「お礼状」の書き方とは?ビジネスで使えるフォーマット付き

「お礼状」は相手に親切にしてもらった時に出す書状で、ビジネス上でも書かれる機会があります。しかしいざお礼状を書こうと思っても書き方がわかりにくいのもお礼状です。

そこで今回は、ビジネスに使えるハガキや便箋を使ったお礼状の書き方を、例文とともに解説します。また季節に合わせた時候のあいさつ文も紹介します。

「お礼状」とは

「お礼状」とは感謝の気持ちを伝える書状

「お礼状」とは感謝の気持ちを伝える書状です。

小さな出来事に対するお礼ならハガキで、正式な礼状なら便箋に直筆(手書き)をするのが一般的です。

Eメールでのお礼状は略式となりますので、懇意にしている方や目上の方には便箋で送ることをおすすめします。

お礼状を出す機会はいろいろある

お礼状を出す機会は日常的にいろいろあります。

親切にしていただいた行為に対してお礼を言うときや、贈り物をいただいたときなどにお礼状を書きます。学生ならばインターンシップや実習でお世話になった先にお礼状を出すことがあるでしょう。

また就職活動中なら会社訪問した会社へのお礼、また内定通知を受け取れば内定のお礼としてお礼状を出すことがあります。

お礼状の書き方のポイント

お礼状は早く出すことが重要

お礼状を出すときのポイントは、時間を空けずに早めに出すことです。

もしも数日過ぎてしまってから出す場合には、お詫びの一言も添えるようにしましょう。

お礼状に使うべき便箋と宛て名の書き方

正式なお礼状には白無地で縦書きの便箋を使います。

黒インクの万年筆を使うのがいいのですが、黒ボールペンでも構わないでしょう。

また宛て名には、ビジネス関係者なら相手の会社名から部署名まで略さずに書くことを忘れないでください。

お礼状の折り方と封筒の入れ方

お礼状に限らず、手紙には正しい折り方と手紙の入れ方があります。

  • 和封筒に三つ折りにして入れる場合

便箋の下1/3を上に折り上げ、上1/3を下に折り返して三つ折りにします。

封筒に入れるときは、封筒を裏にして、便箋の右角が封筒の右側にくるようにして入れます。

  • 洋封筒に三つ折りにして入れる場合

便箋の折り方は、和封筒に入れるときと同じです。

封筒の表書きを表にして、便箋の右角が封筒の右下にくるようにして入れます。

  • 洋封筒に二つ折りにして入れる場合

便箋は下半分を上に織り上げます。

封筒を表書きを表にして、便箋を折り目の方から入れていきます。

【注意点】ワープロを使った礼状は△

ワープロを使用したお礼状がいけないというわけではありませんが、感謝の気持ちを伝えたいのなら、ビジネス関係でも手書きの方がいいでしょう。また字を書くのが苦手というのならば、長い文章を書く必要はありません。

どうしてもワープロでお礼状を書きたいのであれば文面はワープロで印刷して、自著は必ず手書きにします。

ビジネスでのお礼状の書き方とフォーマット

お礼状をハガキで出す場合

お食事のお誘いや急ぎの資料を送ってもらった際に、ハガキでお礼を書くと相手に感謝の気持ちが伝わります。

手紙と違って長い文章を考える必要もなく、絵やイラストの入ったハガキを使えば季節感も出すことができます。

つい先日会った取引先に送るハガキのお礼状のテンプレートをご紹介しましょう。

拝啓

先日はご多忙の中お時間をいただきましてありがとうございました。

○○様の△△について貴重なご意見をうかがうことができたことを心より感謝いたします。

○○様のご意見を参考に、より一層、商品開発の努力を惜しまない所存です。

今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

ありがとうございました。

敬具

このテンプレートのように会ってから時間が経っていない場合には、時候の挨拶を省略することができます。

お礼状を便箋で出す場合

ビジネス上で書くことになるお礼状なら、取引先や目上の人に書く機会もあるでしょう。その場合の便箋は、白無地で縦書きにするのが基本です。

上品なデザインならクリーム色などで薄い色が入っていたり、金銀片などが抄きこんであっても使うことができます。また、ちょっとしたお礼ならば一筆箋でも構いません。

ここでは、取引先に会食に招待をいただいた際に送られる礼状のテンプレートをご紹介します。

謹啓

師走の候、貴社ますますご盛栄のことと存じます。

先日は、○○共々御会食にお招きいただきましてありがとうございました。

このように再開する機会を設けてくださり、貴重な時間を持てたことを嬉しく思います。

また素晴らしいお食事をごちそうになり、重ねて御礼申し上げます。

お食事もさることながら、公私にわたる様々な事柄をじっくりと話すことができたことはかけがえのない時間であり、感謝いたします。

□□様の貴社にかける想い、特に製品開発への情熱にご尽力などを知ることができ、心動かされました。

またお話を聞く機会を楽しみにしております。

今後ともお付き合いのほど、よろしくのお願い申し上げます。

謹白

○○年○月○日

○○○○会社

山田 太郎

株式会社 □□□□

□□ □□様

便箋でのお礼状にはハガキとは違い、季節を挨拶を冒頭に入れることで読み手に丁寧な手紙文となります。

お礼状に使える季節の挨拶

お礼状に季節の挨拶を書き添えると本文に入る前のクッションになり、読み手にとって読みやすいお礼状となります。

「○○候」という表現はよく使われるだけでなく使いやすい季節を表すあいさつ文ですので、積極的に使ってみましょう。○○のところに、季節に合った事柄を入れていきます。

ではその一例を紹介します。


  • 「春陽の候」
    「春たけなわの折」
    「風薫る今日この頃」

  • 「盛夏の候」
    「日ごとに暑さが厳しくなる毎日ですが」
    「まだまだ暑いこの頃ですが」

  • 「清秋の候」
    「菊の香りゆかしく」
    「めっきり秋めいてまいりましたが」

  • 「寒冷の候」
    「大寒のみぎり」
    「梅のつぼみもまだ固いようですが」

季節を問わない冒頭のあいさつ文例

また季節に関係なくいつでも使えるあいさつ文もあります。ビジネスでよく使われる文例を紹介します。

「時下益々ご盛栄のことと、心よりお慶び申し上げます」
「時下益々ご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます」

まとめ

お礼状とは、相手に感謝の気持ちを伝えるための書状で、あまり時間を空けずに送るのが大切です。また季節の時候を入れると相手にとって読みやすくなりますが、ハガキの礼状でつい先日会った相手ならば省略することもできます。