「稟議書」の意味とは?書き方をフォーマットで解説(例文つき)

稟議書とは「決裁を仰ぐための書類」ですが、書き慣れないと難しい書類のひとつでもあります。

そこで今回は、稟議書の書き方を例文を交えて解説します。フォーマットも掲載するので参照してみてください。

また「稟議書」を通すためのポイントや、決裁までに時間がかかりやすい稟議書の必要性についても併せて紹介します。

「稟議書」とは

「稟議書」の意味は「決裁を仰ぐための書類」

稟議書とは、会社や役所において決裁を仰ぐための書類です。会議で討議に上げるほどの事案でない取引先との契約、人材の採用、物品の購入などについて決裁を求めるために書かれます。

提出先は決裁の権限のある上司ですが、会社や役所の規模によっては数人から数十人が目を通すことになります。

会議を必要とせずに決裁ができるため、小さな案件を取り扱う際には時間の節約になります。

稟議書の保存期間は会社によって判断が違う

ビジネス書類の保存期間は法令により保存期間が決められていますが、稟議書は法令によってその保存期間は決められていません。そのため会社や役所によってその保存期間は異なります。

長い場合は永久保存、短ければ5年などいろいろです。

稟議と決裁の違い

会社によっては稟議と決裁を同義として使っていることもあるのですが、詳細には区別されます。

「稟議」は複数人の間で承認が取られますが、「決済」は決裁の権限持つ役職者に直接承認を得ます。

稟議と決裁では結果として承認を得るという点で同じなのですが、そのプロセスが違います。

「稟議書」の書き方とフォーマットとは

「稟議書」の書き方は法令に定められた決まりはない

法令に定められた稟議書の書式に決まりはありませんが、会社や役所によっては稟議規定を定めてそれに沿った書式が用意されている場合がありますので、それに従って書くようにしましょう。

ここでは稟議書に書くべき必須項目とその体裁について紹介します。

  • 宛て名と宛て先

稟議書の決裁を求める上司の宛て名を記入します。その際には個人名とともに役職名も書き入れます。

例:「部長 山田太郎様」

  • 管理番号

稟議書は他の稟議書と通算した番号が記入されることが一般的です。データを管理する上で必要な番号になります。

  • 作成年月日

稟議書の作成日のことです。

  • 作成者の部署名と氏名

稟議書の作成者の氏名を書くとともに、役職名も忘れずに記載してください。

  • 決裁者の捺印欄

ビジネス書類で外せない決裁者の捺印するための欄を設けます。

  • 稟議書の目的と内容

A4サイズの用紙一枚に収まるように、稟議書の目的とその内容を簡潔にまとめます。

  • 稟議書を管轄する部署の受理印欄

稟議書を管轄する部署がありますので、そこで受理されたことを確認するための受理日を受理印を押印する欄を作ります。

  • 意見やコメントを書き入れる欄

稟議書によっては承認をする上司がコメントを書き入れたい場合もあるため、こうした欄を作っておいた方が丁寧でしょう。

また稟議書が却下された場合に、その理由の記入にもこの欄が使われます。

「稟議書」のフォーマット(例文つき)

ここで稟議書のフォーマットを掲載します。

ただし稟議書とはその目的と内容によって書くべき項目が変わってくるため、フォーマットにとらわれず、稟議案件に沿った書式を作るのがいいでしょう。

稟議書番号 ○○-○○○○-○○○-○○

作成日    ○○年○○月○○日

決裁日    ○○年○○月○○日

○○部長 □□ □□様

稟議書

件名:パソコンの新規購入

作成者 氏名:山田 太郎   部署:○○部○○課

決議欄

 決裁印社長常務部長課長担当

 

下記の件につき承認をお願いいたします。

目的新しいパソコンの購入による業務の能率化
機種・台数○○社製△△(製品名) 1台
費用(予算)○○,○○○円
理由・現在使用しているパソコンの調子が悪く、修理に出したのですがあまり改善されないため。

・購入予定のパソコンは軽量で使いやすく、データの保存も多くできるため。

・また性能に対して比較的安価に購入することができるため。

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「稟議書」を通すためのポイントとは

承認が通りやすい稟議書というのは、稟議書に不可欠なポイントを抑えて作成されている稟議書です。そこで承認が通りやすい稟議書のポイントをまとめてみました。

必須項目が書かれている

稟議書で最も大切な項目とは、案件の内容・目的・費用に、その案件が承認された時のリターンです。

もしも可能性があるのなら承認された時のリスクと、それに併せてリスクの対処法も書かれていると、しっかりとした稟議書としてみなされます。

リターンは具体的に明確に

リターンは稟議書の中でも承認を下す上司が気になる項目のひとつですから、丁寧に、そしての具体的にリターンを記載するのがいいでしょう。

簡潔にまとまるのある稟議書

稟議書として提出されるということは時間を短縮するための一手段でもありますから、読み手のためにも簡潔にまとまった稟議書を作成するようにします。

根回しも稟議書を通すためには有効的

稟議書として提出予定の案件について、事前に上司に意見を聞いておくなどして根回しをすると、稟議書が通りやすくなります。

稟議書の必要性とは

稟議書が無駄と思える理由

稟議書とは日本の会社に特有のビジネス書類で、書類の作成時に時間がかかるだけでなく、稟議審査にも時間がかかるため無駄だと思われることもあるようです。

また総意として決裁されるため責任所在がはっきりしないことがから、トラブルになった時に問題になることも少なくありません。

稟議書の必要性とは

決裁までに時間がかかるとしても、多数の関係者の意見を聞くことにもなるという点で稟議書に必要性があるとも考えられます。

また申請議案を書類として残すという点でも意義があり、大きな組織での意思決定には有効的だという見方があります。

「稟議書」の英語表現とは

英語で「request for managerial decision」

稟議書の主な英訳は「request for managerial decision」で、直訳すると「決裁の請求」になります。

また「稟議書」はほかにも英訳することができ、別の英訳例は次の通りです。

  • “approval document”
  • “circular letter intended to get the approval of a decision”

まとめ

「稟議書」とは「決裁を仰ぐための書類」で会議などで議案として挙げるほど重要ではない案件で決裁をするためのビジネス書類です。稟議書の作成にはある程度の時間を要しますが、決裁を取る方法として活用している会社や役所もまだ多いので、稟議書の作成は覚えておきたいビジネススキルのひとつです。

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「難解なワードでもわかりやすく」をモットーに、常識ワードからビジネス用語、時には文化・アート系など、幅広く記事を書かせていただいています。ドイツ在住で2児の母。好きな食べ物はビターチョコレートとナッツ類。