「アジェンダ」の意味とは？使い方・書き方とテンプレートも紹介

会議などでよく使われる「アジェンダ」という言葉。会議の前に突然「アジェンダ」を作るように言われるなど、突然のカタカナ語に戸惑う方も多いのではないでしょうか。今回は「アジェンダ」とはどういう意味なのか、「アジェンダ」が必要な理由をもとに、書き方や使い方を解説します。

「アジェンダ」の意味とは？

「アジェンダ」の意味は日本語で「議事日程」「予定表」

「アジェンダ」の意味は、「議事日程」や「予定表」です。英語の「agenda」を、カタカナにしたものです。手帳などに「agenda」と英語で書かれていることもありますが、最近では会議の「アジェンダ」として使われることが増えてきました。

「議事日程」や「予定表」の他にも、「行動計画」や「スケジュール」などの意味として使われています。

会議における「アジェンダ」は予定している会議の内容をまとめたもの

会議で使われる「アジェンダ」は、これから行う会議の内容をまとめたものです。例えば、会議の開催時間、参加者、会議の目的や議題など、予定している会議の流れを把握するためのスケジュールです。

会議の参加者にとって、事前に会議の内容がわかっていた方が、準備ができますので、当日の会議がスムーズに進みます。

また、「議題」という意味で使われることも多く、会議の冒頭で「今日のアジェンダは」という発言があれば、「今日話すべき議題」のことを指しています。

「アジェンダ」の使い方・例文とは？

「アジェンダ」を使った例文と解説

• 来週の会議のアジェンダをまとめて参加者に配布してください。

会議の流れが把握できる予定表を作成して、配布するように言われている例文です。「アジェンダの書き方」でも紹介していますが、一般的には、会議の日程、参加者、議題をまとめた書類です。

• 今日のアジェンダは、生産性の向上についてです。

会議の冒頭で、「今日のアジェンダは」と言われた場合は、これから話し合う「議題」のことを指していることが多いです。

• 持続可能な開発のための2030アジェンダが採択されました。

世界規模など、規模の大きい行動計画に対して「アジェンダ」という言葉を使うことがあります。例えば「持続可能な開発のための2030アジェンダ」というのは、国連が、「持続可能な開発サミット」を開催して、行動計画や目標などを文書にしたものです。

「アジェンダ」と「レジュメ」の違いとは？

「アジェンダ」と「レジュメ」の違いは「予定かどうか」

「アジェンダ」と混同しやすいものに「レジュメ」があります。「レジュメ」とは、講演や論文などの「要約」を表しています。講演の前に配布されることがあります。

これに対して「アジェンダ」は、これから行う会議の「予定表」です。会議の議題などは書かれていますが、会議で決める内容や、参加者がどのような発言をしてどのような結果にまとまるのかは、書かれていないのが一般的です。

あくまで、これから行う会議の「予定」をまとめているのが「アジェンダ」で、すでに決まっている内容の「要約」をまとめているのが「レジュメ」です。

「アジェンダ」の書き方とは？

会議の前の資料など「アジェンダ」を作成するように言われた人も多いのではないでしょうか。ここでは一般的な「アジェンダ」の書き方を紹介します。

日時・場所・参加者・議題・時間配分を書く

「アジェンダ」は会議の効率化を目的に書きます。議題に対する事前準備をしてもらうために配布する資料ですので、流れがわかるように意識して書きましょう。

一般的な「アジェンダ」であれば、日時・場所・参加者・議題・時間配分を書きます。配布資料などがある場合には、配布資料についての記載もしておくと親切です。また、会議の目的が決まっている場合は、目的を事前に共有しておくと、会議がまとまりやすくなります。

メインは議題と時間配分です。会議の決まった時間の中で、どの議題にどのくらいの時間を割いて話し合うのかを決めて書きます。

「アジェンダ」を書く時のポイント

「アジェンダ」では、議題と時間配分の工夫が必要です。ちょっとした報告であれば短時間でよいですが、参加者の意見を出し合ってからまとめる必要がある議題であれば、ある程度の時間が必要です。

また、議題の数が多すぎると、参加者のやる気が下がってしまったり、それぞれの議題で使える時間が少なく、どれも中途半端な会議になってしまうことがあります。多くても議題は5つ程度がよいとされています。

「アジェンダ」の作成は、工夫が必要なため、会議についてよく理解した人がするとよいでしょう。理解が不足した状態で作成することになった場合は、作成後に理解している人にチェックしてもらうとよいでしょう。

「アジェンダ」のテンプレートと見本

「アジェンダ」のテンプレート

会議名
日時
場所
参加者
会議の目的
配布資料

「アジェンダ」の見本

会議名　　○○イベント、第3回打合せ
日時　　　2018年10月30日　13:00～14:30
場所　　　○○センター第一会議室
参加者　　佐藤、鈴木、伊藤、高橋
会議の目的
配布資料

まとめ

「アジェンダ」とは、日本語で「議事日程」や「予定表」です。世界規模など、大規模な行動計画についても「アジェンダ」と呼ぶことがあります。仕事の効率化が叫ばれている昨今では、会議の効率化のために、事前に「アジェンダ」を配布し、必要な準備をしてきてもらう会社が増えてきました。効率のよい会議をするために、「アジェンダ」には議題と時間配分を記入して作成するとよいでしょう。スムーズにアジェンダを作成できることを応援しています。