上司から「顛末書」を提出するように言われたものの、どのように書けばいいのかわからないという方もいるのではないでしょうか。
そこで顛末書の意味から始まって、顛末書の書き方をテンプレートともに紹介します。また顛末書と似た書類「始末書」との違いも解説します。
「顛末書」とは？
「顛末書」はトラブルの一部始終を説明した文書
「顛末書」は、問題やトラブルが起こった時のその一部始終を説明した書類です。仕事上のミスやトラブル、商品の欠陥が発覚した場合やサービスの不備など、あらゆる問題が対象となります。
また勤務時間内での社外を移動しているときに巻き込まれた交通事故などに関しても、顛末書を書くことがあります。
読み方は「てんまつしょ」
「顛末書」の読み方は「てんまつしょ」です。ビジネス書類のひとつなので、読み方を覚えておくとよいでしょう。
顛末書が社外に出ることもある
基本的には顛末書は自分が勤める会社に提出する書類ですが、社外に持ち出されることもあります。
関わったトラブル次第で、そのトラブルに顧客や取引先など社外の人物や他社が関わっていた場合、その当事者に提出されることがあります。
顛末書と始末書の違い
「始末書」は事実の詳細に加えて反省点も記載
顛末書に似たビジネス書類に「始末書」があります。
「始末書」も顛末書のように仕事上のトラブルが起こった時に書かれる書類ですが、顛末書との違いは、始末書にはトラブルの詳細を書くだけにとどまらず、トラブルに対する反省点についても触れることです。
またビジネス書類としては始末書の方が顛末書よりも重いと考えられています。
ただ会社によっては顛末書と始末書の区別なく使われているケースも多いため、顛末書を書く際には提出先に書くべき内容を確認してから書き始めましょう。
基本的な顛末書の書き方と注意点
手書きかどうかは提出先に確認
会社によって顛末書と顛末書を区別しない場合には、謝罪の意思を見せるという意味から顛末書を手書きで書くように指示されることがあります。
その一方で、顛末書が事実記載にとどまった内容だと資料として会社に保存されることがあり、その場合にはパソコン等で書き印刷するのが望ましいことがあります。
また顛末書用のフォーマットがすでに会社に用意されていることもあるので、顛末書の書き方と用紙については提出先に確認しましょう。
顛末書を書くときの注意点
顛末書を書くときに念頭に置いておきたいことが２つあります。
- 事実を隠さないこと。
- トラブルに至った経緯を明らかにすること。
顛末書は、読み手が起こった事実を明確に捉えられなくてはなりませんから、嘘がなく、真明確に事実が記載されることが大切です。
書き方は時系列である必要はない
顛末書は、起こったトラブルを客観的に簡潔に記載することです。
時系列に記載しなくてはならないという決まりはありませんが、読み手が事実を理解しやすいのであれば、時系列に書くというのは一つの方法です。
書き方のポイントとして、ほかの文書の作成の基本と同じく、５W1Hを意識して書くことです。
- Who：誰？
- When：いつ？
- Where：どこで？
- What：何が？
- Why：なぜ？
- How：どのようにしてそのトラブルが起きたのか？
これらの６点を抑えて、隠し立てせずにわかりやすく問題を記述するように努めましょう。
捺印は社判の場合もある
顛末書は正式なビジネス書類ですから、必ず署名と認印による捺印が必要です。
また現場責任者として顛末書を提出する際には、社判を押すように指示があることもあります。
【状況別】顛末書の書き方とテンプレート
備品を紛失したときの顛末書の書き方とテンプレート
何かを失くして顛末書を提出する場合は、重要書類などの大事なものというよりは、あまり重要ではない複製のできる社員証などの備品や書籍などの紛失のケースです。あまり重要ではないとはいえ会社に迷惑をかけていますから、最初に謝罪文を一言添えて、紛失した状況を書きます。
事故にあった時の顛末書の書き方とテンプレート
取引先への移動中に起きた交通事故のため書く顛末書は、事故の詳細を客観的に書くことが大切です。自分に過失があるかないかなど心情的なことを書きたくなりますが、顛末書はあくまでも事実の報告のみで済ませます。
令和〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇部長
〇〇 〇〇様
〇〇部〇〇課
本人氏名 印
顛末書
私は令和〇〇年〇〇月〇〇日に取引先のA社から自社に戻る途中に、渋谷区の交差点で信号停止中だった乗用車と接触事故を起こしてしまいました。
相手の乗用車と私が乗っていた営業車用の普通自動車の両車両ともにかすり傷がついてしまいました。
事故発生後の処置は、相手方と当方にも事故によるケガ等がないと判断したため、警察に事故報告のみを行いました。
現在は総務課が対応にあたっています。
私の不注意ゆえにこのような事故を起こしてしまったことを、被害者の方、並びに会社関係者に心よりお詫び申し上げ、今後は安全運転を心がけます。
以上
英語で書く顛末書
英語で顛末書は「detailed error report」
英語で顛末書は「detailed error report」または「detailed error analysis」で「問題の詳細を記述したレポート」と直訳されます。
欧米の会社でもトラブルが発生した場合に、その詳細を書いた顛末書を提出することはありますが、自分のミスを認めるような記述を書くことは滅多にないでしょう。
英文で書く顛末書の内容はあくまでもトラブルの詳細の記述にとどめます。なぜなら自分の非を認めて証拠となれば裁判等になった時に不利になってしまうからです。また自ら社内での自己評価を落とすような行為はしないというのが、欧米のビジネスマンの姿勢でもあります。
まとめ
「顛末書」とは仕事上でトラブルやミスがあった時にその事実を報告するためのビジネス書類です。始末書と違って自分の反省点よりも、事実の記載に重きが置かれています。ただし会社によっては顛末書にも始末書のように反省点を書かなくてはならない場合もあります。
令和〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇部長
〇〇 〇〇様
〇〇部〇〇課
山田太郎 印
顛末書
この度、私○○は社員証を紛失して、皆様にご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。
経過についてですが、〇月〇日の勤務終了時には社印書を所持しているのを確認しているのですが、翌日出社時に社員証を紛失していることが判明しました。
交番に紛失届は提出してありますが、現在のところ、何の連絡もありません。
今後、このようなことがないように自己管理をする所存です。
最後になりましたが、寛大なご処置をくださりますようにお願い申し上げます。
以上