「タイムマネジメント」の意味は?方法やコツ・導入のメリットも

限られた時間の中でさまざまな事柄を効率的にこなしていくには、ある程度の時間管理が必要です。社会時になったら「タイムマネジメント」は必須スキル。ぜひ、時間を大切にしながら有効に使っていきたいものです。

今回は「タイムマネジメント」の言葉の意味をはじめ、タイムマネジメントの方法やコツ、導入のメリットと併せて紹介していきましょう。



「タイムマネジメント」とは?

そもそも「タイムマネジメント」とはどういうものなのでしょうか?「タイムマネジメント」の意味と概念から解説します。

「タイムマネジメント」の意味は「時間を有効活用する」

「タイムマネジメント」は「時間を有効活用すること」という意味があります。限られた時間枠で目標やゴールを達成するために時間を有効的に活用し、出来る限り効率よくものごとを進めていくことを言います。

「タイムマネジメント」は英語の「time management」のことで、直訳すると「時間管理」です。時間とやるべきことをリンクさせて、効率的に日々の予定をクリアさせていくことを可能とするのが「タイムマネジメント」でもあります。

ことに、社会人になると多くの課題や業務を時間内に終わらせなければならないことが増えてきます。一日の中で、一人の人間がこなせるワークボリュームにはリミットがあります。そこで考えたいのが「限られた時間を有効的に使う」こと、つまり「タイムマネジメントなのです。

「タイムマネジメント」は重要なビジネススキルの一つ

「タイムマネジメント」は、ビジネスシーンではタスクを効率的に進めて、限りある時間を有効的に活用することです。今や、「タイムマネジメント」は社会人に求められる最も必要なスキルであり、このスキルがあるかどうかで職場での評価や成果も変わってくると言われています。

しかし、「タイムマネジメント」は知識や技術を磨くというスタイルで習得できるスキルではありません。そのため、タイムマネジメントの方法やコツを理解し、少しずつ実践していくことが必要になります。

もちろん、同じ職場内でも、ポジションや職種によって業務の量や進め方が異なってきます。そのため、タイムマネジメントにおいても誰もが一様に同じわけではないでしょう。そうすると、その人にあった個人レベルのタイムマネジメントが必要になってくるということになります。

「タイムマネジメント」の方法とコツは?

それでは、実際に職場で活用すべき「タイムマネジメント」の方法とコツを紹介しましょう。

仕事でやるべきことをリストアップする

まず、仕事でやるべきことをリストアップしてみましょう。その日に終わらせなければならないこと、今週中に終わらせなければならないことなど全てを含めて「やるべきこと」を挙げていきます。

もちろん、「やることくらい頭に入っている」と自信タップリの人もいるかもしれませんが、リストアップで期待することが「活字にして、やることを視覚で捉える」ことです。ここで、うっかり見落としていた小さなタスクを拾い上げ、後々時間がなくて焦らないように再度確認することができます。

また、この時点ではできるだけやるべきことを細部まで書き出すことが大切です。大きな仕事から小さなタスクレベルまでを箇条書きにしていきましょう。

優先順位をつける

次に、必要なのが「優先順位」です。「タイムマネジメント」が必要な人のシチュエーションを考えると、おそらく日々の業務処理に悪戦苦闘し、何とか効率よく時間内(期限内)に仕事を終わらせたい人がほとんどでしょう。

優先順位のつけ方は人それぞれですが、取引先に提出する書類の作成や、会議やミーティングの日程調整など「対取引先向け」なのか、また事務処理や資料の作成など「対自社向け」なのかという言った点も含め、最も優先度の高いものから順番に書き出していきます。

また、日々のルーティンワーク以外にも、予定外に仕事やタスクを頼まれることはよくあります。その時は「どれくらい時間を要するのか」を考え、5分から10分程度の場合で、現在取り掛かっているタスクに影響がなければ、その場で終わらせてしまうことも大切です。

スケジュールに余裕を持たせる

「タイムマネジメント」の重要なポイントとの一つに「スケジュールに余裕を持たせる」ことが挙げられます。これは非常に大切な概念で、納期や締め切り時間のギリギリになってから慌てないようにするための必要な対策でもあります。

できれば、締め切り時間の数時間前に「自分にとってのタイムリミット」を設定しておくと、心に余裕が出てきます。本締切時間のギリギリでスケジュールを組んでしまうと、とっさの変更や思わぬ来客などに対応できなくなる可能性があるからです。

職場では自分の仕事が忙しい時に限って、上司にさまざまなことを頼まれることがあります。しかし、たとえそれが小さなタスクでも、突然飛び込んできた頼まれごとに、あたふたしてしまうことも考えられます。ここで慌てたり、パニックになるとミスやエラーにつながることもあるため、スケジュールに余裕を持たせることは必須項目となります。

「タイムマネジメント」を導入するメリットは?

それでは「タイムマネジメント」を導入するメリットを紹介しましょう。

健全なワークバランスが維持できる

仕事を断ることに罪悪感を感じている人は仕事の許容量を超えているにもかかわらず、仕事を受けてしまうこともあるでしょう。そうすると、必然的に残業時間も増えてきてしまいます。実際、働き改革が進む中、ワークバランスを維持することは企業のミッションステートメントの一つにも掲げられているほど重要な部分となっています。

「タイムマネジメント」のメリットは、できるだけ時間を有効に使うことで、残業時間を減らすことができる点です。そうすれば、プライベートとの心地よいバランスが生まれてきます。

「タイムマネジメント」はゆっくり仕事をして難なく定時に上がることができる人には必要ありません。現状態で業務のボリュームが手に余り、残業を余儀なくされてしまっている人に必要な試みです。このような人はワークバランスが崩れてしまっている可能性があるため、「タイムマネジメント」を導入して、仕事生活の改善を始めましょう。

上司・部下・取引先からの信頼度が上がる

「タイムマネジメント」のもう一つのメリットは、業務や連絡に対し、時間的に余裕を持つことで相手から信頼されるようになるという点です。たとえば、約束時間のギリギリになってから連絡をするより、時間に余裕を持って連絡をしたほうが、相手に与える印象は良いはずです。加えて、上司への書類や報告書を提出する時やルーティーンワークの仕上がり時間においても、同じことが言えます。

「タイムマネジメント」は使う側にメリットがあるだけではなく、周囲に与える影響もポジティブなものばかりです。「いつも連絡が早い」「時間内に必ず書類を提出してくれる」というプラスの評価が続けば、結果的には好成果につながり、さらに周囲への信頼感へとつながってきます。社会人が何よりも手に入れたい「信頼」は「タイムマネジメント」を効果的に実践して手に入れましょう。

まとめ

「タイムマネジメント」は「時間管理」のことで、限られた時間の中で有効的に活用することを言います。タイムマネジメントは社会人にとっては必須のスキルであり、企業で健全に働くために身に着けたい習慣とも言えるでしょう。

社会人になると、上司から「今日中に」と言われながらも、心の中で「それは無理」と思うことも多いでしょう。突然の頼まれごとでストレスをためないためにも、今日から「タイムマネジメント」を導入してみませんか?心に時間的な余裕を与え、仕事を無理なく時間内に終わらせるためにも「タイムマネジメント」を有効的に活用していきましょう。

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某私立大経営学部卒、大手旅行会社、商社を経て、豪州へ移住。米国PCメーカーのカスタマー部に勤務後、カンガルーやエミューのいるNSW州の片田舎で生活を開始。田舎暮らしをきっかけにフリーランス(ライター・翻訳)に転身し現在に至る。趣味はゴルフ、料理、ローカルとのゴシップ、キャンプ。