「FYI」の意味とは?ビジネスメールでの正しい使い方を解説!

受け取ったメールに「FYI」と書いてあって、どういう意味?と困ったことはありませんか。ネットワーク上で使われる略語はたくさんありますが、そのひとつが「FYI」です。

ビジネスメールでもよく使われる「FYI」の意味を解説して、その正しい使い方を紹介します。



「FYI」の意味と読み方

「FYI」の意味は「参考までに」

「FYI」とは「参考までに」や「ご報告まで」という意味で、メールやチャット、SNSなどのネットワーク上で使われる書き言葉です。

ビジネスメールでも「FYI」は活用されていて、仕事内容に直接関係ないか、もしくは特に重要とは言えないけれど役に立つと思わわれる情報を共有するときに、送信または添付するメールなどに使われます。

「FYI」は「for your information」の略語

「FYI」は「for your information」の頭文字を取った略語です。直訳すると「あなたの情報のために」となります。

英文メールでも「FYI」は使われていて、緊急性のない相手と共有しておくと便利だと思われる内容の情報を送るときに使われます。

読み方は「エフワイアイ」か「フワイ」

書き言葉として使われている「FYI」に正式な読み方はありません。

「エフワイアイ」と読まれたり、簡単に「フワイ」と読まれることもあります。

もしも「FYI」を口にしなくてはならないときは、周りの人の読み方をならうか、読みやすい方の読み方を使えばいいでしょう。

会話の中で使われれば「FYI」はスラング

「FYI」はネットワーク上の書き言葉としての略語ですが、英会話ではスラングとして使われることがあります。友人同士などの親しい間柄では、何かのちょっとした情報を付け加えるときなどに使われます。

例文:
“It’s November 5th. FYI, Today is Miyuki’s birthday.”
「11月5日。ちなみに、今日はみゆきの誕生日だよ」
“Just an FYI, today’s meeting has been cancelled.”
「ついでだけど、今日の打ち合わせはキャンセルになったよ」

メールでの「FYI」の使い方

FYIはメールの件名か末尾に使う

仕事に直接関係ないような参照程度のメールを送るならば、メールの件名に[FYI]のようにカッコをつけて書き入れます。この件名にFYIをつけるという使い方は、ビジネスメールでよく見られ方法です。

件名に「FYI」を入れることで、受信者がメールの優先順位が分かりやすくなり整理しやすくなるため、相手にとって丁寧なメールの送信方法です。

またメール本文に参考として資料をつけるような場合には、メールの末尾に「FYI」としてその資料を添付するという使い方もあります。こうすることで、読み手自身がその情報を読むかどうかの判断をしやすくなります。

例文:
(件名)[FYI]次期プロジェクトの参考資料
(メールの末尾)「FYI:次期プロジェクトの参考資料を添付しますので、お時間のある時に目を通されてください」

転送メールに「FYI」を使う

自分に送られてきたメールを転送するときに、件名に「FYI」を入れて転送することがビジネスシーンではよくみられます。

直近に迫ったミーティングのキャンセルなどの緊急を要する内容には使われませんが、時間があるときに読んでおいてほしいと思われる内容やお知らせには「FYI」をつけてメールを転送します。

「FYIメール」に返信するかどうかはあなた次第

同僚から「FYI」と入ったメールを受け取っても返信する必要はありません。相手も情報を共有するために送ったメールで、閲覧用という趣旨で送っています。

ただし、もしもその内容が役に立ったり気に入った時などには、お礼の返信メールを送ってもいいでしょう。

上司へのメールに「FYI」は使える?

「FYI」は上司宛てのメールには使わない

FYIに限らず略語はカジュアルな印象があります。そのため、上司や目上の人に送るメールには「FYI」を使わないほうがいいでしょう。

また略語のもつカジュアル性から、契約書などのビジネス上で重要なメールに使うのも相応しくありません。

「FYI」はあくまでも同僚や友人の間で情報を共有するときに使われる略語として覚えておきましょう。

英文メールなら上司にもFYIは使える

英文でのビジネスメールでは「FYI」のような略語を使うことが一般的になっていて、上司や同僚など地位に関係なく「FYI」は使われています。外資系企業など海外とのやり取りの多い業界で英文メールなら「FYI」を使っても大丈夫です。

相手を選んで「FYI」を使おう!

確かにビジネスメールで「FYI」は浸透してきたものの、まだ一般的とは言えない面もあります。「FYI」の意味を知らない人も多いのも事実です。

仕事関係者で「FYI」を使い慣れた相手以外にメールを送るときは、メール受信者への配慮が必要です。「FYI」の意味が分からないと思える相手には、「FYI」の代わりに「参考までに」や「追記」などわかりやすい日本語を使うほうがいいでしょう。

FYRの意味とFRIとの違い

「FYR」は「FYI」と同じ「参考までに」の意味

「FYR」は「for your reference」または「for your review」の略語で、「FYI」と同じく「参考までに」という意味です。

相手に参考になるだろうと思われる内容や情報をメールなどで送るときに使われる書き言葉です。

「FYR」の方が重要性が低い

FYRとFYIとの違いは、FYRのほうがFYIよりも重要性が低い内容に対して使われることです。

たとえば過去の議事録や何かの企画の原案など、FYRの内容を読まなくても仕事に支障がないようなメールにFYRが用いられています。

まとめ

ビジネスメールで「FYI」と入っていたら、そのメールには緊急性はないので自分の時間があるときにチェックするようにしましょう。情報を共有するという意味合いが強く、仕事のメールとして重要度が高いとは言えません。

また自分が「FYI」とついたメールを送るときは、送る相手と状況をよく考えてから送信しましょう。