相手に対して謝罪する際に使われる「ご迷惑」という言葉ですが、正しく使えていますか？間違った使い方をすることで、謝るはずの相手に不快感を与えてしまうこともあります。「ご迷惑」のメールでの使い方や類語を紹介するので参考にしてください。
「ご迷惑」の意味と類語
「ご迷惑」の意味は「相手が不快な思いをする」
「ご迷惑」の「迷惑」には「ある行為がもとで相手に不快な思いをさせること」や「迷い戸惑うこと」という意味があります。ビジネスで使われる「ご迷惑」は主に「ある行為がもとで相手に不快な思いをさせること」という意味として謝罪の際に使われます。「ご迷惑」の「ご」は丁寧に表現する際に使われる接頭語であるため、「ご迷惑」は目上の人へ使える言葉となります。
「ご迷惑」は謝罪する際に使える
ビジネスにおいて「ご迷惑」は多くが謝罪のシーンで使われます。自分の行為が元で相手に不快な思いをさせた場合や、自分の行為により不快な思いをさせてしまう可能性がある場合に「ご迷惑」を使って謝罪の意を表します。
「ご心配」や「お手数」は類語である
「ご迷惑」の類語には「ご心配」や「お手数」「失礼」などが当てはまります。「ご迷惑」と同じように、相手に謝罪をする際に使われる言葉です。ただ、類語ではあるものの状況によって使い分ける必要があるため注意してください。
「ご迷惑」は相手に不快な思いをさせたことに対して謝罪する際に使われますが、「ご心配」は相手に不安や心配を与えた際に使われます。「お手数」は相手に時間や労力をかけたことに対して、「失礼」は目上の人に無礼な言動をしたことに対して謝罪する際に使われます。謝罪をする際に使われる言葉ですが、何に対する謝罪であるかを考えて使い分けてください。
謝罪をする際の「ご迷惑」の使い方
「ご迷惑をおかけしてすみません」は迷惑に対する謝罪の言葉
目上の相手に迷惑をかけたことに対して謝罪する際に使われる言葉が「ご迷惑をおかけしてすみません」です。敬語表現からして目上の人へ使う言葉として問題ないのですが、「すみません」よりも丁寧に気持ちを表現したい場合は「申し訳ございません」が適しているといえます。
「ご迷惑をおかけしてすみません」でも間違いではありませんが、心から謝罪していることを表す場合は「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」や「ご迷惑をおかけしたことお詫び申し上げます」と言い換える方がいいでしょう。
迷惑をかけている際は「ご迷惑をおかけしております」
現在進行形で相手に迷惑をかけている際に「ご迷惑をおかけしております」が使えます。「迷惑」は相手に不快な思いをさせていることを意味する言葉であるため、「ご迷惑をおかけしております」は「不快な思いをさせてしまっています」という文章となります。しかし、単に上記の意味合いで使われるだけでなく、不快な思いをさせてしまい申し訳ないという意味を込めて使われる場合もあります。
「ご迷惑をおかけしております」には「不快な思いをさせていることを申し訳なく思います」と謝罪の意味が含まれているとはいうものの、謝罪の意思を確実に伝えたい場合は「申し訳ございません」や「お詫び申し上げます」と付け加えて使いましょう。
メールや年賀状にも「ご迷惑」は使える
話し言葉としてだけでなくメールや年賀状などの書き言葉としても「ご迷惑」を使うことができます。目上の相手へ不快な思いをさせた際に送る謝罪メールでは、ポイントとなる冒頭や文末に「ご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんでした」と加えることで相手に謝罪の意思が伝わりやすくなります。
上司や取引先の人へ送る年賀状へも「ご迷惑」を使うことができます。例えば「昨年、皆様方には多くのご迷惑をおかけいたしました。少しでもお力になれるよう頑張りますので、ご指導の程よろしくお願い致します」という文章だと、昨年のお詫びに加えて今年の意気込みを表した年賀状となります。
ビジネスシーンで謝罪をする際の例文
「ご迷惑をおかけすると思いますが」を使った例文
まだ起きていない出来事に対して「ご迷惑をおかけすると思いますが」が使えます。例えば相手に依頼をすることにより迷惑をかける可能性がある場合「ご迷惑をお掛けすると思いますが、よろしくお願い致します」となります。ただ、人によっては「迷惑がかかると知りながらお願い事をするのは失礼だ」と感じる人もいるため使う際は注意してください。
「ご迷惑をおかけしました」を使った例文
過去の出来事に相手が不快な思いをし、謝罪をする際に「ご迷惑をおかけしました」が使えます。例えば請求書の金額が間違っていたことに対する謝罪だと「請求内容の誤りについて、ご迷惑をおかけしましたことお詫び申し上げます」となります。
「ご迷惑」の類語「ご不便」を使った例文
「ご迷惑」の類語には「ご心配」「お手数」「失礼」があることを説明しましたが、不自由を意味する「ご不便」も類語に当てはまります。例えばこちらのミスにより相手に不自由な思いをさせた際「こちらの不手際によりご不便をおかけしたことお詫び申し上げます」と使うことで、不自由に対する謝罪の文章となります。
まとめ
相手に不快な思いをさせてしまい、謝罪をする際に「ご迷惑」が使えます。「ご迷惑」を使った謝罪文は様々ですが、中には失礼と捉えられる言葉もあるため注意が必要です。何に対する謝罪なのか、状況によって類語と使い分けてください。
