領収書テンプレート！控え付き領収書や送付状・請求書兼領収書も

「領収書」とはお金の受け渡しがあった取引に発行される大切な書類です。

今回はその「領収書」の基本的な事柄について解説します。領収書と領収証や請求書との違い、控え付き領収書に控えの扱い方、さらには送付状や請求書兼領収書についてもテンプレートとあわせて解説します。

「領収書」とテンプレート

領収書のテンプレート

領収書のテンプレートをご紹介します。参照なさってください。

「領収書」とは「金銭を受領した証明書」

「領収書」とは「金銭を受け取ったことを証明するための書類」です。そのため金銭を受け取った側が領収書を発行します。

金銭の受け取りを証明するものはすべて領収書になり、その名称は領収書以外にも「受取書」や「レシート」「引き落とし明細書」「受領」などがあります。

また領収書の発行は手書きでも印字されていても違いはありません。

印紙は金額が5万円以上のときに貼付

領収した金額が5万円以上の場合には、収入印紙が必要で、領収した金額に応じた収入印紙を貼るようにします。

領収証との違い

「領収書」に似た言葉で「領収証」がありますが、「領収証」は「領収書」と同じ役割をして、主に役所や金融機関で発行されています。

一方「領収書」は主に民間企業で発行されていますが、金銭の受け取りがあったことを証明する書類の総称が「領収書」です。つまり「領収証」は「領収書」の一書類として区分されます。

請求書との違い

「請求書」は「ある取引きにおいて料金や代金の支払いをお願いするための書類」です。

「請求書」と「領収書」のどちらも支払いを受ける側が発行しますが、「請求書」は金銭授受の前に発行されて、「領収書」は金銭の支払いが終わった後に発行されます。

英語では「receipt」

英語で領収書は「receipt」です。

内容的には日本語で書く場合とあまり変わりませんが、印鑑の代わりにサインが使われることが大きな違いでしょう。

「控え付き領収書」とは

控えとなる書類が付いている書類のことで2種類ある

「控え付き領収書」とは「控え」となる書類が付いている書類のことで、複写式と、領収書の下に控えになる書類が付いている場合の2種類があります。

また同じ領収書を2枚作り、一枚を控えとして取っておくという方法もあります。その場合は割り印をすることを忘れないようにしましょう。

「控え」とは「領収書を発行する側の控え」

「控え」とは「その領収書を発行した証の書類」です。

領収書を発行すると、金銭を支払った側は領収書が手元に残りますが、金銭を受け取った側にはその証拠となるものが残りません。

そのため「控え」を作成しておくと、取引があった証拠として金銭を受け取った側が残しておくことができます。

控えの保存期間は7年

控えの保存期間ですが、確定申告を済ませた年から法人企業なら7年、個人企業なら5年もしくは7年と決まっています。

控えは税務に関わる大切な書類なので、場所の節約のため勝手にデジタル保存するなどは許されていません。紙書類としてそのまま保存するか、デジタル保存をしたい場合は税務署に申請が必要です。

「領収書の送付状」とテンプレート

「送付状」は「領収書の送付のときに同封する書類」

領収書を取引先に送付する際、領収書だけを送付するのは失礼です。そのため送付状を添えて郵送するようにしましょう。

送付状には、送付状の作成日、受取先の会社名、わかるのなら担当者名も書き入れて、自社の名称と住所も省略することなく明記します。タイトルに続いて、時候の挨拶と領収書を同封したことを一言添えます。

送付状のテンプレート

以下、送付状の参考文例です。

「請求書兼領収書」とテンプレート

「請求書兼領収書」とは「領収書の付いた請求書」

「請求書兼領収書」とは、一枚の用紙で請求書と領収書の役割を果たすことのできる書類のことで、請求と同時に支払いが行われるような場合には便利です。

このタイプの領収書は主に病院などで使われています。

「請求書兼領収書」のテンプレート

「請求書兼領収書」には、一枚の紙に請求書に続けて下面に領収書を作成する方法と、「請求書兼領収書」というタイトルの元に一枚の書類として作成する方法がありますが、今回は特に最近では利用度の高い「請求書兼領収書」のテンプレートを紹介します。

まとめ

「領収書」とは取引において金銭の授受が行われた場合、金銭を受け取った側が発行します。金銭授受があったことを証明する税務に関係する大切な書類ですので、相手先に送付する際には送付状も付けて失礼にならないように送付しましょう。