メールで「御中」はおかしい?正しい使い方や各位・様との違いも

メールの宛名の「御中」を正しく使えていますか?「各位」や「様」との使い分け方や、「御中」が使える範囲をしっかり確認してからビジネスメールを作成しましょう。

ここでは「御中」の意味と正しい使い方を紹介し、あわせて、迷いがちな宛名の敬称を状況別に紹介しています。



メールで「御中」を使う場合の正しい使い方

まずはじめに「御中」の正しい使い方を紹介します。

「御中」は会社や組織などの団体とその部・課に宛てる敬称

「御中(おんちゅう)」とは、団体や会社などと、その部・課のあて名に添える語のことです。「中の人へ」という意味があり、個人を指定せず、その組織の中にいる不特定多数の人、もしくはその中の誰でもよいので読んでほしい時に用います。

メールの宛先が「事務局」や「センター」の場合は「御中」で問題ない

人事部や管理課などの部署名ではなく、「事務局」や「センター」あてにメールを出したい時なども「御中」を使って問題ありません。個人ではなく、組織にあてる場合はどのような組織でも「御中」が使えます。

社内メールで「御中」は部・課・チームに宛てる時に使う

社内メールで「御中」を使う時は、部・課・チームなどに宛てる時に使います。但し、その中の人の誰でもよいので確認してほしいメールは「御中」でもよいのですが、その中の人全員に送るメールは「各位」を使う方が意図がわかりやすいといえます。「〇〇部 各位」などと書き、「〇〇部の皆様」という意味になります。

メールでよくある「御中」の間違った使い方

メールの件名・タイトルに「御中」は好ましくない

ビジネスメールの件名は、受け取った側がそのメールの用件を一目でわかるように書くのがマナーです。そのため、メールの件名を「会社名+御中」とするのはビジネスマナー上は好ましくないといえます。

「御中」はメールの宛先が個人の場合には用いない

「御中」は組織のあて名に添える語であるため、個人には使えません。個人の敬称は「様」を用います。「殿」は公式の手紙や書状などで用いられますが、一般的なビジネス文書では「様」を用いるのが一般的といえます。

「御中」と「様」の併記は誤り

「御中」と「様」の併記はできません。例えば「〇〇株式会社 御中 △△様」は誤りです。

「御中」と「各位」「様」はメールでどのように使い分けるか

「御中」との違いを明確にするために「各位」と「様」の使い方を紹介します。

メールの宛先が個人の場合は「様」、複数の個人の場合は「各位」

個人へ宛てる時は「〇〇様」と書きますが、複数の個人へ宛てる時は「各位」と書きます。「各位」は「皆様」と同じ意味です。「社員 各位」「〇〇事業部 各位」などとします。

メールの宛先が「係」の場合は「様」を使う

業務係あてにメールを出したい時は、係は一般的に組織ではなく個人を表すため、「御中」ではなく「様」を用います。その時、名前がわからない場合は「〇〇係様」ではなく、「〇〇係 ご担当者様」とします。

(付録)メールで迷いがちな「宛名の敬称」いろいろ

宛名の敬称を迷う時があります。いろいろなシチュエーション別に敬称の用い方を説明します。

担当者がわからない時は「ご担当者様」と書く

特定の担当者にあててメールを送りたいが、担当者名がわからないという時は、「〇〇部 御中」とするよりも、「〇〇部 〇〇ご担当者様」とする方が丁寧です。「御中」は、誰でもよいのでその中の人に対応してもらいたい、という意味でもあるため、特定の担当者がいることが分かっている場合に「御中」にすると、雑な印象を与えてしまう可能性があります。

就職活動中などに、採用担当者あてにメールを送りたい時は、「人事部 御中」よりも「人事部 採用ご担当者様」とした方が丁寧です。対応してくれる担当者がそのメールを受け取るわけなので、名前がわからなくとも「様」という個人の敬称が付いている方が受け取った側も気分がよいといえるでしょう。

退職や新任の挨拶などでは「各位」「皆様」を使う

退職や新任の挨拶などで部署全体にメールを送る時は、「御中」ではなく「各位」を使うのが一般的です。先に説明したとおり、「御中」はその中の人の誰でもよいので確認してほしいという意味があるためです。全員に挨拶をしたい時は「〇〇部 各位」や「〇〇部の皆様」とするのがよいでしょう。

まとめ

会社や団体やその課などの組織に宛てたメールを送る時の宛名は「御中」を使います。ただし、特定の業務を行う担当者がいることが分かっているが、名前が分からないというような時は、部署全体に「御中」とするよりも「ご担当者様」とした方が丁寧です。

また、どちらにしてよいのか迷ってしまい「〇〇部御中 ご担当者様」などと併記してしまうと、宛名の意味が不明となり、相手に迷惑や不快感を与えるばかりか、適当な仕事をする人だという印象を相手に与えてしまうことになります。基本の使い方をしっかり押さえてから業務にのぞみましょう。

会社名や役職の書き方などを含めた「宛名」の書き方については、以下の記事で紹介していますので参考にしてください。
ビジネスメール「宛名」の書き方!基本のマナーと英語も紹介