メールの件名のマナーとは?お願い・お詫びでの書き方や返信の例も

メールの「件名」をなんとなく書いていませんか?メールの件名は相手が最初に目にする重要な情報です。件名の書き方ひとつでビジネスの信頼関係を損なうこともあるため、マナーや基本の書き方を理解しておきましょう。ここでは件名のマナーや書き方とともに、初めてメールを送る時や、お願いやお詫びなど、状況別の件名の書き方を例文で紹介します。



メールの件名の基本的なマナーについて

まずはじめに件名の書き方のマナーを紹介します。

メールの件名は「内容が一目でわかるように具体的に書く」

メールの件名は、受け取った人がメールを開かなくても一目で用件が理解できるように、具体的な言葉で簡潔に書きます。業務メールは大量にやりとりをしているため、件名の意味が不明だとそもそもメールを開いてもらえないこともあります。

「ありがとうございます」や「お世話になっております」などの挨拶言葉にしないことはもちろんのこと、「ご連絡」や「ご報告」など具体性のない件名も避けましょう。

「ご訪問日時のご連絡」や「〇〇の資料送付のお願い」など、用件を具体的に記します。

メールの件名の基本は「用件1つにつき1つ」

1つのメールには1つの用件を書くことが基本であるため、件名は1つの用件を記します。1つのメールに複数の用件を書く必要がある場合は、件名もそれに対応する複数の事項を併記します。

(例)「〇〇会議中止のご連絡と日程調整のお願い」

メールの「件名なし」はマナー違反

どんなに急いでいても件名を入れずにメールを送るのは相手に失礼であり、マナー違反です。受信側の迷惑メールに振り分けられることもあります。スマートフォンやSNSでメッセージを送るのに慣れている人は、件名を入れるのを忘れがちなので注意しましょう。

メールの件名はいつ変えるべきか

「返信」する時の件名は書き換えずに返すのが一般的

メールを返信する時、何らかの事情で件名を変更する必要性がない限り、返信の際に件名は書き換えずにそのまま返信するのが一般的なマナーです。件名ごとにメールの履歴を管理できるためです。

また、もとのタイトルの返信でメールが届くと、受け取った側は返信メールであることがわかりますが、全く新しい件名で返信がくると、新しいメールだと勘違いしてしまいます。

ただし、そのまま返信するには気が引けるような件名の場合は「Re:」の前に言葉を付け加えるやり方もあります。

件名に名前が入っていてもそのままでOK

また、件名に相手の名前が入っていた時、手紙の返信のマナーと同様に「相手の名前に、”様”を書き加えずに返信するのは失礼なのではないかと」考える人もいますが、昨今は合理的な観点を重視して、ビジネスメールでは相手の名前が入っていてもそのまま返信することが一般的です。

メールの件名は話題が変わったら変える

返信メールでメールを返す時に、話題が変わったら件名も書き換えます。メールの内容と件名が一致していることが大切です。

ビジネスメールの件名の書き方のポイント

次に書き方のポイントを紹介します。

重要なビジネスメールの件名には「日付」を入れて注意をうながす

件名に日付を入れることで、受信者に注意をうながすことができます。また、いつまでに返信が欲しいということを伝える時は、本文に記すとともに件名にも入れると明確になります。

(例)〇月〇日△△セミナー開催のご連絡
(例)△△研修のご連絡【〇月〇日までに出欠の返信をお願いします】

件名に【 】などを使ってメリハリをつける

得に注目してほしい内容を【 】や「  」でくくってめりはりをつけることで、一見した時に内容が理解しやすくなります。受信した側に、いかにわかりやすく伝えるかを工夫することが大切です。

「ビジネスメールの件名」状況別の使い方

最後に件名の書き方のポイントを状況別に紹介します。

初めての相手へのメールする場合の件名

初めての相手にメールを送る時は特に「件名」の工夫が大切です。一目で何のメールかわからないと、不要メールだと思われて削除されてしまいます。怪しいメールではないことを伝えるために、自分が何者であるのかがわかるような会社名や名前を記します。

(例)株式会社〇〇より【〇〇の問い合わせ】

 

紹介者がいる場合は「〇〇株式会社△△様からご紹介をいただきました」と本文に書く内容を件名にも添えるとよいでしょう。

(例)ご挨拶のお願い【〇〇様よりご紹介いただきました】

挨拶する場合のメールの件名

挨拶のメールを書くときは、具体的に何の挨拶なのかを明記します。初めてメールを送る場合は、自分の名前や紹介者の名前なども併記すると具体性が増します。

(社内メール例)着任のご挨拶 営業部 田中
(社外メール例)担当変更のご挨拶 〇〇株式会社営業部 鈴木一郎

お礼を伝える場合のメールの件名

何に対してのお礼なのかが一目でわかるように具体的な言葉を入れるようにします。

(例)〇月〇日ご面談のお礼
(例)〇〇へのご協力のお礼

お願いを送る場合のメールの件名

何に対してのお願いなのかが一目でわかるように具体的な言葉を入れます。

(社外メール例)〇〇のお見積書送付のお願い
(社内メール例)新人研修会における講師担当のお願い

お詫びを伝えるためのメールの件名

何に対してのお詫びなのかが一目でわかるように具体的な言葉を入れます。

(例)【お詫び】さきほどのメールで添付ファイルを失念しておりました
(社外メール例)配達遅延の「お詫びとお知らせ」

質問・問い合わせをする場合のメールの件名

質問や問い合わせのメールの場合は「〇〇についてお伺い」「〇〇の件について質問がございます」「〇〇のお問い合わせ」などの書き方があります。いずれも具体的に何についての質問なのかがわかるように具体的に記します。

アポイントをする場合のメールの件名

アポイントを取りたい時のメールは、面識の有無によって件名の書き方のポイントが違ってきます。面識がある人の場合は「〇〇の件でご面談のお願い」など用件のみで内容が伝わりますが、初めての人への場合は会社名や氏名などを入れると信頼感が増します。

(例)【〇〇のご紹介とご挨拶のお願い】〇〇株式会社
(例)株式会社〇〇より「〇〇の件でご面談のお願い」
(例)「ご挨拶のお願い」 株式会社〇〇 △△サービス部 鈴木一郎

特に初めての相手には「アポイントのお願い」とするより、「ご挨拶のお願い」や「ご面談のお願い」とした方が控えめな印象を与えることができます。

就活で送る場合のメールの件名

就活の際にメールを送る時も基本は同じです。用件が一目でわかるように具体的に書きます。

(例)会社案内送付のお願い
(例)会社説明会日程のご確認

まとめ

ビジネスメールの件名は、内容が一目でわかるように具体的かつ簡潔に書くことが大切です。特に相手に手間をかけずに理解してもらうことが重要なため、受け取る側の立場にたって、わかりやすい表現を工夫しましょう。