簡潔に要領を得たまとまりのある内容にしましょう。

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「難解なワードでもわかりやすく」をモットーに、常識ワードからビジネス用語、時には文化・アート系など、幅広く記事を書かせていただいています。ドイツ在住で2児の母。好きな食べ物はビターチョコレートとナッツ類。