ビジネスメール「署名」の作り方!テンプレートやデザインも紹介

ビジネスメールの署名は、受け取る側が参照する大切な情報です。しっかりした署名をつけることで、信頼度や安心感にもつながります。さらに署名にお知らせを添えて使うこともできます。ここではビジネスメールの署名の作り方や書き方の基本と、署名のデザインをテンプレートで紹介します。



ビジネスメールの「署名」の作り方の基本

まずはじめに、ビジネスメールの「署名」の書き方の基本を紹介します。

自動挿入の設定をする

メールの署名は、メールを書くたびに記入するのではなく、設定のページで自動挿入の設定をしておきます。一般的なメーラーやメールサービスでは、署名を自動挿入できる設定機能があります。複数の署名を設定することも可能です。

例えばGmailの場合は、トップの「設定」(歯車のボタン)を開くと署名の設定欄があります。

名刺と同じ情報を入れる

ビジネスメールの署名は、名刺と同等の内容を記載します。最低限、次の3要素が必要です。

  1. 氏名:珍しい名前の場合は読み仮名を添えます。
  2. 社名・部署名・役職名:役職がある場合は役職名を明記します。フリーランスの人は肩書を、就職活動中の学生は学校名(大学生の場合は大学名・学部名・学科名)を書きます。
  3. 連絡先:住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、会社のURLなど

※3.の連絡先の情報については、目的に応じて複数の署名を作っておくことで、どこまで公開するかを選択して使い分けることができます。

目的別に複数の署名を準備する

「社外用」「社内用」「簡易版」など、目的に応じて複数の署名を用意して使い分けることも大切です。社内用には社名や会社のURLなどを省き、内線番号を明記するなどです。

面識のない人にメールを送る時は、携帯電話番号などの情報を入れたくないこともあるため、連絡先の情報を絞った簡易版の署名を作っておくと便利です。

シンプルな線で区切るデザインにする

メールの署名欄は———などの線を利用して上下を区切るのが基本です。本文との区別をつけるためです。個人用の署名では、線の部分を自分の好みに装飾することがありますが、ビジネスメールの署名のデザインは、自分の好みで考えるのではなく、あくまでも相手が参照しやすくするためのシンプルなデザインにすることが肝心です。

基本は左寄せの箇条書きとし、飾りを多用する装飾的なデザインは避けます。

ビジネスメールの「署名」テンプレート

一般的なビジネスメールの署名をテンプレートで紹介します。

社外用

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株式会社 TRANS BIZ 営業部
村下春樹
〒000-0000 東京都渋谷区1-2-3
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: murashita@xxxx.co.jp
URL:biz.trans-suite.jp
———————————————————

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株式会社 TRANS BIZ
biz.trans-suite.jp
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営業部 村下春樹
〒000-0000 東京都渋谷区1-2-3
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: murashita@xxxx.co.jp
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社内用

◆————————————-◆
営業部〇〇チーム
村下春樹 (内線 XXX )
murashita@xxxx.co.jp
◆————————————-◆

英語用

──────────────────────────────
Haruki Murashita
Sales Department
TRANS BIZ Co., Ltd.
1-2-3 Shibuya, Tokyo 000-0000 JAPAN
Email:murashita@xxxx.co.jp
Tel:+81-3-1234-5678
Fax:+81-3-1234-7890
URL:biz.trans-suite.jp
──────────────────────────────

※英語の住所の書き方
英語の住所の書き方は日本と逆となり、地番から始まり郵便番号で終わります。最後に「JAPAN」を書きます。

※海外仕様の電話番号の表記方法
電話番号の表記方法を海外仕様にする場合は次のように書きます。
海外から日本に電話をかける場合は、日本の国番号(81) を頭につけ、頭の(0) を省略します。表記もそれに従います。
例「03-1234-5678」 →「 81-3-1234-5678」
 「080-1234-5678」→「+81-80-1234-5678」

インフォメーションを加えた「署名」の例文

メールの署名欄にインフォメーション情報を加えて活用することもできます。例えば年末年始や夏期の休業予定や、新製品や展示会のご案内などです。

インフォメーションは長くならないように簡潔に入れ、時期が過ぎたら削除するのを忘れないようにします。

夏期休業予定を加えた署名

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株式会社 TRANS BIZ 営業部 村下春樹
〒000-0000 東京都渋谷区1-2-3
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
Email: murashita@〇〇
URL:biz.trans-suite.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
◆夏季休業のお知らせ◆
〇月〇日~〇日は夏季休業とさせていただきます。
ご迷惑をおかけしますが何卒ご了承のほどお願い申し上げます。

新製品のご案内

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株式会社 TRANS BIZ 営業部 村下春樹
〒000-0000 東京都渋谷区1-2-3
TEL: 03-0000-0000  FAX: 03-0000-0000
Email: murashita@〇〇 URL:biz.trans-suite.jp
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★新商品が発売になりました!
詳しくは→ https://biz.trans-suite.jp/xxxx
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まとめ

署名に不備があるメールを送ると、相手に検索する手間をかけてしまいます。その時点でビジネスパーソンとしては失格です。逆に情報を盛り込みすぎて、押しつけがましくなったり、自分本位の署名になってしまったりして相手に不快感を与えてしまっては本末転倒です。まずは情報が整ったシンプルな署名を用意しておきましょう。