「ビジネスメールの返信」書き方とマナー!お礼や状況別の例文も

ビジネスメールの返信は、返信の返信をどこまでするのかや、引用のしかたなど、迷うポイントがあります。ここでは基本的なメールの返信のマナーや慣例的な書き方を紹介するとともに、日程調整やお礼など、状況別の返信の例文も紹介します。



「ビジネスメールの返信」:基本マナーとは?

まずはじめにメールの返信の基本的なマナーを紹介します。

受け取った翌日までに返信するのが基本マナー

ビジネスメールの基本は、メールを確認したらすぐに返信するのが好ましいですが、すぐに返信できない時は、遅くとも翌日までに返信します。回答するための確認に時間がかかるような場合は、その旨を記したメールをとり急ぎ返信します。その時は、すぐに回答できない理由と、いつまでに回答するという日時を明記することが大切です。

メールを受け取ったら返信するのが基本マナー

メールを受け取ったら返信するのが基本のマナーです。特に返信を求められていない情報共有を目的としたメールであっても「確認しました」ということと、情報共有していただいたことへのお礼を返信することを心がけます。

「返信は不要です」と書かれたメールには返信の必要はありませんが、受ける側の手間を配慮して書かれている場合などで、返信の必要を感じた時は返信してもマナー違反ではありません。

返信メールには「お礼の返信(返信の返信)」をするのが基本マナー

メールのやりとりを「どこまで」で終わらせるかということは悩む人が多いところです。メールのやりとりの基本は「自分が送信」⇒「相手が回答を返信」⇒「自分がお礼の返信」という流れです。自分が送ったメールを自分で終わらせるという考え方です。もちろんこれ以外がマナー違反になるということではなく、お礼の返信メール(返信の返信メール)にさらに返信する必要性がある場合などは返信しても問題ありません。

但し、プライベートメールとは異なるビジネスメールの留意点は、簡潔な内容でかつ、少ない回数で完結することが求められる点です。そのため、必要以上に長くなる往復は避けるとともに、最小の返信の回数で完結できるよう、最初に送る時点から工夫する事も大切です。例えば、日程調整のお願いをする時に「いつがよろしいですか」と漠然とした状態で質問してしまうと、調整のため何度もメールを往復することになってしまいますが、最初から候補日時を提示して相手に選んでもらうようにすれば、簡潔に日程が決められます。

「CC」メールへの返信は基本的に不要

自分が「CC」に指定されたメールを受け取った場合は、基本的にそのメールへの返信は不要です。「CC」(Carbon Copy)とは、「メールの写し」という意味で、基本的には情報を共有したい目的で使用するため、CCメールを受け取った人は静観する立場となります。

但し、CCで受け取ったメールに発言する必要がある場合はもちろん返信してもマナー違反ではありません。その時、CCで指定された人が複数いる時は、関係者全員に情報共有を行うという意味で、一般的には全員に返信するのが基本の考え方ですが、メールの内容や目的に応じて、送信者のみに返信することもあります。

「ビジネスメールの返信」:書き方とは?

次に返信メールの基本の書き方を紹介します。

「件名」は書き換えないで返信する

メールを返信する時の件名は、書き換えずにそのまま返信するのが基本です。書き換えないことによってメールの履歴を件名で管理することができるためです。何度も往復が続き、「Re:」が増えて件名が長くなってしまった場合は「Re:」を一つに減らしても問題ありません。その時、さらに往復が増えそうな場合は、「Re(4):〇〇のご連絡」というように「Re」の数を記すと何回目のメールなのかの管理がしやすくなります。

また、メールの件名に送信者の名前が入っている時、名前に「様」をつけて返信しないと失礼になるのではと考える人もいますが、そのまま返信してもマナー違反ではないという認識が一般的となっています。

「引用」する時は「>」マークをつける

メールに回答する時は、元のメールの文章に「>」(半角)をつけて表示させたものに対して回答するという形で書くのが一般的です。この書き方を「引用する」といいます。メールソフトで設定しておくと返信の操作をした時に自動で「>」マークが入りますが、設定できない場合は引用したい文章の先頭に「>」マークを書き入れます。

引用して返信することで、質問への回答を明確かつ簡潔に記すことができます。引用にはメールの全文を引用する形と、必要な部分のみを抜粋して引用する形があります。メールの長さや内容によって使い分けます。

引用例:

>A案とB案のどちらがよろしいでしょうか?
A案に賛成です。

>次回の会議は〇日〇時からとなっております。
承知いたしました。

「ビジネスメールの返信」:状況別の例文

次に状況別の返信例文を紹介します。

「日程調整」メールへの返信(社内)

