「英語メール」の書き方!件名から書き出し・結びの言葉まで解説

友人に宛ててまたはビジネスでも英文メールを書くことが珍しくなってきた昨今。とはいえ英語メールを書くのが苦手という方もまだ多いはずです。

そこで今回は、英語メールの基本的な書き方を件名から書き出し、締めの言葉まで、例文を使って解説します。



英語メールの構成

英語で書くメールの基本的な構成は決まっています。日本語で書くメールとの違いは、結びの言葉が入ることです。

  1. 宛名
  2. 本文
  3. 結びの言葉
  4. 差出人氏名

【項目別】英語メールの書き方のポイントと例文

宛名の書き方

  • オフィシャルなメールの宛名には「Dear」

ビジネスメールなどオフィシャルなメールの宛名の書き方は、「親愛な」という意味の「Dear」から始まり、続いて敬称と氏名を書き、その後に必ず「,」を入れます。

・“Dear Mr. Armstrong,”:メールの送り先が男性で氏名が分かっている場合。
・“Dear Ms. Armstrong,”:メールの送り先が女性で氏名が分かっている場合。

既婚している女性だけが使える「Mrs.」という敬称がありますが、好まれない場合がよくあるので、既婚していることが分かっていても「Ms.」を使った方が無難です。

  • 友人宛てのメールの宛名はファーストネームで

友人などの親しい相手なら、ファーストネームだけで始まることがあります。

例:
“Jim,
how are you?”
「ジム、元気かい」

またファーストネームの前に、あいさつ語である「Hello」などが使われれることがあります。

例:
“Hallo, Michael,”
“Hi, Jane,”

  • 宛名が分からない場合の宛名の書き方

また相手先の氏名が分からない場合には、次のような宛名の書き方があります。

・“To Whom it may be concerned,”「関係者各位」
・“Dear Sir/Madam,”「拝啓」

件名はシンプルに

件名は難しく考えず、相手にわかりやすいように簡潔に短くまとめます。

「the」などの冠詞を省略しても構いません。

例:
“Invitation for April 4th Conference”「4月4日コンファレンスへの招待」
“Deadline for project A”「プロジェクトAの締め切り」
“Schedule confirmation for May 15th “「5月15日のスケジュールの確認」

本文の書き出し方

  • 本文の書き出しの小文字使いに注意

まず、英文メールの基本として押さえておきたいことがあります。本文がどのような内容から始めるにしても、宛名のあとに改行して始める文章の頭文字が小文字になることです。

Eメールを改行すると、自動的に最初の文字を大文字にする機能がついています。ですが、Emailの文章は宛名から続いているので、宛名後につづく文章は本文の初めではありません。そのため改行後の文章は、頭文字が小文字になります。

例文:
“Dear Mr. Brown,
thank you very much for your invitation.”
「親愛なるブラウン様、ご招待いただきありがとうございました」

  • 結論を始めに記載

英文メールの本文構成は、結論を先に書き、続けて理由などの説明になります。

遠回しの表現ではなく、できる限り率直な表現を使うようにします。

  • ビジネスメールなら省略形や命令形は使わない

“I’m”などの省略形は英語を書き慣れている印象を与えますが、口語でのみ使われます。そのためビジネスメールなどのオフィシャルなメールでは省略形は避けましょう。

また命令形は相手に対して威圧的になるため、必ず丁寧な表現を使うようにしましょう。

相手にお願いをする場合は、「I would like to ~」や「Could you please~」など丁寧な言葉遣いを使います。

「結びの言葉」の書き方

英語のメールでは手紙で書くときのように、メールの締めとして結びの言葉が使われます。日本語の「敬具」にあたる表現で、これがないとメールが終わったように見えませんので、必ず本文の最後に書き入れましょう。

【「結びの言葉」の例】

結びの言葉には次のようなものがあります。

  • “Regards,”または“Best regards,”
    知り合いに使われる一般的な結辞です。親しい三次ネスパートナーなら使ってもいいでしょう。
  • “Best wishes,”
    「成功を祈る」という意味で、フォーマルなメールやビジネスメールでもよく使われます。
  • “Sincerely yours,”または”Yours sincerely,”
    プライベートの手紙に使われていた定型句で「真心を込めて」という意味です。最近ではフォーマルな手紙やメールでも使われます。
  • “Thanks,”
    友人宛てのメールに使われる気さくな感じの結辞です。

また結びの言葉の後に「,」を入れるのを忘れないでください。この「,」により、次に差出人の名前がくることの合図になるからです。

「差出人」の書き方

  • 差出人氏名はフルネームが基本

メールの最後にくる差出人の氏名は、フルネームが基本です。

自分のことをわかりやすく伝えて、返信に困らないようにフルネームの後に住所やメールアドレス、電話番号を書き入れます。

またビジネスメールなら加えて、役職や会社名も書き添えましょう。

例文:
Hanako Yamada
Address:1-2-3 Yamamiya, Asahi, Osaka. Japan
Tel:0000-0000
Email:○○○@○○jp

  • 友人宛てならファーストネームのみでOK

友人宛てのメールなら、普通はファーストネームだけです。

ただどうしても返信を欲しい場合などには、メールアドレスや電話番号を書き添えてもいいのですが、読み手からするとかしこまった印象になるでしょう。

まとめ

英語メールの基本的な構成は、日本語で書いたメールと変わりません。ただし敬称の書き方や本文のまとめ方、また結びの言葉などには英語独特の決まった表現があります。それらのポイントを押さえながら、英語でメールを書いてみましょう。