「アポイント」を取りたい時のビジネスメールの書き方には押さえるべきポイントがあります。ここではアポイントメールの件名や挨拶文の書き方、初めての相手への例文や返信の仕方などをポイントを絞ってお伝えします。
「アポイントメール」の書き方のポイント
「件名」には目的と社名を入れる
アポイントを依頼するメールの件名は、既存の取引先へは「打ち合わせ日程のご相談」や「ご訪問日程のお伺い」などと書き入れるのがマナーです。また、初めての相手の場合は「ご挨拶のお願い」や「ご面談のお願い」などとするのが一般的です。メールの目的を簡潔に記すとともに社名や氏名も併記し、相手がメールを受信した時に一目で内容が把握できるようにします。
※ビジネスメールの「件名」の書き方は、以下の記事で詳しく紹介していますので参考にしてください。
ビジネスメール「件名」のマナーと状況別の書き方！返信例も
「宛名」「挨拶」は略さず丁寧に書く
アポイントメールの「宛名」を書く際には、相手の会社名、部署名を略さずに書くことがマナーです。相手の名前もフルネームで書きましょう。初めてのメールで担当者がわからない場合は会社名、わかる場合は部署名のあとに「ご担当者様」とします。
メールの挨拶文は既存の取引先や面識のある相手であれば「いつもお世話になっております。」という定番の挨拶で始めます。初めての場合は「初めてご連絡いたします。」などと初めてであることがわかる挨拶文を書きます。続けて、面談の目的を簡潔に述べます。面識のない相手に送る場合は、自社の業務内容の説明や、面談していただくことのメリットなどを簡潔に記します。
※ビジネスメールの「挨拶」の書き方は、以下の記事で詳しく紹介していますので参考にしてください。
ビジネスメール「挨拶」の書き方！状況別や季節の挨拶文も紹介
※初めての相手に送るビジネスメールの件名や挨拶の書き方は、以下の記事で詳しく紹介しています。
初めての相手に送るビジネスメール！件名や挨拶の書き方と例文
「候補日程」を3つ提示する
アポイント日時の調整に何度もやりとりが発生しないようにするため、こちらの可能な日程を3候補程度、提示します。一般的に2つでは少なく感じ、4つでは多いと感じるようです。候補日程は少なくとも1週間～10日程度先の日時としますが、あまり先にならないようにします。日とともに時間も「13時～17時」などと具体的に提示し、時間指定がない時は「終日」と明示し、行き違いがないように配慮します。
「アポイントメール」の例文
アポイントメールの例文を紹介します。
初めての相手へのアポイントメール
初めての相手にアポイントを取る時のビジネスメールの例文です。第三者からの紹介によりメールを送る場合は、紹介者の会社名と名前を件名に入れるとスムーズです。紹介者がない場合は、自分の会社名と名前を入れて不審なメールではないことを伝えます。
件名：【ご挨拶のお願い】〇〇株式会社△△様よりご紹介いただきました
△△株式会社
〇〇部 佐藤△△様突然のメールを失礼いたします。〇〇株式会社の△△様よりご紹介をいただき、ご連絡を差し上げました。〇〇株式会社営業部の小林△△と申します。
御社事業の〇〇につきまして、弊社サービスの〇〇をご紹介させていただきたくご連絡申し上げました。よろしければご挨拶も兼ねて直接ご説明できればと存じます。
つきましては日程のご都合をお伺いしたいのですが、いかがでしょうか？下記日程で訪問させていただくことが可能です。
・〇月〇日（月）〇時～〇時
・〇月〇日（水）〇時～〇時
・〇月〇日（木）終日可能上記の日程以外でも、調整は可能でございます。
お時間は30分程度をいただければと存じます。お忙しいところ大変恐縮でございますが、ご都合につきましてご連絡をいただけますよう、よろしくお願いいたします。
（メール署名）
挨拶のためのアポイントメール
取引先などに挨拶の目的でアポイントを取りたい時の例文です。件名は「年末のご挨拶のお願い」「年始のご挨拶のお願い」など目的を具体的に書きます。同じようなメールがたくさん入るため、会社名や氏名なども件名に入れると相手が一目で把握しやすくなります。
お礼の挨拶が目的の場合は「〇〇のお礼のご挨拶のお願い」など、何のお礼なのかを件名に具体的に書くようにします。
件名：年末のご挨拶のお願い（〇〇株式会社）
△△株式会社
〇〇部 〇〇△△様いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社営業部の小林△△でございます。いよいよ年の瀬も迫ってまいりました。△△様には本年一年に渡り、大変お世話になりましてありがとうございました。
お忙しい中を大変恐縮ではございますが、弊社部長の〇〇と共に、年末のご挨拶にお伺いしたいと存じております。
つきましては日程のご都合をお伺いしたいのですが、いかがでしょうか？下記日程でに30分ほどご面談のお時間を希望しております。
・〇月〇日（月）〇時～〇時
・〇月〇日（水）〇時～〇時
・〇月〇日（木）終日可お忙しいところお手数をおかけしますが、ご都合につきましてご連絡をいただけますよう、よろしくお願いいたします。
（メール署名）
アポイントメールの返信の書き方
アポイントメールの返信の書き方を紹介します。
アポイントメールをもらった時の返信の仕方
アポイントメールをもらった時は、提示された日時から可能な日時の連絡を返信します。その時の挨拶文は「ご連絡をいただき、ありがとうございます」など、お礼の挨拶から始めます。「3月20日（月）15時から可能でございます」と、日時は曜日や時間をしっかりと記載し、行き違いのないようにします。
返信の時の件名は、履歴を残すため、変更せずにそのまま返信します。件名に相手の名前が入っている場合でも、「様」などを書き加える必要はありません。
アポイントの日時が決まったら決定事項を明記して返信する
アポイントメールを送って日時の返事が来た時は、確認の返信メールを送ります。その時、決定した日時や内容を明記するのを忘れないようにしましょう。下記のように、箇条書きで書くとよいでしょう。
下記の通り訪問させていただきます。
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・訪問日時：3月20日（月）15時
・訪問場所：貴社オフィス
・訪問者：〇〇株式会社 鈴木、山田 計2名
・目的：新商品のご紹介
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訪問が終了したら、遅くとも翌日までには訪問のお礼のメールを送るように心掛けましょう。
※お礼メールの書き方は下記の記事で紹介していますので参考にしてください。
「お礼メール」書き方とビジネス例文！社内・社外・状況別に紹介
まとめ
アポイントのメールは「アポイントのお願い」ではなく「ご挨拶のお願い」「訪問日程のお伺い」などとします。アポイントは面会などの約束を取るという意味のアポイントメントの略語であるため、ビジネスなどの改まった場では用いないようにしましょう。
アポイントの調整をメールで行う際は、やりとりが増えないように初めから候補日程を提示し、面会の目的や人数など必要な情報を簡潔に漏れのないように記載します。それとともに、相手にお願いをすることであるため、「恐れ入ります」「お手数ですが」など、相手を気遣う言葉も忘れないようにしましょう。
