履歴事項全部証明書とは?取得方法や手数料、有効期限などを解説

仕事をすると、「履歴事項全部証明書」が必要になることがあるでしょう。「履歴事項全部証明書」は、よく利用されるものではないので、聞きなれない言葉に戸惑うかもしれません。今回は、「履歴事項全部証明書」とは何か、取得方法や手数料、有効期限などを解説します。



履歴事項全部証明書とは?

法務局に登録されている会社情報がわかる書類

「履歴事項全部証明書」とは、法務局に登録されている会社情報がわかる書類です。会社名や住所などの会社の情報は、法務局に「商業登記」として登録されています。

昔は、「登記簿」という紙の書類で保存されていましたが、今は電子データになっています。この電子データを印刷して受け取ることができ、印刷した書類のことを「登記事項証明書」と言います。「履歴事項全部証明書」は、この「登記事項証明書」のうちの1つです。

登記事項証明書の1種

法務局に登録されている会社情報を印刷したものが「登記事項証明書」です。「登記事項証明書」には、以下の4種類あります。

  • 現在事項証明書
    現在の会社の情報を証明する書類です。会社名や住所、会社の設立年月日などの基本的な情報と、現在の代表取締役、取締役、監査役などの役員と、その就任年月日が書かれています。
  • 履歴事項証明書
    現在事項証明書の内容に加えて、3年前までの履歴が掲載されている証明書です。
  • 閉鎖事項証明書
    閉鎖事項証明書には、吸収合併などの履歴も加わります。
  • 代表者事項証明書
    会社の代表者の事項に特化した証明書です。

「登記簿謄本」との違い

「登記簿謄本」とは、まだ法務局の登記簿が紙の書類だった時代の証明書です。法務局のデータが電子化したことによって、「登記簿謄本」ではなく、「登記事項証明書」を発行するようになりました。名称は変更になりましたが、今でも一般的な言葉として「登記簿謄本」と呼ぶ人もいらっしゃいます。

一般的に、「会社の登記簿謄本をとってきて」と言われた時には、3年前までの履歴が掲載されている「履歴事項全部証明書」を取得します。

「履歴事項全部証明書」の取得方法は?

「履歴事項全部証明書」は誰でも取得できる

「履歴事項全部証明書」は、手数料さえ払えば誰でも取得できます。「商業登記法」という法律で定められています。

誤解されることもありますが、会社の代表者ではなくても、会社の印鑑がなくても、完全に会社にとっては部外者であっても「履歴事項全部証明書」を取得できます。

法務局へ出向くか、郵送で請求できる

「履歴事項全部証明書」は、法務局の窓口に出向いて取得もできますし、郵送での請求や受け取りも可能です。「交付申請書」に必要事項を記入し、手数料分の収入印紙を貼り付けて、提出しましょう。

郵送で申請する場合は、法務省のホームページから「交付申請書」をダウンロードして記入し、手数料分の収入印紙を貼って、返信用封筒を同封して送ります。郵送先はどこの法務局でも大丈夫です。

オンラインを利用しての取得方法

「履歴事項全部証明書」は、オンラインを利用して取得も可能です。「履歴事項全部証明書」を直接オンラインからダウンロードはできませんが、オンライン上で申請をし、郵送で受け取ることができるため、自宅から外出しなくても取得できます。

また、オンライン上で申請をして、法務局の窓口で受け取ることもできます。窓口で申請するよりも手数料がお得です。

手数料は480円から600円

「履歴事項全部証明書」を受け取るには、手数料がかかります。手数料は、請求の仕方と受け取り方によって異なります。

一番安い方法は、オンラインで請求し、窓口で受け取る場合で、1通480円です。同じくオンラインで請求し、郵送で受け取る場合は、1通500円になります。オンラインを利用しない場合は、1通600円です。

「履歴事項全部証明書」の有効期限は?

「履歴事項全部証明書」を取得するには、法務局に出向くなどの手間がかかります。そのため、複数枚をまとめて取得しておきたいと考える方もいらっしゃいますが、一般的には有効期限があるため、時間が経つと使えなくなります。有効期限を確認しておきましょう。

提出先によるが、発行から3か月が多い

「履歴事項全部証明書」の有効期限は、基本的に提出先で決まっています。「発行から3か月以内の履歴事項全部証明書を添付してください」などの説明があります。

「履歴事項全部証明書」は、さまざまな手続きで提出が必要です。例えば、会社設立時であれば税務署への届け出、初めて人を雇う場合には年金事務所への届け出、会社の銀行口座を作る場合には銀行への届け出をするときに、提出が求められます。

まとめ

「履歴事項全部証明書」とは、法務局に登記されている会社の情報が載っている書類です。会社に関係ない人であっても、手数料さえ支払えば、誰でも「履歴事項全部証明書」を取得できます。取得するためには、法務局かオンラインで手続きをしましょう。480円から600円の手数料がかかりますし、提出先によって使える有効期限が設定されていることもありますので、必要なときに必要な分だけ取得するようにしましょう。