議事録を英語で作成するコツ!準備から送付まで(英語表現付き)

海外のクライアントが会議に参加する時に必要なってくるのが「英語の議事録」です。日本語での議事録の書き方は知っていても、英語の議事録は初めてという人もいるでしょう。

ここでは一般的な「英語の議事録」の書き方とコツを紹介しています。国際化社会が進む中、必要性が求められる「英語の議事録」について解説していきましょう。



議事録を英語で作成する際のポイント

最初に「英語の議事録」を作成する際のポイントを紹介します。知っておきたい豆知識と併せて進めていきましょう。

事前に議事録のフォーマットを作成しておく

会議や集会が始まる前にフォーマットを準備しておくと、面倒と思われる議事録を取るのが格段に楽になります。参加者や欠席者はもちろん、課題や目的などを含め、事前にわかる部分はフォーマットに埋め込んでおきましょう。

英語の議事録では、出席者を明確に!

日本語の議事録の作成経験があっても、英語の議事録には自信がないという人も多いでしょう。しかし、議事録に必要な内容なフォーマットを完成させておけば、さほど難しくはありません。

英語の議事録は箇条書きでまとめる場合がほとんどであるため、むしろ、日本語より英語の議事録の方が「シンプル」であると言えます。議事録を英語で作成するコツは、以下の3点です。

  • 出席者(参加者)と欠席者を明確にする
  • 会議の目的を端的に示す
  • 見やすく内容をナンバリングする

ちなみに、英語の議事録に必要な議題(アジェンダ)は、事前に通知されたものをわかりやすく英訳しておけば大丈夫です。

議事録でも役職名を記載する

議事録では「人名のあとに必ず役職を入れる」ようにしましょう。加えて、CEOやSales Managerなど、役職的に高いくらいの人から順番に記載するようにします。とくに、取引先や外部から人を招くときは最初に名前がくるように配慮するとよいでしょう。

ちなみに、社内で行う会議では「Mr」や「Ms」などの敬称は省略しても問題はありません。状況に合わせて対応していきましょう。

(豆知識)議事録は英語で「minutes」

英語で「議事録」のことを「minutes」と呼びます。時間の単位である「分」や「微細」という意味のある「minutes」と同じスペルの単語ですが、かつて「紙」が貴重で高価だった時代に、会議や集会での記録を取る際、できるだけ多くの文字を一枚に埋めようと「極小」の文字で書き記していたことが、議事録の「minutes」の語源となっています。

議事録は数えきれないほどの単語や数字などでまとめる記録書となるため、英語では複数形の「minutes」となります。単数形の「minute」で表すことはありませんので気を付けましょう。

英語の議事録のフォーマット

それでは最も一般的な「会議議事録」について、一般的なフォーマット例を挙げてみましょう。

会議議事録のフォーマットの例

Team B Sales Meeting Minutes
Date and Time:18th Dec 2018, start from 14:00am(JST)
Location:Yamada Trading conference room

Attendees:
Mr.Taro Yamada President
Mrs:Masako Yamada Vice President
Mr:Michael Willson Sales Manager
Mr.Lee Chan Sale assistant
Ms:Lily Woodman

Members not in attendance:
Mr:John Hopson
Ms:Margaret Sussie

Today’s goal:
Gathering information and make a couple decision.

Agenda:

  1. To review the result of sales figure on last year
  2. To discuss about increasing 5 more stuff member from another branch.
  3. To select new area to open new antena shop at.

Action items and Next steps:
All members:Update the detail of the meeting via intranet and email.
Next meeting:8th Jan 2019, start 10am. Conference Room

英語の議事録に関連する英語表現

最後に英語の議事録に関連する英語フレーズを紹介しましょう。

議事録をメールで送る時に使える英語のフレーズ

議事録が完成したら、書面をコピーして配布するか、メールに添付して送付をします。ここでは、議事録をメールで送る場合の例をご紹介します。

Hi Mr, Lee
Thank you for attending the sales meeting last Tuesday.
Would you please find the attached file which is the minutes regarding to the meeting.
Hope you enjoy and find it interesting.
Please feel free to ask me any questions.

Best Regards,
Sachi

議事録に関するその他の英語フレーズ

  • 議事録での書記をつとめます「斎藤」です。
    I”m Nori and taking the minutes today.
  • We are here to discuss the issue of the Plan A today.
    Aプランについて議論をしていきます。
  • 議事録を送っていただけませんか?
    Would you mind to send me the minutes?
  • 議事録ありがとうございます。
    Thank you for the minutes.(I appreciate the minutes.)
  • 議事録の目的の箇所を修正をしなければならない。
    I have to amend the part of the purpose in the minutes.

まとめ

英語の議事録はシンプルに、かつわかりやすくまとめるのがコツです。会議の後ですぐに修正し配布ができるように、議事録のフォーマットを用意しておくとよいでしょう。その日に議事録を確認したい人も多いため、できるビジネスパーソンとしてはぜひ実践したいものです。

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某私立大経営学部卒、大手旅行会社、商社を経て、豪州へ移住。米国PCメーカーのカスタマー部に勤務後、カンガルーやエミューのいるNSW州の片田舎で生活を開始。田舎暮らしをきっかけにフリーランス(ライター・翻訳)に転身し現在に至る。趣味はゴルフ、料理、ローカルとのゴシップ、キャンプ。