経緯報告書の書き方とテンプレート!社内社外向けとメール例

仕事をしていく中で、何かしらのトラブルを完全に避けて通ることはできません。大切なのはトラブルが発生した後の行動で、再発を防止すること。そこで必要となってくるのが経緯報告書です。経緯報告書の書き方しだいで管理能力や問題解決能力が問われる場合もあります。適切な文書が作成できるよう、経緯報告書の基本やテンプレートをチェックしておきましょう。



経緯報告書とは?

経緯報告書は事態の進行中に作成

経緯報告書は経過報告書とも呼ばれ、仕事をしている中でなんらかの問題やトラブルは必ず起きるものです。それらの事態が起きた時などにその経緯や経過を報告するために作成される文書で、その事態がまだ解決していない段階、つまり進行中に提出されるものです。

顛末書との違い

経緯報告書と似た文書に「顛末書」があります。これは、経緯報告書が起きた事態が解決していない段階で作成されるものに対して、収束した後にその事態の一部始終や経緯を報告するものです。

 

経緯報告書の書き方

基本的な書き方は5W1Hを意識

経緯報告書はビジネス文書の1つです。回りくどい言い回しにならないよう、正確な情報が伝わることが読み手に伝わることが肝心です。「Whenいつ、Whereどこで、Whoだれが、Whatなにを、Whyなぜ、Howどのようにしたか」という5W1Hを意識して書くことが基本となります。

こちらに反省すべき点があるのなら、謝罪や反省の姿勢を示す一文を入れておきますが、相手側に原因がある場合は内容を報告するだけで良いでしょう。

発生したことを時系列で報告

まずは現状について説明した後、時系列で発生したことや関わった人物について報告していきます。あまりにボリュームが多い場合は、時系列で報告する部分を別紙に記載しても良いでしょう。極力シンプルな内容になるよう心がけて、事実のみを伝えるにしましょう。意見の相違、記憶違いなどがある場合はそれも記載しておきましょう。

社内向け経緯報告書

社内向け経緯報告書のポイント

社内向けは問題が起きていることやトラブルが発生していることと、今後しっかり対処していくことを記載しておけば問題ありません。ある程度の具体的な内容や具体策も必要ですが、残った具体的な部分は口頭で説明することでフォローすれば問題ありません。

社内向けテンプレート

社内向け経緯報告書のテンプレートを紹介します。社内向けであればエクセル形式の報告書が社内テンプレートである場合もありますので、必ず書類作成前に確認しておきましょう。

○年○月○日

○○部 鈴木 太郎殿

○○部 山田 一郎

 

 

○○に関する経緯報告

 

○年○月○日に発生しました○○について、下記の通り報告いたします。

発生日時

発生場所

内容

原因

経過

 

以上

 

社外向け経緯報告書

社外向け経緯報告書のポイント

社外向けの経緯報告書は、憶測などは決して挟まず客観的事実のみを書くよう意識しましょう。問題やトラブルの状況を正しく理解してもらったうえで、今後の対策や方針について協議されることもあります。

単純にすべてを正直に記載していくだけでなく、相手との関係性も考慮した内容にしなければなりません。自分の会社が発表する公式文書として扱われるため、必ず上司などに一読してもらうか相談して作成することをおすすめします。

社外向けテンプレート

社外向けの経緯報告書テンプレートも社内に決まったものがある場合があります。必ず確認しておきましょう。

○年○月○日

株式会社 ○○
○○部長 鈴木 太郎 様

株式会社 △△
△△部 山田 一郎

 

○○に関する経緯報告書

 

拝啓 時下益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、誠に有難うございます。

このたび ○年○月○日に発生いたしました○○の経緯について、詳細を以下にご報告させていただきます。

敬具

 

 

発生日時

発生場所

内容

現状

経緯

以上

 

この度はご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんでした。深くお詫び申し上げます。

 

メールで送る経緯報告書

メールで送る時の注意点

添付資料として、先ほど紹介したテンプレートを使用したWord文書で作成した経緯報告書を送る方法も良いでしょう。しかし、経緯報告書自体が何かしらの問題やトラブルを報告するものであることから会社にとって機密文書となる可能性もあります。

社外に送る場合はリークしてしまう可能性も考えて、郵便で送ることをおすすめします。その際、経緯報告書を送る旨を電話等で一報入れておきましょう。

メール用テンプレート

経緯報告書としてメールを送る場合、どこまでが経緯なのか分かるようにしましょう。今回は(経緯ここから)(経緯ここまで)で表したテンプレートを紹介します。

件名:○○に関する経緯報告書

株式会社○○
鈴木 様

平素より、大変お世話になっております。株式会社△△の山田です。

このたびは大変ご迷惑をお掛けいたしましたことを、あらためてお詫び申し上げます。

○○の件について、下記の通り報告いたします。

(経緯ここから)、

 

(経緯ここまで)

メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫びとご連絡申し上げます。

何卒、ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

株式会社△△
山田 一郎
TEL 03-0000-0000
E-MAIL 00@00000

まとめ

経緯報告書は、社内で既にテンプレートがある場合や対応方法が決まっている場合もあります。まずは上司や責任ある立場の人物に、どのように対応したら良いか確認を仰ぐようにしましょう。こちらに責任がある場合は、謝罪の態度や言葉も忘れずにやりとりするようにしましょう。