日程調整の返信例を紹介します。日程調整をお願いする時は、箇条書きにして番号を振ると、引用しての返信がしやすくなります。

〇〇さん

お疲れさまです。
〇〇事業部の△△です。

日程の調整をありがとうございます。

>〇〇会議の開催日時につきまして、下記の日時でご都合の良い日時はございますでしょうか。
>1.6月10日(月)13時以降
>2.6月12日(水)15時以降
>3.6月14日(金)14時~16時まで

1.と2.が可能です。3.は出張のため終日不可となります。

以上、よろしくお願いいたします。

(メール署名)

「日程調整」メールへの返信(就活の日程確定)

就活におけるメールの返信例文です。

〇〇株式会社人事部 人事課
〇〇様

お世話になっております。鈴木〇〇と申します。

書類選考をいただきありがとうございます。選考通過とのことで重ねてお礼申し上げます。
ぜひ、次の面接に参加させていただきたく存じます。

ご提示いただきました日程のうち、下記日時に参加が可能でございます。
>日時:10月17日(火) 15:00~

以上につきまして、ご確認くださいますよう、よろしくお願いいたします。

(メール署名)

「退職メール」への返信(取引先)

社内で退職する人から挨拶のメールを受け取った場合は、引き継ぎを目的としたメールではなく退職のご挨拶のメールであれば基本的に返信の必要はありません。最終勤務日までに余裕を残して送られてきた時などで返信したい時は、ねぎらいの言葉などを簡潔に記して返信します。退職という個人的な内容のメールですが、あくまでも会社から貸与されたメールアドレスを使っての業務中のメールであるため、個人的な思い出を長く書いたりすることは控えるようにします。

取引先からの退職の挨拶の場合は返信するのが基本です。お世話になったことへのお礼と今後の健康や繁栄を祈る言葉を添えて返信します。

〇〇株式会社
△△様

いつもお世話になっております。
△△株式会社の〇〇です。

お忙しい中、ご丁寧な退職のご挨拶を頂きありがとうございます。
これから仕事をご一緒できないことが大変残念です。
今までいただいたお力添えとご指導に深く感謝申し上げます。
△△様のより一層のご活躍をお祈りしております。
またご縁がございましたらどうぞよろしくお願いいたします。

(メール署名)

「訃報」メールへの返信(上司)

訃報のメールを受け取った時は「お悔やみ申し上げます」「謹んでご冥福をお祈りいたします」などのお悔やみの言葉とともに簡潔に返信します。亡くなった理由をたずねたり詮索したりすることはマナー違反です。「お疲れさまです」などの挨拶の言葉は省いてお悔やみの言葉から始めます。

〇〇部長

〇〇部の△△です。

このたびは突然のことで、心よりお悔やみを申し上げます。
何かお手伝いできることがあればご遠慮なくお申し付けください。
謹んでご冥福をお祈り申し上げます。

(メール署名)

下記の記事でもお悔やみのメールへの返信例文を紹介していますので参考にしてください。

「お悔やみメール」お悔やみの言葉や挨拶の文例!返信例文も紹介

「お礼」を伝える返信メール(上司)

お礼を伝えるメールの返信例文です。お礼の言葉と、具体的に何に感謝しているのかを伝え、今後の指導を願う言葉で締めます。

〇〇部長
お疲れさまです。△△(自分の名前)です。

お忙しい中、ご丁寧なメールをいただきありがとうございます。
おかげさまで、…   をすることができました。
特に…  につきましては、大変ありがたく思っております。
部長の細やかなお心遣いにいつも感謝しております。

今後とも、ご指導よろしくお願いいたします。

(メール署名)

「お礼」を伝える返信メール(就活)

就活における会社説明会の日程の連絡メールへの返信例です。連絡をもらったら必ず返信しましょう。

〇〇株式会社人事部 人事課
△△様

お世話になっております。鈴木〇〇と申します。
〇〇大学〇〇学部の佐藤△△と申します。

この度は、会社説明会の日程のご返信をいただきありがとうございます。
>〇月〇日〇時~
>場所:〇〇
以上について確認いたしました。
当日はお世話になりますが、よろしくお願いいたします。

お忙しい中、ご対応いただき感謝いたします。
取り急ぎ、回答のお礼を申し上げます。

(メール署名)

まとめ

自分が送ったメールは相手の回答に対してお礼の返信をして終わる、という基本を覚えておきましょう。また情報共有などの目的で、返事の必要がないメールを受け取った時でも、基本的には返信するのがマナーであることも頭に入れておきましょう。送ってくれたことへのお礼と、確かに受け取ったことを連絡する意味があります。

ビジネスではメールに限らず、対応していただいたことへのお礼を、その都度欠かさない姿勢が大切です。

ビジネスメールのマナー全般については、以下の記事でまとめていますので参考にしてください。

ビジネスメールのマナーと注意点!件名や返信など状況別の例文も

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趣味は読書とヨーロッパ旅行です。ドイツには5年余り滞在経験があります。某大学の人間科学部とデザイン学部を卒業。心が豊かになる知識の探索を人生の糧にしています。