ビジネスメール「宛名」の書き方とマナー!英語での書き方も

ビジネスメールの宛名をマナーに従って書いていますか?面倒だからと適当に書いていると、信頼関係を損ねてしまう可能性もあります。ここではビジネスメールの宛名の書き方の基本を紹介していますので、参考にしてください。



「ビジネスメールの宛名」の書き方

「会社名+部署名」「役職+フルネーム+敬称」を略さずに書く

ビジネスメールでは、相手の宛名は「会社名+部署名」「役職+フルネーム+敬称」を略さずに毎回書き入れるのが基本です。会社名を略さずに書くのはもちろんのこと、(株)と略さずに株式会社と記入します。前株か後株かも間違えないように気をつけます。

メールでの敬称は「様」が一般的です。役職がある人は役職も記入します。「執行役員」と「営業本部長」など肩書が複数ある場合は基本的に併記します。

役職+様の「〇〇部長様」という書き方は誤りですので気をつけましょう。

<例>

〇〇株式会社 営業部
部長 村下春樹 様

〇〇株式会社
執行役員 営業本部長
村下春樹 様

社内の敬称は「様」「さん」、上司の敬称は役職名

社内の人へのメールでは、関係性によって「様」か「さん」の敬称をつけます。他部署の人へは部署名をつけます。役職のある人は、同じ部署でも他部署でも「〇〇部長」とします。「部長様」や「部長殿」は使い方としては誤りですが、社内で慣例化している場合には従うのがよいでしょう。

複数の敬称は「各位」「皆様」

特定の相手ではなく、複数の人にメールを送る時は「各位」「皆様」の敬称をつけます。
「〇〇事業部各位」「お客様 各位」「〇〇チームの皆様」などです。

なお、「各位」は「皆様」と同じ意味であるため、「各位様」は間違いです。「お客様 各位」は2重に敬称をつけていることになり本来は間違いですが、近年は一般的な使われ方として認知されているため、問題ないといえます。

担当者がわからない時は「ご担当者様」

初めてメールを送る時に、担当者の名前やメールアドレスがわからず代表メールに送る場合は、氏名のところを「ご担当者様」とするのが一般的です。その時、つないで欲しい部署名や担当業務名を添えておくと、受信した人に用件を把握してもらいやすくなります。

<例>
〇〇株式会社
広報 ご担当者様

〇〇株式会社 人事部
採用ご担当者様

担当者を指定しない時は「御中」

担当者名を指定せず、会社や部署全体に送りたい時は「御中」を使うこともできます。「〇〇株式会社 カスタマーサービス御中」などです。

「連名」の時は役職順に書く

複数の人にメールを送り、宛名を連名にしたい時は、役職が上の人の名前から書きます。名前は改行しても、並べて書いてもどちらでも問題ありません。

<例>
〇〇株式会社 〇〇事業部
本部長 鈴木〇〇様
部長  伊藤〇〇様

違う会社の人に連名で送る時は、それぞれの関係性によってどちらを先に書くかを判断します。自分の会社のクライアントと協力会社であれば、クライアントが先となります。

<例>
〇〇株式会社 〇〇部
部長 伊藤〇〇様、山田〇〇様

株式会社△△ 〇〇部
田中〇〇様

「CC」の人の名前も宛名に明記

「CC」で指定した人がいる場合は、「CC:〇〇様」と明記します。CCで送っている人がいることを「TO」の人に知らせるとともに、「CC」の人にもこのメールは情報共有が目的のメールだということが伝わります。

<社内の例>
企画部 佐藤さん
CC:マーケティング部 田中さん

なお「BCC」は、「TO」と「CC」の人に知らせずに送る目的で使うため、もちろん宛名は記入しません。

英語でのビジネスメールの「宛名」の書き方

「Dear+ 敬称(Mr. / Ms.)+ ラストネーム」が基本

英語のビジネスメールの宛名は、日本と違って会社名や所属は書きません。相手の名前のみを書きますが、最もフォーマルな書き方は「Dear+ 敬称(Mr. / Ms.)+ ラストネーム」とするのが基本です。名前のあとにはピリオド「,」を打ちます。

<例>
男性:「Dear Mr.Smith,」
女性:「Dear Ms.Smith,」

敬称をつける時の名前はラストネームのみとします。「Dear Mr.John Smith,」は間違いです。ファーストネームで呼び合う親しい関係の人には「Dear John,」と敬称を略します。

部署に宛てる時も基本の敬称は「Dear」

部署に宛てる時なども基本の敬称は「Dear」を使います。「御中」という意味に相当します。

<例>
「Dear Customer Service,」

「関係各位」は「To Whom It May Concern」

「関係各位」の意味で宛名によく使われるのは「To Whom It May Concern」です。フォーマルなものではないので、相手の名前がわからない時は、担当部署までは調べて「Dear」を使う方が丁寧な印象になります。

まとめ

ビジネスメールの宛名の書き方の基本は、まず初めは名刺の通りに略さずに書くということです。関係が構築されて双方の信頼関係がしっかりとできてからは、略する部分があっても差し支えないといえますが、基本のマナーはしっかりと身につけてから応用してゆきましょう。