「請求書」の書き方とは?作成方法から送り方まで解説

「請求書」とは代金の支払いを求めるときに作成される書類ですが、決められたフォーマットがないため、どのように書くのか迷ってしまうことがあります。

今回は、請求書の書き方から送り方まで解説して、源泉徴収額が記載すべきか、手書きがいいのか、または金額の書き方など請求書作成時の疑問にもお答えします。



「請求書」とは?

「請求書」とは代金を求めるための文書

「請求書」とは物品の販売やサービスの対価にたいして代金を支払うことを求めるための文書です。支払われるべき金額のほかに、何に対する代金を請求しているのかを示す内容や内訳、さらに振込先などが記載されます。

支払いを忘れるといったトラブルを防ぐとともに、支払いを確定する役割があります。

請求書に記入すべき必須事項

請求書の必須事項

請求書には決められたフォーマットはありませんが、請求書に書かれるべき事項は次の通りです。

  1. 表題「請求書」
  2. 請求者の名前や住所
  3. 請求先の宛名
  4. 請求日
  5. 請求内容
  6. 請求金額

それでは、それぞれの詳細を見ていきましょう。

表題は「請求書」

表題は「請求書」で、他の書類と区別しやすいように書面上部にはっきりとした自体で表記します。

請求者の宛名は請求書の作成者名を記載

請求者の宛名には、請求者の社名から住所に、請求書の作成者の名前も書きます。必要であれば電話番号やメールアドレス、また社印が押されることもあります。

請求先の宛名は「御中」や「様」を忘れずに

請求先の宛名には社名や部署名で終わるのならば「御中」、社名に加えて個人名も書き添えるのであれば「様」を付けて、省略することなく正しく宛名を書きます。

請求日は請求先の会計締日

請求日は、請求書を作成した日付けにしてもいいのですが、請求先の会計の締結日に合わせた請求日が求められることもありますので、事前に取引先と話し合っておくのがいいでしょう。

請求内容は請求先にわかりやすく書く

請求内容は、購入された商品やサービスに、単価、数量など、請求先が何についての請求なのかをわかりやすく具体的に書きます。

請求金額の合計は内税で記載

請求内容のあとに、請求する金額の詳細を記します。小計は消費税抜きの合計金額、消費税には消費税額、合計には消費税込みの合計金額を書くことで、支払いの内訳が分かります。

消費税の小数点以下は切り捨てられることが多いものの、どのようにするかは取引先と事前に確認しておきます。

請求書に記入すると便利な事項

取引先番号は書類管理に便利

取引先番号は請求書番号とも呼ばれ任意でつけられるものですが、書類の管理に便利なためよく使われます。また、取引先番号は請求日の下に記載されることが多いです。

振込先は詳細に記す

振込先は請求者の口座番号を記しますが、請求先が分かりやすいように、金融機関名や口座番号だけでなく支店名や口座の種類も記載します。また口座氏名もカタカナで表記するといいでしょう。

振込手数料は請求者と請求先のどちらが請け負うのかは、事前に確認しておきます。

支払い期限は取引先と話し合って決める

支払い期限を明記する場合は、請求先が勝手に決めるのではなく、取引先と話し合い確認した上で記します。支払い期限は翌日末とする場合が多いのですが定例に従うのではなく、毎度、取引先との確認が必要です。

請求書の作成で注意すること

源泉徴収額は請求書に書いた方がいい

源泉徴収とは、給与や報酬の支払い者が報酬を支払う際に、所得税などの税金を差し引く制度です。源泉徴収の対象は給与所得だけでなく、原稿料、弁護士などの特定の資格を持つ人へ支払われる報酬や接待などで接客業者に支払われるギャラなどです。

源泉徴収額は請求書に書く必要はないのですが、書いておくと実際に振り込まれた金額と請求書の総計とが食い違うことによるトラブルを避けることができるため、源泉徴収額を記載するのがいいでしょう。

手書きの請求書は改ざんされるリスクが減る

請求書は手書きで書くこともできます。そのメリットは筆跡から改ざんされるリスクが少なくなることです。

ただしデメリットとして、計算ミスや書き忘れなどが起こりやすく、請求書の作成にも時間がかかります。多数の請求書を短い時間で作成するには能率的とは言えないでしょう。

請求日の表記の西暦・和暦は取引先に合わせる

請求日は西暦と和暦のどちらを使っても構わないのですが、もしも取引先が西暦を望むようであれば西暦で、和暦なら和暦を使うようにします。

元号の最初の年は元年と呼び、2019年5月1日より和暦を用いる場合は「令和元年」と表記します。

請求金額の書き方

金額の明記の仕方に決まりはないのですが、通例として、3桁ごとにカンマ「,」を入れて、「¥」で始める場合には、金額のあとには伸び棒「-」を付けます。

「円」を使うなら「円」の前に金額を書き入れるか、金額前に「金」、後ろに「也」を書き入れる書き方もあります。

請求金額の書き方例:
「¥25,000-」
「25,000円」
「金25,000円也」

請求書に印鑑を押せば信頼度が増す

請求書の発行者の社名の横に角印が押されることがありますが、慣習によるもので法的な意味はありません。そのため、請求書に印鑑がなくても正式な請求書として取り扱われます。

ただし押印があることで請求書を発行したことを証明したことになり、もしも押印のある請求書が偽造されれば法的処置が取られます。請求書としての信頼度が増すことから、押印された請求書のみを受け付ける業者もあります。また個人の場合は、個人名の入った認印でも構いません。

交通費には領収書も添付

交通費を請求内容に書く場合には、単に交通費と書くのではなく、交通費の内訳を具体的に記載します。移動区間や移動方法などを記したうえで、証明するために領収書も添付します。

請求書の送り方

請求書に使う封筒は長形3号

請求書はA4サイズの用紙が用いられることが多いため、A4サイズの紙を三つ折りにしたときにサイズの合う長形3号の封筒が多く使われます。

宛名は正しく書き、封書の表に「請求書在中」と明記するとわかりやすくなります。

請求書は普通郵便で送る

請求書は普通郵便で送り、メール便で送ることはできません。

請求書は信書に分類されています。信書とは特定の受取人に事実や意思を示すための文書のことで、信書をメール便で送ることは違法行為として禁じられています。

まとめ

「請求書」とは購入された商品やサービスの代金の支払いを求める文書のことで、決められたフォーマットはないものの、記載されるべき事項を網羅して請求先が一見でわかりやすいようにまとめます。