「始末書」の書き方と状況別テンプレート!顛末書との違いも解説

仕事上でトラブルがあり提出することになった「始末書」。状況を受け入れるだけでも大変なのに、慣れない始末書を書くなんて大変ですよね。

そこで今回は、始末書の書き方と状況に合わせた始末書の例文とテンプレートを紹介します。さらに顛末書や反省文との違いや、始末書で解雇されるか否かについても解説します。



「始末書」とは?

「始末書」の意味

「始末書」とは、仕事上の過失やミス、規定違反行為の事実を明らかにすることです。そこに謝罪の意思を表明します。

またその目的は再発しないように誓約させたり反省を促すことです。

始末書の提出先は、自分の務めている会社です。起こったトラブルが他者を巻き込む内容だとしても、始末書が社外の人物や他社へ提出されることは基本的にはありません。

始末書は英語で「letter of apology」

始末書は英語で「letter of apology」と書きます。

ただ外資系の会社で始末書が書かれることは少なく、トラブルが起きた場合には、事実詳細にとどめた顛末書(detailed report)の方が一般的です。

始末書の書き方

トラブルの事実と反省点を報告

始末書は、会社に嘘偽りのない事実報告をして、それに対する反省と再発しないように今後の対策を明確に伝えることがポイントです。

始末書の書き方は、初めにトラブルの詳細を説明します。次に、自分の責任を明確にして反省点を記します。最後にこのトラブルから何を学び、今後再発しないための対策について書きます。

用紙は便箋で手書き・縦書きが基本

一般的な始末書は便箋で、手書きによる縦書きです。

しかし会社によっては横書きの便箋を許可していたり、パソコンによる始末書を認めているところもあります。

捺印は必要

始末書には署名と捺印をします。

また始末書は正式なビジネス文書なので、シャチハタ印ではなく認印を使いましょう。

状況別!始末書の例文とテンプレート【遅刻・紛失・事故の場合】

【遅刻編】書き方のポイントとwordを使ったテンプレート

遅刻が理由で始末書を提出するときは、遅刻が度重なった悪質なケースです。

始末書に書くべき内容は、遅刻の事実とその理由、そして今後どのような対策をとって遅刻をしなくなるのかを重点的に書きます。

平成○○年○○月○○日

△△部××課
○○ ○○様

始末書

私は平成○○年○○月○○日から2週間の勤務において、5営業日に無断で遅刻しました。

これは私の不注意が原因で、弁明の余地はありません。

社会人としての恥ずべき行為であり、深く反省しております。

また私の不道徳な行為により、会社に対して迷惑をおかけしたことを、重ねてお詫び申し上げます。

今後は自己管理に務め、2度と無断で遅刻することないように心掛けます。そして、信頼回復に向けて精進いたします。

以上

○○部○○担当
山田 太郎印

【紛失編】書き方のポイントとwordを使ったテンプレート

何かを紛失して報告書を提出するということは自己管理を問われることになりますので、事実関係の記載に加えて、反省点や再発しないための対策案が大切になります。

平成○○年○○月○○日

○○部 長 ○○ ○○様

◯◯部○○課 山田太郎 印

始末書

このたび、私山田太郎はA件の書類を扮した件につき、皆様に多大なご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。

経過についてですが、〇月〇日の勤務終了前、自宅に持ち帰ろうと書類をカバンに確かに入れたはずなのですが、翌日出勤した際には鞄の中で見つけることができませんでした。自宅への移動中に電車の中で資料を出したときに仕舞い忘れたのだと思われますが、確かなことはわかっておりません。

今後はこのような仕事に支障をきたすような書類の紛失等がないように携帯には十分に注意を払い、二度とこのようなことが起こらないように誓約します。

以上

【事故編】書き方のポイントとwordを使ったテンプレート

仕事中に交通事故を起こしたり巻き込まれた場合の始末書には、最初に事故状況と事故後の処理について正確に記載します。その後、事故についての反省点を書き、再発防止を誓う旨を記します。

事故状況の説明は、誰が、どこで、いつ、なぜ、どのように起こったのかなどの5W1Hを抑えながら簡潔にまとめましょう。

平成○○年○○月○○日

代表取締役社長
ΟО ОΟ殿

営業第一課
山田太郎 印

始末書

この度は、私の不注意により交通事故を起こしてしまい、会社並びに関係者にご迷惑をおかけしたことを深くお詫びします。

私は、平成×年×月×日午後×時×分頃、国道◇◇線◇◇の交差点にて、前方不注意による乗用車の追突事故を起こしました。

取引先の○○社から自社に帰る途中の出来事で、通い慣れた道ということもあり、注意力が散漫になっておりました。
幸い、相手方、そして私自身にも怪我はなかったのですが、社用車及び相手様の車双方ともに破損しましたので、総務部に修理をお願いしています。

深くお詫び申し上げるとともに、今後は安全運転を心がけて事故を起こさないように誓います。

以上

「顛末書」や「反省文」との違い

始末書と似た文書に「顛末書」や「反省文」があります。どちらの文書も会社にお詫びする文書ですが、それぞれに特徴があります。

「顛末書」は事実関係のみを記載

「顛末書」とはトラブルの報告書で、事実関係のみを記載した文書です。

一方「始末書」はトラブルの事実関係の報告に加えて、謝罪の意思も表明します。また反省を促すという役割もある点で、顛末書とは違います。

「反省文」は始末書に比べて軽い書類

「反省文」は「始末書」に書かれる内容は同じですが、ビジネス書類としての重さが違います。

「反省文」は自分の行動を改善が促すためで、いわば個人的な報告書という趣ですが、「始末書」は会社からペナルティ(懲罰)を受けることになります。

そのため始末書に比べると反省文は重要度の低い文書として扱われます。

始末書による解雇はありえる?

始末書が理由で懲戒解雇にはならない

始末書の提出枚数や始末書の提出を拒否を理由に解雇されることがありません。なぜなら一つの問題に一つのペナルティを与えるという「一事不再理の原則」があり、始末書の提出要求だけでペナルティを一つ与えたことになるからです。

ただし始末書は懲戒解雇の判断材料にはなります。問題点を会社側が改善するように求めても改善されなければ、その社員は懲戒解雇されることはあります。

始末書の提出強要は違法!

会社は始末書を書く命令ができても、提出の強制はできません。なぜなら個人の思想や良心の自由を侵害をすることになるからです。

ところで始末書の提出を拒否した代わりに顛末書の提出が求められる場合があります。顛末書は始末書とは異なり、もしも提出を拒否すれば、その社員は業務を怠ったとして懲戒処分が下る可能性があります。

まとめ

「始末書」はトラブルの事実詳細に加えて、反省点も書いた報告書です。公式のビジネス書類ですから、署名と捺印も忘れずに提出しましょう。