「送付状・添え状」ビジネスの書き方とテンプレート!英語も紹介

ビジネス文書を送付する時に添付する「送付状」や「添え状」の書き方に迷ってしまう時は、まず基本のテンプレートを作成し、それぞれの目的用にアレンジして保管しておくと便利です。ここでは「送付状」の一般的な書き方とテンプレートを紹介し、目的別にアレンジした例文も紹介しますので参考にしてください。

あわせて英語や履歴書を送付する時の送付状や、社内で使う場合のポイントも紹介しています。

「送付状・添え状」についての基本知識

「送付状」「添え状」の役割

ビジネス文書を送付する時は、送る書類の内容や送付者の名前などを書いた送付状や添え状を書類に添えることで、内容がすぐにわかるとともに丁寧な挨拶も行うことができます。逆に送付状を添えずに書類だけ送付することは、ぶしつけで失礼ですので注意しましょう。

「送付状」「添え状」の構成と書き方のポイント

送付状(添え状)の書き方は、3つに分かれる構成にしたがって作成します。ビジネス文書は「社外文書」用と「社内文書」用がありますが、基本的な構成は同じです。

  1. 【前付け】発信年月日 宛名 差出人・住所
  2. 【本 文】件名 前文 主文 末文
  3. 【後付け】記書き 追伸文 (担当者名)

※差出人を責任者の名前として、別に担当者名を書く場合は【後付け】の最後に担当者名を書きます。

◆書き方のポイント

  1. 【前付け】:「発信年月日」「宛名」「差出人・住所」を書きます。発信年月日の年は、西暦か年号のどちらかで統一させます。受信者名は会社宛ての場合は「御中」、担当者宛の場合は「様」と書きます。「差出人・住所」は文書によって住所や電話番号を省略することもあります。
  2. 【本文】:「件名」を20文字以内位ではじめに書き、次に「前文」として「挨拶」と「日ごろのお礼」を書き、次に「主文」である用件を簡潔に書きます。「末文」には「何卒~お願い申し上げます」「まずはご通知申し上げます」など結びの言葉を書きます。
  3. 【後付け】:「記書き」の形で主文と分けて書類の内容を別記します。一項目に一用件の箇条書きとします。別記したい注意事項などの追伸文がある場合は「なお、~」として最後に書き入れます。

※「前文」の挨拶文に「時候の挨拶」を入れたい場合は、この記事の最後の「まとめ」のところでで詳しい記事へのリンクがありますので参考にしてください。

「送付状・添え状」の目的別テンプレート(例文・文例)

送付状・添え状の文例を書類の目的別にテンプレートで紹介します。一般的なテンプレート以外は、【本文】と【後付け】部分のみを紹介しますので、用途に応じてアレンジしてください。

一般的なテンプレート

◯◯年◯◯月◯◯日

〇〇  株式会社
△△     様

△△商事株式会社
〇〇営業部 加藤一郎
〒101 東京都新宿区新宿1−2−5
電話 03-0000-0000
FAX 03-0000-0000

書類送付のご案内

拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼を申し上げます。
 さて、早速ではございますが下記の書類をお送りいたします。よろしくご査収くださいますよう、お願い申し上げます。

敬具

            ・同封書類 〇〇     : △通

以上

請求書に同封するテンプレート

代金お支払いについて

拝啓 貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
 平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
 さて、〇月〇日に納品させていただきましたご注文の商品の代金は、同封いたしました請求書の通りでございます。
 何卒ご確認のうえ、〇月〇日までに代金をお支払いくださいますよう、お願い申し上げます。

敬具

 ・同封書類     請求書一通
 

以上

領収書に同封するテンプレート

書類送付のご案内

拝啓 貴社ますますご清栄のことと心よりお喜び申し上げます。平素は一方ならぬご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
 さて早速ではございますが、◯月◯日に納品させていただきました〇〇の代金につきましてお振込いただき、誠にありがとうございます。
 つきましては、下記の通り領収書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

