ビジネスメールの宛名をマナーに従って書いていますか？面倒だからと適当に書いていると、信頼関係を損ねてしまう可能性もあります。ここではビジネスメールの宛名の書き方の基本を紹介していますので、参考にしてください。
「ビジネスメールの宛名」の書き方とマナーとは？
メールの宛名は略さずに書くことが基本マナー
メールの宛名を書く際には、「会社名＋部署名」「役職＋フルネーム＋敬称」を略さずに毎回書き入れるのがマナーです。会社名を略さずに書くのはもちろんのこと、（株）と略さずに株式会社と記入します。前株か後株かも間違えないように気をつけます。
メールでの敬称は「様」が一般的です。役職がある人は役職も記入します。「執行役員」と「営業本部長」など肩書が複数ある場合は基本的に併記します。
役職＋様の「〇〇部長様」という書き方は誤りですので気をつけましょう。
＜例＞
〇〇株式会社 営業部
部長 村下春樹 様
〇〇株式会社
執行役員 営業本部長
村下春樹 様
社内の敬称は「様」「さん」、上司の敬称は役職名
社内の人へのメールでは、関係性によって「様」か「さん」の敬称をつけます。他部署の人へは部署名をつけます。役職のある人は、同じ部署でも他部署でも「〇〇部長」とします。「部長様」や「部長殿」は使い方としては誤りですが、社内で慣例化している場合には従うのがよいでしょう。
複数の敬称は「各位」「皆様」
特定の相手ではなく、複数の人にメールを送る時は「各位」「皆様」の敬称をつけます。
「〇〇事業部各位」「お客様 各位」「〇〇チームの皆様」などです。
なお、「各位」は「皆様」と同じ意味であるため、「各位様」は間違いです。「お客様 各位」は2重に敬称をつけていることになり本来は間違いですが、近年は一般的な使われ方として認知されているため、問題ないといえます。
担当者がわからない時は「ご担当者様」
初めてメールを送る時に、担当者の名前やメールアドレスがわからず代表メールに送る場合は、氏名のところを「ご担当者様」とするのが一般的です。その時、つないで欲しい部署名や担当業務名を添えておくと、受信した人に用件を把握してもらいやすくなります。
＜例＞
〇〇株式会社
広報 ご担当者様
〇〇株式会社 人事部
採用ご担当者様
担当者を指定しない時は「御中」
担当者名を指定せず、会社や部署全体に送りたい時は「御中」を使うこともできます。「〇〇株式会社 カスタマーサービス御中」などです。
「連名」の時は役職順に書く
複数の人にメールを送り、宛名を連名にしたい時は、役職が上の人の名前から書きます。名前は改行しても、並べて書いてもどちらでも問題ありません。
＜例＞
〇〇株式会社 〇〇事業部
本部長 鈴木〇〇様
部長 伊藤〇〇様
違う会社の人に連名で送る時は、それぞれの関係性によってどちらを先に書くかを判断します。自分の会社のクライアントと協力会社であれば、クライアントが先となります。
＜例＞
〇〇株式会社 〇〇部
部長 伊藤〇〇様、山田〇〇様
株式会社△△ 〇〇部
田中〇〇様
「CC」の人の名前も宛名に明記
「CC」で指定した人がいる場合は、「CC：〇〇様」と明記します。CCで送っている人がいることを「TO」の人に知らせるとともに、「CC」の人にもこのメールは情報共有が目的のメールだということが伝わります。
＜社内の例＞
企画部 佐藤さん
CC：マーケティング部 田中さん
なお「BCC」は、「TO」と「CC」の人に知らせずに送る目的で使うため、もちろん宛名は記入しません。
英語でのビジネスメールの「宛名」の書き方とは？
「Dear＋ 敬称（Mr. / Ms.）＋ ラストネーム」が基本
英語のビジネスメールの宛名は、日本と違って会社名や所属は書きません。相手の名前のみを書きますが、最もフォーマルな書き方は「Dear＋ 敬称（Mr. / Ms.）＋ ラストネーム」とするのが基本です。名前のあとにはピリオド「,」を打ちます。
＜例＞
男性：「Dear Mr.Smith,」
女性：「Dear Ms.Smith,」
敬称をつける時の名前はラストネームのみとします。「Dear Mr.John Smith,」は間違いです。ファーストネームで呼び合う親しい関係の人には「Dear John,」と敬称を略します。
部署に宛てる時も基本の敬称は「Dear」
部署に宛てる時なども基本の敬称は「Dear」を使います。「御中」という意味に相当します。
＜例＞
「Dear Customer Service,」
「関係各位」は「To Whom It May Concern」
「関係各位」の意味で宛名によく使われるのは「To Whom It May Concern」です。フォーマルなものではないので、相手の名前がわからない時は、担当部署までは調べて「Dear」を使う方が丁寧な印象になります。
まとめ
ビジネスメールの宛名の書き方の基本は、まず初めは名刺の通りに略さずに書くということです。関係が構築されて双方の信頼関係がしっかりとできてからは、略する部分があっても差し支えないといえますが、基本のマナーはしっかりと身につけてから応用してゆきましょう。
