ビジネスメールでも多く使われる「承知しました」という言葉ですが、正しい意味を理解していますか？二重敬語が気になる「承知いたしました」との使い分け方や類語への言い換え方、また、「承知しました」の上司への使い方を紹介します。
「承知しました」の意味と類語とは？
「内容を理解する」「引き受ける」という意味
「承知しました」の意味は、「内容を理解する・引き受ける」です。かしこまったシーンでも使われる「承知」という単語に、丁寧語の「しました」を付け加えた単語である「承知しました」は、ビジネスシーンで多く使われる言葉です。
例えば、目上の相手から会議の内容が変更になったという連絡に対して「承知しました」と返事をした場合、「変更されたことを理解した」という意味で「承知しました」が使われています。
「お引き受けする」という意味で使われる場合は、「会議の内容をまとめておいてくれ」という上司の依頼に対し、「承知しました」となります。「内容を理解する」と「お引き受けする」どちらの意味でもビジネスシーンでは使われるため、状況に応じて使ってください。
類語①「了解しました」への言い換え
「承知しました」の類語となる言葉が「了解しました」です。「承知すること」を意味する「了解」に丁寧語の「しました」を加えた敬語表現で、「承知しました」と同じく内容を理解した場面や依頼を受けるシーンで使われます。
類語②「了解しました」は失礼ではない
目上に「了解しました」を使うことは失礼であり、「承知しました」の方が丁寧でビジネスシーンに適しているという意見がありますが、「了解しました」は目上の人へ使える言葉です。
「了解しました」を失礼と捉える側の意見としては、「了解」という言葉がくだけた物言いであり敬意を感じられないということが挙げられます。しかし、「了解」という単語自体に「承知」という意味が含まれていることを考えると、丁寧語に変換された「了解しました」は目上に使える丁寧な言葉といえるでしょう。
ただ、注意が必要なのは言葉としては失礼ではないのですが、捉え方によっては失礼と感じる人がいるということです。敬意を示しているつもりでも、相手に伝わってなければ意味がありません。
「了解しました」を使うことで失礼と捉えられる危険性があるのであれば、「承知しました」を使用することが無難だといえるでしょう。
「承知しました」の使い方とは？
「承知しました」は上司へ使える
丁寧語の「しました」が付けられている「承知しました」は、上司や取引先の担当者など目上の相手へ使う言葉として適しています。目上への敬意が感じられる「承知しました」を目下や同僚などに使用すると違和感がある場合もあるため、誰にでも使うのではなく状況に応じて「わかりました」などの柔らかい表現に言い換えることも大切です。
「承知いたしました」は二重敬語でない
「承知しました」を更に丁寧に表現した言葉が「承知いたしました」です。「○○する」を謙譲語の「いたす」に言い換えることで、自分をへりくだらせた丁寧な表現になります。「承知いたしました」は二重敬語だという意見もありますが、二重敬語には当てはまりません。
「承知」という言葉自体、「承る」の謙譲語であるため「いたす」と謙譲表現が重なってしまっているという意見がありますが、「承知」は1つの単語であり謙譲語は「いたす」のみです。
目上の相手へ使用できる「承知いたしました」ですが、親しい上司など距離の近い相手へ使うと、「堅苦しい」や「仰々しい」と感じられてしまうため状況に応じて使用してください。
「承知しました」はメールでも使える
「承知しました」はビジネスメールでも多く使われる言葉です。話し言葉と違い、書き言葉は相手の声色や表情が分からない分、さらに丁寧な必要があります。場合によっては「承知いたしました」と使い分けて丁寧なメールを心掛けましょう。
簡単に「承知しました」を使わない
簡単に「承知しました」と、何にでも返事をすることは避けた方がいいと言えます。「承知しました」には「理解した」という意味の他に、「お引き受けする」という意味が含まれていることを説明しました。
話の内容をしっかり聞かず「承知しました」と答えてしまうと、相手は「引き受けてくれた」と解釈してしまう恐れがあります。相手の話をしっかりと聞き、引き受けられる状況で「承知しました」を使ってください。
違和感がある場合は類語に言い換えて使う
相手に「承知しました」を使うことに違和感がある場合は、類語に言い換えましょう。相手との距離や密度によっては「承知しました」が堅苦しく感じられる場合や、フランクに感じられる場合があります。
丁寧な言葉だからといって、いつ誰にでも使えることにはなりません。相手とコミュニケーションを取ることに、「これが絶対！」は無いため、相手や状況に応じてその場に合った適切な言葉を選びましょう。
メールでの「承知しました」の例文とは？
「承知しました」を使った例文
例えば、クライアントの担当者から「○○の納期が変更となったことをご連絡いたします。1日の予定でしたが、15日に変更となりました」と、納期変更のメールが届いたとしましょう。
上記の例文の場合「納期変更の件、承知しました」と、「理解した」という意味で使われます。相手との距離感によっては、「承知いたしました」と言い換えることも大切です。
「承知いたしました」を使った例文
例えば、取引先の担当者から「納品をお願いしていた○○なのですが、10個追加で納品していただくことは可能でしょうか？」と納品数の変更を依頼されたとします。上記の例文の場合「10個追加納品、承知いたしました」となり、「お引き受けします」という意味で「承知いたしました」が使われます。
まとめ
「承知しました」は「理解する」と「お引き受けする」の2つの意味が込められている言葉で、両方の意味がビジネスシーンで使われます。「承知いたしました」は二重敬語に当てはまらないため、より丁寧にしたい場合は言い換えてください。また、相手との距離感によっては類語と使い分けましょう。