・同封書類    領収書  〇通

以上

その他の「送付状・添え状」の書き方

英語の「送付状・添え状」の書き方のポイントとテンプレート

英語の書き方のポイント

英語のビジネス文書にも決められた形式があります。書く順番にしたがって説明します。

  1. 差出人住所: 右上に差出人住所を記入します。住所の書き方は日本と逆の書き方となり、地番から始まり郵便番号で終わります。最後に「JAPAN」を書きます。
  2. 日付: 日付の書き方はアメリカ式とインターナショナル式があります。アメリカ式は月・日・年の順(例:May 15,2019)、インターナショナル式は日・月・年の順(例:15 May 2019)に書きます。
  3. 宛先人の名前と住所: 左上に受取人(会社名)、住所の順に書きます。
  4. 呼びかけ: 日本語の「拝啓」にあたる部分です。「Dear Mr.(Mrs. / Miss / Ms.)Smith,」のように書きます。男性はMr. 既婚女性はMrs. 未婚女性はMiss と以前は表記していましたが、昨今は女性はどちらにも使える Ms. を使うのが一般的です。
    会社宛ての場合や担当者名がわからない時は「関係各位」という意味の「To Whom It May Concern」と書きます。
  5. 本文: 時候の挨拶などは不要で、すぐに用件に入ります。結論から入り、簡潔にまとめるのがポイントです。
  6. 結び: 日本語の「敬具」にあたる部分です。ビジネスでは「Sincerely Yours」「Yours Sincerely」「Truly yours」「Truly yours」が一般的です。
  7. 署名と差出人氏名: 右下に直筆で名前をサインします。漢字の名前でも問題ありません。サインの次の行にはローマ字の名前を書きます。性別や既婚・未婚を明らかにしたい時は自分の名前に「Mr.」「Miss」をつけることができます。

英語のテンプレート

〇〇〇 Co., Ltd.
1-2-3 Sakuragaoka
Shibuya-ku, Tokyo 150-0000
Japan
20 Dec.2019

ABC Co., Ltd.

123 ABC Dr.
Chicago, IL 45678
U S A

Dear Mr.Smith,

I would like to ~

 

 

 

Sincerely Yours,
サインを記入
Namie Sakamoto

履歴書の「送付状・添え状」のテンプレート

履歴書を応募先に送付する時は「送付状・添え状」を添えればビジネスマナーをわきまえていることを伝えられます。送付状の構成は先に説明したとおりです。例文をテンプレートで紹介します。

◯◯年◯◯月◯◯日

〇〇  株式会社
人事部 採用ご担当者様

〒101 東京都〇〇 1−2−5
名前 〇〇 〇〇
電話  (      )
Email  (      )

応募書類の送付について

拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお喜び申し上げます。
 さて早速ではございますが、この度貴社の求人に応募させていただきたく、履歴書と職務経歴書をご送付させていただきます。
 是非ともご検討いただき、ご面談の機会をいただけましたら誠に幸いに存じます。
 ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

    ・履歴書        1枚
    ・職務経歴書      2枚

以上

社内用の「送付状・添え状」の書き方のポイント

社内文書の送付状を作成する場合は、儀礼的な要素は必要ないため、「本文」には件名と主文のみ書き入れ、前文と末文は必要ありません。宛名の敬称は個人宛の場合は「殿」、複数人に配布する場合は「各位」とします。「各位殿」とすると二重敬語となり好ましくありません。その他の文書構成は社外用と同じです。

まとめ

日々のビジネス文書はメールのやりとりで済んでしまいますが、郵便で書類を送る場合は送付状(添え状)を同封するのがマナーです。基本のテンプレートを作成しておき、季節にあわせて時候の挨拶をアレンジできるとさらにマナー力がアップします。

「時候の挨拶」を用いたビジネスレターの書き方は以下の記事で紹介していますので参考にしてください。
「時候の挨拶」「季節の挨拶」の書き方とビジネス例文!月別も紹介