状況別「英語メール」の書き方!ビジネスや友人宛・ホテル予約も

海外の取引先との交渉やちょっとした連絡にと、英文メールを書くことが珍しくなってきた昨今。とはいえ英語メールを書くのが苦手という方もまだ多いはずです。

そこで今回は、英語メールの書き方をビジネスから友人、ホテルの予約など状況別にその書き方を例文とあわせて解説します。



英語メールの構成と書き方のポイント

英語メールの構成

英語で書くメールの基本的な構成は決まっていて、日本語で書く場合とあまり変わりません。

ただ手紙のように「結びの言葉」を本文後につけるのが普通です。

  1. 宛名
  2. 本文
  3. 結びの言葉
  4. 差出人名前

英語メールの書き方のポイント

  • 内容は簡潔に

メールの基本は本文を簡潔にまとめます。

一行の長さは80字程度にして、数行でまとめて次の段落に移るようにします。また段落と段落の間には、一行あけるようにしましょう。

  • 大文字・小文字の使い分け

英文の基本である大文字であるところは大文字に、それ以外は小文字にと文字の大きさを正しく使い分けましょう。

全文大文字、または小文字で書いた文章は読みにくくなります。

ビジネスメールの書き方

件名は簡潔でわかりやすく

件名は簡潔に、一目でメールの内容が分かるようにつけることが大切です。

また短くまとめるため、「a」や「the」などの冠詞を省略しても構いません。

例:
“Schedule confirmation for May 15th”「5月15日のスケジュール確認」
“Request for Payment”「支払請求」

宛名の書き方は「Dear」+「敬称」+「苗字」

ビジネスメールをはじめとするオフィシャルなメールでは、宛名を正しく書くところから始まります。

「親愛なる」という意味の「Dear」から始めて、氏名に合わせた正しい敬称を使い、「敬称」+「苗字」+「,」(英国式)/「:」(アメリカ式)の順で宛名を書きます。

  • “Dear Mr. Armstrong,”:メールの送り先が男性で氏名が分かっている場合。
  • “Dear Ms. Armstrong,”:メールの送り先が女性で氏名が分かっている場合。

またビジネスメールではフルネームは書かず、名字だけを書くのが一般的です。

<氏名が分からない場合の宛名>

相手の氏名が分からない場合には、次のような宛名の書き方があります。

  • “To whom it may concern,”「関係者各位」
  • “Dear Sir or Madam,”「拝啓」

書き出しと本文の書き方のポイント

  • 書き出しはメール内容の要約

日ごろからお世話になっている旨を一文で簡潔にまとめて書き出してもいいのですが、ビジネスメールならメール内容の要約から入るのが一般的です。

一文に要約をまとめることで、メールの内容が予測されて読みやすいメールになります。

  • 省略形は使わない

“I’m”などの省略形は使いません。省略形を使うと馴れ馴れしい印象になるので、省略形は避けましょう。

  • 命令形が使われるのは稀

ビジネスメールで何かをお願いするにしても、命令形が使われることはまずありません。

「I would like to ~」や「Could you please~」など丁寧な言葉遣いで依頼します。

結びの言葉は「Best regards,」など

結びの言葉は、手紙で書く「敬具」や「早々」にあたる言葉で、英文メールでは必ず入れられます。

代表的なものには次のようなものがあります。

  • “Best regards,”
    「敬意をこめて」という意味で、知人宛てからビジネスメールまで一般的な結辞。
  • “Best wishes,”
    「成功を祈る」という意味で、ビジネスメールによく使われる。
  • “Sincerely yours,”
    「心を込めて」という意味でプライベートの手紙の結辞として使われていましたが、ビジネスにも使われるようになった。

また結びの言葉の後に「,」を入れるのを忘れないでください。

差出人の書き方は「フルネーム」+「会社名」など

メール最後の差出人名はフルネームで書きます。

返信に困らないように役職や会社名に続けて、メールアドレスや電話番号も入れるのが丁寧です。

例文:
Hanako Yamada
General Manager
ABC Company
Email:○○○@○○jp
Tel:○○-○○○○-○○○○

友達に宛てたメールの書き方

書き出しは話しかけるように

友人などの親しい相手なら、相手に話しかけるようにメールを書き始めることができます。

例:
“Hallo Michael,”
“Hi Jane,”

またあいさつなく、ファーストネームから始まることもあるでしょう。

“Jin,
long time no see. How are you?”
「ジン、久しぶりだね。元気?」

結びの言葉もカジュアルに

また結びの言葉も「thanks」などカジュアルに終わらせます。相手に直接話しかけている気持ちで書けばイメージしやすいでしょう。

省略形を使ってもいい

友達宛てのメールですから形式にあまりこだわる必要はありません。

普段の会話通りに「I’m」などの省略形を使ったり、「thanks」も「thanx」のような異表記が使われることもあります。

ホテル予約のメールの書き方

ホテルの宿泊予約などに送るメールは、前置きなしで用件を簡潔に伝えることが大切です。

宿泊予定日などの詳細は箇条書きで、分かりやすく明記しましょう。

件名は一目でわかるように具体的に

件名は見てすぐ何の問い合わせかがわかるように具体的に書きます。

例:
“Inquiry of room reservation”「部屋予約の問い合わせ」
“Request of spa reservation”「スパ予約のリクエスト」

書き出しは用件を明確に伝える

書き出し文は、メールの内容が何についての問い合わせなのかがわかるように一文でまとめます。

例文:
“I would like to make a reservation as stated below.”
「下記の内容で予約をお願いします」
“Please find the following request.”
「次のリクエストをお願いします」

問い合わせ内容は箇条書きでOK

書き出し文の後には箇条書きでいいので、問い合わせ内容を書きます。

部屋の予約ならば、「チェックインとチェックアウトの期日」「宿泊人数」「部屋タイプ」「宿泊者氏名」は必須です。

ホテルの部屋予約の例:

Date of Check In: 08.08.20XX
Date of Check Out: 10.08.20XX
Type of Room: Double Room
Number of Room: 2
Number of People: 2 Adults, 2 Children

Name: Taro Yamada
Address:1-2-3 Nishida, Shinagawa-ku, Tokyo. Japan
Tel: +81-3-1234-5678
Email: abc@abc.jp

まとめ

英語メールの書き方はビジネスメールや友人宛てなど送る相手によって大きく変わってきますが、書き慣れてくればあまり問題なく書き分けられるようになるでしょう。読み手を意識しながら書いてみましょう。