ビジネスメールのマナーと注意点!件名や返信など状況別の例文も

ビジネスメールにはおさえておくべきマナーや書き方のポイントがあります。なんとなく使い始めてしまうと、思わぬところで失敗して相手に迷惑をかけてしまうこともあります。社会人はもちろんのこと、就活中の大学生もマナーを守って、メールを活用したいものです。今回はメールの基本的な使い方とともに、状況別のメールの書き方や例文を紹介します。



ビジネスメールの基本構成と書き方

まずはじめにメールの基本構成と、構成の項目ごとの書き方を紹介します。

メールは「件名」「宛名」「本文」「署名」で構成される

メールは「件名」「宛名」「本文」「署名」の4項目で構成されます。どれもメールの大切な要素なので、書き忘れることのないようセットとして覚えておきましょう。

<メールの構成>

  • 件名
    メールの内容が一目でわかるように具体的に書く
  • 宛名
    「会社名+部署名」「役職+フルネーム+敬称」を略さずに書く
  • 本文
    挨拶の言葉から始めて結びの言葉で締める
  • 署名
    名刺と同じ情報を入れる(氏名・所属・連絡先)

構成ごとの書き方のポイント

構成ごとの詳しい書き方を紹介します。

件名の書き方

ビジネスメール「件名」のマナーと状況別の書き方!返信例も

宛名の書き方

ビジネスメール「宛名」の書き方とマナー!英語での書き方も
メール宛名の「御中」の正しい使い方!各位や様との違いも紹介

挨拶の書き方

ビジネスメール「挨拶」の書き方!状況別や季節の挨拶文も紹介

締め(結び)の書き方

ビジネスメール「締めの言葉」!季節や状況別の例文を紹介

署名の書き方

ビジネスメール「署名」の作り方!テンプレートやデザインも紹介

メールの書き方のマナーとポイント

次にメールの書き方のマナーやポイントを紹介します。

「TO」「CC」「 BCC」を適切に使い分ける

メールの宛先は「TO」の他に「CC」「BCC」にも入力することができます。「TO」で送ったメールと同じメールが届くことは「CC」「BCC」とも共通していますが、入力したメールアドレスが相手に表示されるかされないかの違いがあります。

「CC」は「メールの写し」を情報共有のために送る機能で、「BCC」は「メールの写し」を秘密に送る機能です。使い方や書き方は以下の記事で詳しく紹介しています。

メールの「CC」「BCC」の使い方と書き方!意味や違いも解説

メールを「転送」する時のマナーと注意点

受信したメールを第三者に転送する必要がある時は、メールの内容が転送しても問題ないことを確認した上で行います。第三者に知られたくない内容のメールを勝手に転送されてしまい、トラブルになる事例はよくあります。転送してよいか迷う場合は、差出人に確認することが大切です。

メールの転送時は、そのまま転送するのではなく、確認のうえ返事が必要なのか、なんらかの対応をすべきなのか、などの転送する意図を書いて転送するようにします。トラブルを避けるとともに、挨拶の言葉のない失礼なメールとならないようにします。

「添付ファイル」のマナーと注意点

メールにファイルを添付して送る時の注意ポイントは次の3点です。

  • ファイル容量は2MBまでとするのが一般的

添付するファイルの容量は一般的に2MBまでとされています。環境によって、大きな容量のメールは相手が受信できないことがあるためです。特に画像データや複数のファイルを送る場合などは容量が多くなるため注意が必要です。容量の大きなファイルを送りたい時は圧縮したりオンラインサービスを使うなどの方法があります。送信先の相手や社内の担当者に相談するなどして方法を検討しましょう。

  • 添付するファイル名は内容がわかる名前にする

添付するファイル名は、受け取った側が一目で内容がわかるよう、明確なタイトルにします。ファイル名には機種依存文字や、スペースを使わないようにします。

ファイル名の例:

〇〇に関する調査報告_20191015.doc
〇〇御見積書.pdf

  • メールの本文中にファイル名を明記する

メールの本文中に、ファイルを添付したことと、添付したファイル名を明記します。相手が見落とさないようにすることと、何を送ったのか一目でわかるようにするためです。

「一斉送信」のマナーと注意点

複数の人に同じメールを一斉に送信したい時は、複数のメールアドレスを宛先に入力して送ることができます。その時、お互いが面識のない複数の人に送る場合は、メールアドレスが公開されないように「BCC」を使って送ることができます。

