「FAX送付状」の書き方とテンプレート！FAX送信のマナーも解説

FAXを送信するときに「FAX送付状」も一緒に送信するのがビジネスマナーになっていますが、正しくFAX送付状を作成できていますか。

そこで今回は「FAX送付状」の基本の書き方に併せて、書くときのポイントを解説します。また「FAX送付状」のテンプレートも紹介しますので、参照なさってください。

「FAX送付状」とは？意味や必須項目を解説

FAX送付状はFAX送信の表紙のようなもの

「FAX送付状」とは、FAX送信をするときの表紙のようなもので、用紙一枚にまとめられた書面です。「FAX送信表」「FAX送り状」「ファックスシート」や「FAX用フォーム」ともいいます。

ビジネスでFAXを送るときには必ずFAX送付状も送られます。いきなりFAX送付をすると送付先に対して失礼になるので、必ずFAX送付状を一緒に送るようにしましょう。

FAX送付状に書く5つの必須項目

FAX送付状に書かれるべきことは、次の通りです。

1. FAXの送り主や送り先の宛名
2. 挨拶文
3. FAXの用件とその内容を簡潔にまとめた文章
4. FAX送付される書類の枚数
5. FAXの送信年月日

目的は内容を一目で確認

FAX送付状がFAX送信の際に一緒に送る目的は、FAXを受け取った相手が送付状を読んで、送り主が誰で、どのような内容のFAXが送られてきたかを一目見て把握するためです。

また本誌に書かれていないことの覚書や補足説明を書くこともできます。

さらに、FAX送信では途中で通信が途絶えて資料がすべて送信されないこともあることから、FAX送付状で何枚の資料を送ったのかを確認できると、FAXが正しく送付されたことを確認するための手掛かりになります。

FAX送付状の書き方や用紙のサイズは？

FAX送付状の紙サイズはA4が一般的

FAX送付状に使われる紙のサイズは、FAX機に合わせた大きさになりますが、A4サイズが最も一般的です。

かつてはFAX用紙の節約のためにA4の1/2サイズが使われていたことがありましたが、最近ではA4サイズが定着しています。

FAX送付状の構成

1. 「表題」
   表題には「FAX送付状」のほかにも「FAX送信表」「FAX送り状」などもあります。
2. 「FAXの送信日付」
   FAXを送信する日付です。
   見やすい方がいいため、表題下、右端に少し大きめなフォントなどを使いわかりやすく表記します。
3. 「FAXの送付先の宛名」
   送信先の宛名は、相手の社名、部署名、役職、担当者名の順に記します。
   社名は略さないのが本式です。
   また担当者名が分からない場合は、部署名に「御中」をつけて送付します。
   （例）
   担当者名が分かっている場合：ABC株式会社　営業部　部長　山田太郎様
   担当者名が分からない場合：ABC株式会社　営業部御中
4. 「FAXの送信者の宛名」
   FAXの送信者の宛名は、同じく会社名から始まり、住所、電話番号、FAX番号、部署名と自分の氏名を書きます。
5. 「あいさつ文」と「FAXの内容」
   ビジネス用のFAX送付状ならば、「拝啓」などの頭語に始まり、FAX送信の簡単な要約、末文と「敬具」などの結語で終わります。
   拝啓のあとに、時候の挨拶を入れてもいいでしょう。
   またFAX送信の内容の要約は、「FAX内容記載欄」として別に設けて書く方法もあります。
6. 「枚数」
   FAX送付状に忘れてはならないのが、書類を何枚送ったのかを書き記すことです。枚数を提示することで、送付先は正しく書類が受け取れたのかを確認しやすくなります。

見積書や注文書のFAX送付状のマナーとテンプレート

FAX送付状を最初に送るのがマナー

メールや郵送で見積書や注文書を送ることが一般的になっていますが、FAXで送る場合もあります。

その際はビジネスマナーとしてFAX送付状を最初に送り、続けて注文書や請求書を送ります。

送付状の内容は上記に記した送付状の書き方を参考にしていただき、「確認」「返信の有無」「至急」など相手先に対応してもらいたい事項を追記することもできます。

見積書のFAX送付状テンプレート

ここでは見積書などを送る際のFAX送付状テンプレートを紹介します。

FAX内容に関しては、挨拶文とは別にFAX内容を記載するパターンです。

履歴書のFAX送付状のマナーとテンプレート

送付状に続き履歴書、職務経歴書の順番で送るのがマナー

就職活動中に応募先からの依頼で履歴書をFAXで送ることがあります。

その時のマナーは、「送付状」に続き「履歴書」「職務経歴書」の順番で送信します。送付状にも同じ順序で、送信枚数欄に書き込みます。

また挨拶文本文には、「履歴書を送ること」と併せて「ぜひ確認してもらいたい」などアピール文も書き添えることもできます。その際には1文または2文で簡潔に書き添えます。

履歴書のFAX送付状テンプレート

ここでは履歴書を送る際のFAX送付状のテンプレートを紹介します。

まとめ

「FAX送付状」はFAXを送るときに最初に送る書面です。FAXで送られる内容と枚数を簡潔にまとめることで、送付先にFAX送信の内容をわかりやすく伝えることができます。