「覚書」の意味とは?書き方をテンプレートと文例とともに解説!

契約を交わすときに様々な書類が作成されますが、その中のひとつに「覚書」があります。ところで「覚書」とはどのような書類なのでしょうか。内容は契約書のようですが、契約書と何が違うのでしょうか。

そこで今回は、「覚書」の意味からその法的効力の有無、また覚書の書き方をテンプレートや文例と併せて解説します。

「覚書」とは

「覚書」の読み方と意味

「覚書」とは「おぼえがき」と読み、「当事者双方が合意した契約内容を文書化してまとめた書類」のことです。

「覚書」という言葉からメモや忘備録のような軽い印象がありますが、実際には、契約内容を把握または変更・補助するためにも必要となる書類であり、法的効力を持つこともある書類です。

「覚書」の法的効力

「覚書」はその内容次第で、法的効力のある公的な書類です。

公的効力を持つとみなされた覚書の場合、その法的効力の位置づけとしては契約書の下に続く効力を持ちます。

また覚書とあってもその実態が契約書と同等だとみなされた場合、契約書として効力を発揮する場合もあります。

「覚書」の使い方

覚書が活用されるのは、当事者双方が合意をして契約を結ぶ際の内容事項の確認、修正、変更をするときに覚書が作成されます。

また契約締結の意思確認としても覚書が作成されることがあります。

「覚書」の書き方と文例

覚書の構成

覚書の基本的な構成は次のようになります。

  1. 表題:
    「覚書」でも構いませんし、内容を具体的に記した「○○に関する覚書」のようにしても構いません。
  2. 前文:
    契約内容の要約と、当事者のどちらが略語である「甲乙」を名乗るのかが記されます。
  3. 本文:
    具体的な合意内容が記載されます。
  4. 後文:
    作成した覚書の部数や誰がそれを所持しているのか、また当事者同士が合意したことを確認する宣誓文など、後付け内容が記載されます。
  5. 覚書の作成日:
    覚書を作成した日付です。
  6. 当事者名:
    当事者両名の署名と捺印がされます。

当事者名は当事者本人による自著の場合と、当事者に代わる代理人による記名の場合もあります。捺印があることで正式書類として認められる証です。

甲乙の置き換えに注意

覚書では当事者のことを「甲」または「乙」と言い換えますが、この置き換えには注意が必要です。

一般的には力関係の強さが基準で甲乙が決められます。力関係が強い方が「甲」となり、力関係が弱い方が「乙」となります。

とはいえ、どちらの力関係が強いのか判断しにくいこともあり、当事者のどちらを「甲」にするのか難しい場合があります。

そうした場合ビジネスでは、契約上で顧客となる相手を立てるために「甲」を顧客側、「乙」を自社にするケースがよく見られます。

印紙がいるかどうかの判断は契約内容の金額次第

覚書によっては印紙が必要となる場合があります。それは覚書の内容が請負契約や売買契約などで金銭が伴う覚書で、その金額が1万円以上の場合です。

もしもその金額が一万円以下か金銭が絡まない契約、委託契約に関する覚書であれば課税対象にはならないので、印紙は必要ありません。

なお、印紙の貼り忘れは罰金対象にもなりますので、印紙が必要かどうかの判断が難しい場合には事前に法務局に問い合わせましょう。

「覚書」の変更・修正の仕方

すでに書かれた当事者双方で取り交わされた覚書の内容を変更または修正したい場合には、改めて変更・修正するための覚書が作成されます。

その際には、本文に変更される内容が記された覚書の作成日と内容を記載し、どのように契約内容を変更するのかを明記します。

例:
売主と買主は、○○年○○月○○日に締結された売買契約の内容の一部を、下記の通りに変更することに合意した。
・□条の△△について…のように修正する。

「覚書」のテンプレート

ここでは契約合意に関する基本的な書き方としてテンプレートを紹介します。

覚書

○○会社(以下「甲」とする)は○○会社(以下「乙」とする)は、甲乙間において以下の事項について合意する。
(合意内容の詳細を記述)

1.

2.

3.など

 

以上を合意した証しとして、本書を二通作成し、甲乙署名捺印の上、各々一通を所持する。

 

平成○○年○○月○○日

 

甲 住所:
会社名:
担当者名:○○○○印

乙 住所:
会社名:
担当者名:○○○○印

「覚書」と念書や契約書との違い

契約書と念書

「契約書」とは契約を交わす当事者双方が、契約を締結するため書かれる最終的な書類です。

一方「念書」とは、契約を交わす当事者の一方が相手に対して提出する書類で、双方の合意があるわけではありません。念書を提出する側が相手に対して求める契約内容を提示する役割があります。

覚書との違い

契約書と覚書との違いは、どちらの書類も契約内容の確認をするための書類なので、その記載のされ方によっては覚書は契約書と変わらないため、覚書が契約書として取り扱われることもあります。

しかし本来の覚書の役割は当事者間で契約内容の確認までですから、法的効力としては覚書は契約書の次の書類となります。

一方、念書は当事者双方の確認がされていない内容になりますので、その点において覚書とは異なります。また法的効力があることもケースによっては考えられ、その場合の法的効力は覚書よりも下に位置付けられます。

まとめ

「覚書」とは「契約内容を確認したり修正・変更するために作成される書類」です。公的効力を持つこともあり、覚書の内容によっては契約書として扱われることもあります。そのため覚書も契約書と同等に契約内容は十分に吟味して、本当にその内容で納得がいくのかどうかを判断したうえで署名・捺印することをお勧めします。