複数の人にメールを送る時は全員の宛名を記載します。名前を伏せたり、人数が多い時は「各位」とします。宛名の詳しい書き方は下記の記事を参考にしてください。

ビジネスメール「宛名」の書き方とマナー!英語での書き方も

メールの返信のマナーとポイント

メールは即返信を心がけ、遅くとも翌日までに返信する

メールは受け取ってから1時間以内に返信できるのがベストです。会議中や移動中など、すぐに返信できない時には最低でも翌日までに返信するよう心がけます。

退社間際の時間にメールが届いた時などは、メールを受け取ったことと、いつまでに回答する旨を記した一報を入れるだけでも相手に安心していただけます。あわせて、回答までに時間がかかりそうな場合も、回答できるまで返信しないのではなく、時間がかかる理由と、回答できる日時を伝えるメールをとり急ぎ返信します。

返信が遅れてしまった場合は、「ご連絡が遅くなりまして大変申し訳ございません。」と本題に入る前に謝罪の言葉を述べるようにします。

メールには必ず返信する

メールを受け取ったら必ず返信するのが基本です。問い合わせメールなどを送ってその回答のメールを受け取った場合なども、忘れずにお礼のメールを返信します。基本的に自分の要望について相手がなんらかの行為を行った場合は、メールに限らずお礼をするのがマナーです。

返信する時の件名は書き換えずにそのまま返信します。同じ件名でやりとりすることによって履歴が管理できるためです。返信するメールの件名に相手の名前が入っていても、「様」などをつけずにそのまま返信することが一般的な慣例となっています。

「引用」して返信する仕方

相手のメールの文章をコピーペーストして、それに回答する形でメールを返信する書き方を「引用」といいます。メールソフトで自動的に引用する設定にしておくと、一般的にはもとのメールに「>」がつきます。

マークがつかない場合でも、引用であるということを明示する場合には、「>」を冒頭につけるのが一般的な方法です。

<引用の例>

> 次回の会議の日時を、〇月〇日(〇)〇時に設定したいのですが、ご都合はいかがでしょうか。

ご提示いただいた日程で問題ございません。
よろしくお願いいたします。

※ビジネスメールの返信の書き方は、以下の記事で詳しく説明していますので参考にしてください。

「ビジネスメールの返信」書き方とマナー!お礼や状況別の例文も

最初にしておくメールの設定

忘れてしまいがちなビジネスメールの設定や登録について紹介します。

「宛先の表示名」に「様」をつけて登録する

メールの宛先に相手のメールアドレスを入力した時に、相手の名前がローマ字だけやメールアドレスが表記されているだけの状態になっていないか確認しましょう。メールソフトに登録する時には名前のあとに「様」などの敬称をつけて登録するようにします。そのひと手間が信頼感につながります。

「差出人の表示名」は「会社名+氏名」で登録する

差出人名に表示される自分の名前は「会社名」と「氏名」にするのが基本です。自分の名前がローマ字だけになっていないかなど確認し、正しく登録しておきましょう。

「署名」が自動挿入されるよう設定しておく

メールを作成したときに「署名」が自動で入るように設定しておきます。社外向けの署名には、名刺と同じ情報を入れるのが基本です。社内向けの署名は部署名と名前、必要に応じて携帯電話や内線番号などを入れたシンプルなものを別に登録しておきます。

ビジネスメールの状況別の書き方や例文

状況別の書き方や例文を紹介します。

アポイントメール

「アポイントメール」の書き方!挨拶訪問や初めての相手の例文も

初めての相手へのメール

初めての相手に送るビジネスメール!件名や挨拶の書き方と例文

お礼のメール

「お礼メール」書き方とビジネス例文!社内・社外・状況別に紹介

催促のメール

「催促メール」の書き方!上司や見積もり催促のビジネス例文も

質問のメール

「質問メール」の書き方!件名や締めの言葉とビジネス例文も紹介

謝罪のメール

「謝罪メール」お詫びの書き方とビジネス例文!社内やお客様へ

お断りのメール

「お断りメール」の書き方!提案を丁寧に断るビジネス例文と返信

退職の挨拶メール

「退職の挨拶メール」マナーと書き方!社内・社外への例文も紹介

年末の挨拶メール

【年末の挨拶】社内や取引先に使えるビジネスメールや手紙の文例

お悔やみのメール

「お悔やみメール」お悔やみの言葉や挨拶の文例!返信例文も紹介

教授へのメール

「教授へのメール」書き方とマナー!お礼の返信や謝罪の例文も

まとめ

ビジネスメールは基本の構成や、おさえるべきポイントやマナーに従って作成することで、相手に失礼なくやりとりをすることができます。メールに限らず、一般的に行われているビジネスの様式は、合理的な理由があって慣例化しているものです。このくらいは適当でいいか、などと考えずにまずは慣例を取り入れることが大切です。