メールで催促することはビジネスで避けられません。相手を不愉快な気持ちにさせずに行動を起こしてもらう催促メールの書き方には押さえるべきポイントがあります。ここでは催促メールの丁寧な書き方のポイントと、見積もりの催促や上司への催促などの例文を紹介します。催促メールへの返信についても説明しています。
「催促メール」書き方のポイント
「件名」は「確認」や「お伺い」の表現にする
催促メールを送る際には、件名は「〇〇のご確認」「〇〇のお伺い」などとし、確認したいということを示す件名にすることが大切です。あからさまに催促しているような件名は避けます。
本文は「催促」を感じさせない言葉で
たとえ自分に非があったとしても、一方的に催促されるメールは不愉快な気持ちになるものです。相手を責めるような催促の表現ではなく、どうなっていますか？という確認の表現や、確認をお願いします、というお願いの表現にします。
- 本日までとお願いしておりました〇〇の件、どのようなご状況でしょうか？
- 〇〇の件につきまして、ご確認をお願いしたく、メールを差し上げます。
- 〇〇の件ですが、その後の進み具合はいかがでしょうか？
- 先日お送りしたメールはご確認いただけましたでしょうか？
- 本日までにご回答をお願いした件、いかがなりましたでしょうか？
- 現時点でお返事が確認できないのですが、状況をお知らせいただけますでしょうか。
やんわりと伝える「クッション言葉」を加える
催促メールは、直接的な表現を和らげるため、クッション言葉を添えます。
- お忙しいご事情があるかとは存じますが、
- 何かの手違いかと拝察いたしますが、
- 行き違いでご返答いただいているかもしれないのですが、
- 催促しているようで恐縮ではございますが、
- お忙しいところ恐れ入りますが
締切の「日付」とその「理由」を明記する
このような理由のため、いつまでに返事が欲しい、という理由と締切の日付を簡潔に明記するようにします。この時の理由は、個人的な事情に焦点をあてずに、第三者や行事の都合など、やむにやまれぬ事情であることを伝えます。
- 会議が明日に迫っておりますため、本日中のご連絡をお待ちしております。
- 弊社の生産ラインの都合上、〇月〇日までに納入をいただく必要がございます。
「行き違い」を考慮する
返事を郵送や社内便で受け取る予定だったり、振込の催促などの場合は行き違いが発生する可能性があります。状況により、行き違いを考慮した文言を状況により添えるとよいでしょう。
- なお、本メールと行き違いになり、すでにご対応を頂いておりましたら何卒ご容赦くださいませ。
これとは別に、実は返信メールがきていたのに気が付かなかったなど、メールの確認不足で行き違いが発生することは問題です。そのようなミスがないよう、催促メールを送る時は事前の確認を怠らないようにしましょう。
「お願い」の結びの言葉で締めくくる
最後は、「お願い」の結びの言葉で締めくくるとよいでしょう。
- お忙しいところお手数ですが、以上ご確認いただけますようお願いいたします。
内容や相手との関係性によっては、催促してすみません、という気持ちをあえて書くこともできます。
- 催促のようなメールを何卒ご容赦いただき、ご確認のほどお願いいたします。
- せかすようで申し訳ございませんが、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
「催促メール」の例文
催促メールの例文を紹介します。
見積もりの催促１（見積もり送付の催促）
件名：お見積書送付のご確認
株式会社〇〇 △△事業部
〇〇△△様いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。〇月〇日にご依頼いたしました〇〇のお見積もりの件ですが、本日時点でご回答をまだいただいていないようでございます。
〇月〇日に社内会議で検討を行う予定のため、お忙しいところ大変恐縮ですが、〇日までにご送付いただけますよう、お願いいたします。
なお、本メールと行き違いですでにご対応いただいておりましたら、失礼のほどご容赦くださいませ。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。（メール署名）
見積もりの催促２（見積もり後の催促）
件名：お見積書のお伺い
株式会社〇〇 △△事業部
〇〇△△様いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。先日は、〇〇のお見積もりにつきましてお時間をいただき、誠にありがとうございました。
その後ご検討の状況はいかがでしょうか。
何かご要望やご不明な点などございましたら、ご遠慮なくお申しつけ下さい。なお、お見積の有効期限は〇月〇日となっており、期限を過ぎますと同内容でのご提供が難しくなる可能性がございます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討状況をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。（メール署名）
日程調整の催促（上司へ）
件名：〇〇会議日程ご確認のお願い（再送）
〇〇部長
お疲れ様です。△△です。
〇日にメールでお伺いしておりました「〇〇会議」日程調整の件ですが、その後いかがなりましたでしょうか？
会議室の予約を間に合わせたいため、お忙しいところ誠に恐縮ですが、本日中にご回答をいただきたく、お願いいたします。前回のメールでお伺いした内容は下記の通りでございます。
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〇〇会議の開催日時につきまして、下記の日時でご都合の良い日時はございますでしょうか。・〇月〇日（〇）〇時以降
・〇月〇日（〇）〇時以降
・〇月〇日（〇）〇時～〇時まで
————————————————————–
上記日時でご都合がつかない場合はお手数ですが候補日時のご連絡をお願いいたします。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認をいただきますよう何卒宜しくお願い申し上げます。
（メール署名）
「催促メール」返信の書き方とポイント
催促メールをもらった時の対応の仕方を説明します。
「催促メール」の返信は素早い対応を
自分が「催促メール」をもらったら、素早い対応を心がけましょう。すぐに回答できない場合でも、いつまでに回答するということをとり急ぎ返信します。催促メールの返信は、まず謝罪の言葉から始め、現状の報告を簡潔に述べます。
「催促メール」への返信の例文
見積もりの検討状況ついて催促メールが来た時の返信例文です。
いつもお世話になっております。
〇〇のお見積もりへのご連絡が遅れまして大変申し訳ございません。
ご確認のメールまで頂戴してしまいまして、恐縮に存じます。
実は〇〇の件につきまして、〇日の営業会議で検討を行う予定でおります。
結果につきましては、会議が終了次第、〇日までにご連絡させていただく予定です。
ご心配をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
とりいそぎ、お詫びとご連絡まで申し上げます。
「催促メール」の「返信の返信」も素早い対応を
催促メールを送付して、それに返信が来た場合は、対応してくれたことへの感謝と、確かに返事を受け取ったことを簡潔に伝えるメールを素早く返信しましょう。
「催促メール」への「返信の返信」の例文
催促メールを送ってその返信を受け取った場合の例文です。
いつもお世話になっております。
〇〇の件につきまして、お忙しい中さっそくご連絡をいただきましてありがとうございます。
〇日までにご回答いただけるとのことで承知いたしました。
何卒よろしくお願いいたします。
まとめ
ビジネスの「催促メール」の目的は、こちらの要望通りの行動を気持ちよく起こしてもらうことです。相手が上司や取引先であっても同僚であっても、不愉快な気持ちにさせないようにお願いの姿勢で丁寧に書き、その返信に対してはお礼のメールを迅速に送るように心掛けましょう。
