プレゼンの基本を知ろう!資料づくりや話し方のコツを解説

学生や社会人になると人前でプレゼンする機会があります。苦手に感じている人も多いプレゼンですが、資料作りや話し方の基本とコツを知ることで成功に近づけることができます。

プレゼンとは?

「プレゼン」は「プレゼンテーション」の略

「プレゼン」は「プレゼンテーション」を略したものです。相手に対して、企画内容や計画、見積もりなどの情報を会議で発表もしくは説明することです。プレゼン資料やスライドには、プレゼンテーションソフトであるパワーポイントがよく用いられています。

良いプレゼンは伝わるプレゼン

良いプレゼンとは、伝えたい相手に伝えたい内容が伝わるプレゼンのことです。そのためには伝えたい相手がだれで、プレゼンの目的が何であるのかをまずはしっかり把握することが大切です。相手に自分が持っている情報や意見を伝え、理解や納得をしてもらい、そこから最終的に何かしらの行動をとってもらうことがプレゼンのゴールです。

プレゼン資料づくりのコツ

伝わるプレゼンの構成

伝わりやすい、良いプレゼンにするためには構成が大切です。以下の3つのポイントをおさえた構成を基本として資料の作成や話の構成を行いましょう。

  • 主張 このプレゼンで最も伝えたいことは何か
  • 根拠 主張に対する根拠。なぜその主張にいたるのか
  • 結論 どのように主張を達成させるのか

「このプレゼンで伝えたいことは○○です。なぜなら△△であるという根拠があるためです。そこで××という結論にいたります。」といった流れになります。

プレゼン資料はパワーポイントでスライドを作成

プレゼンでの資料づくりには、多くの人がパワーポイントを使います。パワーポイントのスライド1枚には必ず主張したいことを1つ記載することを意識しましょう。2つ以上だと伝わりにくくなりますし、1つも主張したいことのないスライドは不要です。

プレゼン資料は見やすさを重視

見やすい資料は、プレゼンの武器になってくれます。パッと見て伝えたいことがわかる資料を作るようにしましょう。そのためには文字数や使う色の数が多くなり過ぎないように気を付けましょう。文字の色は最大でも3種類まで、文字のフォントは最小でも18pt以上を意識します。

プレゼン資料では図や目次を活用

資料にテキストを入れ過ぎると、どうしても音読するだけのプレゼンになってしまいがちです。伝えたいことが一目で分かってもらえるよう、イメージしやすい図や写真などを上手に取り入れましょう。プレゼンのはじめに目次(アジェンダ)を入れて、相手に提示すると話の流れを理解してもらいやすくなります。こちらも活用してみてください。

プレゼンで伝わる話し方とは?

プレゼンの話し方のコツ

基本だけを忠実に守っただけのプレゼンでは、相手を飽きさせてしまう可能性があります。プレゼン自体を円滑に進め、関心を惹きつけるコツを加えることも大切なポイントです。雑音となるような「つまり」「要するに」「あー」「えー」などは、聞き手の集中をそいでしまうことにつながりますので出来るだけ口にしないように心掛けましょう。

スムーズに話せるようにと、書いてきた原稿を音読することは避けてください。原稿をそのままメールや郵送で送ることと変わりありません。できるだけ聞いている相手の方を見て話すようにしましょう。

発表のスタートはつかみが大切

プレゼンを行う相手がどんな人物か分からないままでは、相手も聞く気になかなかなれないものです。名前だけでなく、肩書きや経歴なども含めて簡単な自己紹介をしてからプレゼンに入りましょう。スタートのつかみは、興味を持ってプレゼンを聞いてもらえるかどうかを左右するとても大切なものです。

ぐっと惹きつけるような内容でスタートを切りましょう。つかみにぴったりな例としては、まずは質問をすることが挙げられます。プレゼン内容に合った質問を投げかけることで、聞き手に寄り添うことができ、問題に関してこの人物はしっかり理解しているのだという印象を与えることができます。

その問題の解決策をプレゼンの中で伝えたい内容と共に提示することで、問題解決のためにそれが必要であると思わせやすくなるのです。つかみで、自身の体験談を語ることも1つの方法です。テンポよくエピソードを語っていくことで、その時の情景が聞き手に浮かびやすいので惹きこまれやすくなるのです。

ゴールを明確にしておく

このプレゼンを聞くことでどんなゴールが待っているのか、相手にどのようになって欲しいのかというゴールを明確にしておくとしっかりとプレゼンを聞いてもらいやすくなります。発表し始めの時点で「今日一番覚えてもらいポイントは○○です」とあらかじめ伝えておくのもテクニックの1つです。

まとめ

プレゼンの基本やコツについて解説してきました。苦手に感じる人も多いプレゼンですが、コツを知って事前準備をしっかりしておくことでより良いプレゼンへと近づけることができます。それでもまだ不安だと言う人は、本番前に深呼吸をする、気持ちを落ち着かせるための水を用意しておくなどの工夫もしておくと良いでしょう。