「質問」や「問い合わせ」のメールをいざ書こうとした時、「件名」や「結びのことば」で迷うことはありませんか？また複数の質問をする時の正しい書き方はあるのでしょうか？ここでは質問メールのマナーや書き方のポイントとビジネス例文を紹介します。あわせて回答メールと回答のお礼メールの書き方と例文も紹介しています。
「質問メール」の書き方とは？＋【例文】も紹介
内容が一目でわかる「件名」をつける
質問メールを送る際には、メールを受け取った人が一目で内容がわかるように具体的かつ簡潔な件名をつけることが大切です。たんに「問い合わせ」や「日程について」など中途半端な情報だとメールを開封してもらえないこともあります。
＜件名の例＞
- 〇〇に関するお問い合わせ
- 〇〇についてのご質問
- 〇〇に関するご照会
- 〇〇の日程について確認のお願い
- 〇〇について質問がございます
初めての相手へのメールの場合は、件名に自分の会社名や名前を入れて安心感を与えるようにします。
＜件名の例＞
- 御社製品〇〇に関するお問い合わせ（〇〇株式会社営業部 鈴木一郎）
なお、自分の動作に「お」「ご」をつけるのは「謙譲語」として相手に敬意を示す表現です。「ご連絡」「ご報告」など、相手のために行う自分の動作に「お」「ご」をつけるのは問題ないのですが、自分のために行う自分の動作である「質問」や「問い合わせ」に「お」「ご」をつけることについては、間違いだという考え方と正しいという考え方に分かれるようです。
しかしビジネスの場では「ご質問よろしいでしょうか」「お問い合わせいたします」など、一般的に「お」「ご」をつけて用いられているため、慣習に従うのがよいでしょう。ただし「質問がございます」など、「ございます」の丁寧語をつけている時は、「ご質問」とせず「質問がございます」で十分に丁寧です。
「お願い」とつけても丁寧になります。「ご確認のお願い」「確認のお願い」はどちらでもよいといえます。状況に応じて使い分けましょう。
複数の質問内容は箇条書きにする
質問メールを送る際には、質問内容が一つの場合は簡潔な一言での表現とし、複数の場合は箇条書きにします。質問の内容を一目でわかりやすく伝えるためです。箇条書きとする時は、「下記の内容についてご相談申し上げます。」などと書いてから箇条書きとします。その時、１．２．と番号を振ると相手が答えやすくなります。
負担をかけたことを配慮する結びの言葉で締める
結びの言葉は「以上、ご回答いただけますようお願いいたします」「ご確認いただきますようお願いいたします」などのお願いの言葉にします。「ご回答ください」「ご確認ください」では一方的で高圧的な印象になってしまいます。
さらに、「お手数をおかけします」「恐縮ですが」など、相手に負担をかけたことを思いやる言葉を添えるのがよいでしょう。
＜例＞
- お手数をおかけしますが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。
- お手数をおかけしまして恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
- お忙しい中、申し訳ございませんがご確認いただきますようお願いいたします。
「質問メール」の【例文】
件名：貴社製品〇〇に関するご照会
〇〇株式会社 〇〇部
鈴木△△様いつもお世話になっております。
〇〇株式会社 〇〇部 佐藤△△です。現在弊社では貴社の新製品〇〇の導入を検討しております。
つきましては、下記の内容について確認したいと存じます。１．…
２．…以上となります。お忙しいところお手数ですが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。
（メール署名）
「質問メール」の回答の書き方とは？＋【例文】も紹介
質問や問い合わせのメールを受けた時の「回答メール」の書き方と例文を紹介します。
回答メールの書き方
メールをいただいたお礼を述べる
回答する前に、問い合わせなどのメールをいただいたことへのお礼を述べます。相手がなんらかのアクションをしたことに対して、まずお礼を述べるのがビジネスマナーです。「このたびはお問い合わせいただきありがとうございます」などと書きます。
回答は簡潔に述べる
回答はわかりやすく簡潔に述べます。「～ではないかと思われます」「～のようです」など曖昧な回答では問い合わせの回答にならないためです。また、企業方針などにより回答できない質問だった場合は「誠に申し訳ございませんが、その件につきましては〇〇のため、ご回答いたしかねます」などと、理由を添えて「いたしかねます」という表現を用います。「回答できません」「回答しておりません」などの否定の表現をストレートにするのは避けましょう。
回答までに時間がかかる時はとり急ぎの返信をする
問い合わせ内容の回答に確認の時間がかかる場合は、翌営業日までにその旨を記した返信メールを行います。複数の質問があり、回答できる質問がある場合は、回答できるものだけはすぐに回答した方が親切です。「△△の件につきましては、〇日までに確認し別途ご回答いたします」などととりそぎの回答をします。
回答メールの【例文】
〇〇株式会社 〇〇部
佐藤△△様いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の鈴木△△です。このたびは弊社製品〇〇についてお問い合わせいただきありがとうございます。
下記の通りご回答申し上げます。１．〇〇について
回答…
２．△△について
回答…以上となります。ご不明な点などございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。（メール署名）
「質問メール」の回答へのお礼の書き方とは？＋【例文】も紹介
「回答メール」への「お礼のメール」の書き方と例文を紹介します。
回答へのお礼メールの書き方
回答を受け取ったら必ずお礼の返信をする
質問や問い合わせのメールを送って回答を受け取った時は、必ずお礼の返信をするのがビジネスマナーです。「質問メール」⇒「回答メール」⇒「回答へのお礼メール」の流れをセットとして考えます。
回答へのお礼メールでは、時間を割いて回答していただいたことへのお礼と、確かにメールを受け取ったということを伝える目的があります。
件名は書き換えずにそのまま返信する
一般的には件名は「Re:〇〇」の状態で返信されてきますので、そのメールへの返信も件名は書き換えずにそのまま返信します。件名を「ありがとうございます」などと書き換えてしまうと、相手はメールの履歴がわからなくなってしまうためです。
回答へのお礼メールの【例文】
〇〇株式会社 〇〇部
鈴木△△様いつもお世話になっております。
〇〇株式会社 〇〇部 佐藤△△です。
お忙しい中、ご回答をいただきありがとうございます。
〇〇の点が不明でしたので、明確にご回答いただき大変助かりました。ありがとうございます。
ご回答いただいた内容のもと、検討を進めたいと存じます。
結果につきましては追ってご連絡いたします。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。（メール署名）
まとめ
問い合わせメールは件名、本文ともに一目で質問内容がわかるように簡潔に書くことがポイントです。質問内容が複数の時は箇条書きにしてだらだらと書かないよう端的に記します。また問い合わせの際は、相手の時間を割いていただくことになるため、「お願いいたします」というお願いの表現を用い、さらに「お手数ですが」「ご面倒をおかけしますが」など相手への気遣いの言葉を結びの言葉に入れるようにしましょう。
