「注文請書」とは注文を受けた会社が注文を承諾したことを証明する大切な契約書類です。それなのに、ビジネスシーンでも間違った読み方がされていることも少なくありません。
そこで「注文請書」の読み方から作成の仕方まで詳しく解説。テンプレートは日本語と英語版の両方を併せて紹介します。
「注文請書」とは？
「注文請書」は注文を承諾したことを証明する書類
「注文請書」とは商品の注文を受けた側が、注文を承諾したことを証明する書類です。ですから、「注文請書」は受注者が発注者に発行します。
「注文請書」には、受けた注文内容から支払金額、納期、納品手段、納品場所など注文に関わること一切が詳しく記載されます。
「注文請書」の読み方は「ちゅうもんうけしょ」
「注文請書」は「ちゅうもんうけしょ」と読みます。
「請書」を「せいしょ」や「しょうしょ」などと間違った読み方をしている方も多くみられますので、気をつけましょう。
また「注文請書」の別称には「発注請書」もあります。
「注文書」と「注文請書」の違い
「注文を受けたときに発行される書類」が「注文請書」ですが、「注文をするための書類」は「注文書」と呼ばれます。
「注文書」は「発注書」とも呼ばれて、発注者が見積もりに応じて、注文内容から希望の納品期限などを提示するという役割があります。それに対して、「注文請書」は発注者から受けた注文を承諾したことを証明します。
見積もりが電話などの口頭で行なわれた取引の場合には、特にこの注文書の意義が明確になります。「注文書」が発行されることで取引の詳細が明らかになり、取引が行われることも具体化します。
「注文請書」に印紙や割印は必要？
「注文請書」に印紙がいる
「注文請書」には印紙が必要です。なぜなら「注文請書」は請負の契約書と変わりないからです。注文を受けて売買契約が成立したことを証明する書類になるため、収入印紙を貼る義務があります。
ちなみに「注文書」には印紙は必要としません。しかし、もしも「注文請書」が発行されずに「注文書」だけで注文契約が結ばれてしまったのであれば、その時には「注文書」に印紙が必要です。
契約金額による印紙税額
また印紙税額は契約金額によって変わってきます。消費税を抜きにした契約金額が１万円未満ならば非課税となりますが、一万円以上には200円からかかります。契約金額に応じた正しい印紙税額を調べて、印紙は貼りましょう。
印紙を貼る際は、割印も忘れずに
印紙を貼る際には、割印を捺印することを忘れないでください。ただ捺印すべき割印はこだわらず、角印でも認印でも構いません。
「注文請書」と印鑑
「注文請書」に捺印する印鑑は社印と代表者印
「注文請書」には、社名の横には社印を、代表者名の横には代表社印が捺印されるのが一般的です。ただし、発注先に印鑑を登録しているのであれば、その印鑑を使うべきです。そうでないと、発注先が正しい受注先かどうかを確認できないからです。
もしも印鑑を逆に押すようなミスをしてしまった場合、二重線の上に訂正印を押すという方法がありますが、「注文請書」は訂正印を認めない場合があります。
大事な契約書類のひとつである「注文請書」の捺印は、間違いのないように慎重にすることが大事です。
「注文請書」の書き方とテンプレート
「注文請書」の書き方は契約内容を明確かつ簡潔に
「注文請書」には注文に応じた注文内容を契約書の形でまとめた書類です。契約内容を明確かつ簡潔に書いてまとめます。
ちなみに「注文請書」として決まった用紙や用紙サイズなどはありませんので、会社で決められた用紙があるのであればそれを使用し、なければ注文に応じてその都度作成されます。
「注文請書」の必須事項
「注文請書」に必ず記載すべき必須事項は以下のとおりです。ちなみに、この必須事項は「注文書」と同様の内容です。
- 受注者の氏名・住所・連絡先
- 発注者の氏名・住所・連絡先
- 注文した日付
- 納期と併せて納品場所や納品方法
- 品名、数量、金額など注文内容
- 支払い条件
ベーシックな「注文請書」のテンプレート
こちらが「注文請書」のベーシックなスタイルのテンプレートです。「注文請書」を作られてる時の参考になさってください。
英語で書く「注文請書」
「注文請書」は「confirmation of order」
「注文請書」は英語で「confirmation of order」と書き、「注文」の「確定書」という意味です。
記載される内容は、日本語の「注文請書」とほぼ変わりありませんが、「インコタームズ」のような貿易に関する同意内容などが追加されます。
英文「注文請書」のテンプレート
英文で書かれた「注文請書」のテンプレートです。あくまでもこちらは 参照にして、契約内容に沿ったものに書き換えてお使いください。
（注文受注先社名）
（受注先住所）
（電話番号/FAX番号/Email）
Date issued: October 1, 2018
PO: Nr.○○○○○○○○○
Confirmation of Order
○○ Company (発注先)
Street, City. Country（発注先住所）
（発注先電話番号）
（担当者名）
| Incoterms | Delivery | Payment Term | |
| <city> | |||
| Product Nr. | Product Description | Quantity | Unit Price | Amount |
Subtotal: ○○○JPY
Tax Rate: ○○％
Tax: ○○○○JPY
S&H Charge: ○○○○
Total Amount: ○○○○JPY
I really appreciate for your order. If you have any enquiries of this confirmation of order, please contact us below;
（担当者名）
（担当者電話番号/Emailアドレス）
まとめ
注文契約が成立するということは、発注者が「注文書」を発行して、受注者は「注文請書」で注文を受諾したことを証明します。もしも「注文請書」を交わさない場合には、「注文書」で「注文請書」としての役割を持たせるために印紙が必要です。「注文請書」は契約書として大切な書類ですからしっかりと保管することも忘れないでください。
発行日：○○年○○月○○日
注文請求番号：○○-○○○○
発注請書
（発注先） 御中
（受注先社名）（印）
（受注先住所）
（電話番号）
（Eメールアドレス）
下記の通りご注文をお受けいたします。
発注金額 ￥○○，○○○―
小計 ○○○○円
消費税 ○○○○円
合計金額 ○○○○円
備考：
ご利用いただきましてありがとうございました。