社員が10人以上いる会社に必要なのが「就業規則」。違法ですが、作成していない会社も意外とあります。今回は就業規則の作り方を紹介します。雛形やテンプレートを使って作る場合の注意点や、作った内容を変更するときの手続きまで紹介していますので、ぜひ参考にして就業規則の作成と届出を行いましょう。
「就業規則」とは？
「就業規則」とは「従業員と会社のルールをまとめたもの」
「就業規則」の意味は、”従業員と会社が守るルールをまとめたもの”です。働く場所や時間などの基本的なことから、社内で守るべきルールや、やってはいけないことなどが書かれています。ルールを破ったときの罰則や、事情があって働けなくなったときの休職など、幅広くルールが設けられていますので、働く上で知っておいた方がよいでしょう。
就業規則がない場合は上司に確認をしましょう。基本的に、従業員が10人以上の会社は就業規則を作成しなければなりませんので、ないと思っていても、実はあるかもしれません。
「就業規則」の作成方法とは？
就業規則の内容に「絶対的記載事項」は欠かせない
就業規則には、必ず書かなければならない「絶対的記載事項」と、ルールがある場合には書かなければならない「相対的記載事項」があります。それぞれ、以下のような項目があります。
絶対的記載事項
- 始業・終業時刻
- 休憩時間、休日、休暇
- 就業時転換（交代制勤務の場合）
- 賃金の決定、計算、支払いの方法
- 賃金の締切り、支払いの時期
- 昇給
- 退職・解雇
相対的記載事項
- 退職手当
- 賞与・最低賃金額
- 食費・作業用品等の負担
- 安全衛生
- 職業訓練
- 災害補償・業務外の傷病扶助
- 表彰・制裁
例えば、「絶対的記載事項」の「昇給」は、昇給の制度がなかったとしても、その旨の記載をしなければなりません。反対に、「相対的記載事項」の「退職手当」は、退職手当を支給する会社は記載しなければなりませんが、支給しない会社は記載しなくても問題ありません。
ここに書き上げた項目以外にも、「企業理念」や「服務規程」など、さまざまな項目をつけたすことができます。
就業規則の雛形やテンプレートを使うときは法改正に注意
就業規則を0から作成するのは難しいので、一般的には雛形やテンプレートを利用して、自分の会社に合わせたものに変えていくことが多くなります。代表的なものであれば、厚生労働省が配布している「モデル就業規則」があります。
他にもたくさんの雛形やテンプレートがありますが、使う時には法律の改正に対応しているか確認しましょう。
就業規則には、労働基準法だけでなく、たくさんの法律がかかわってきます。例えば、育休に関する法律が変われば、育休に関する就業規則の中の規定を変える必要があります。細かい法律をすべて確認しながら、法律違反か確認していくのは大変な作業ですので、できるだけ新しいもの利用して作成しましょう。
「就業規則」を作成したらどうする？
作成したら労働基準監督署へ届出
就業規則を作成したら、労働基準監督署に提出が必要です。特に従業員が10人以上の会社は、就業規則を作成しただけでは法律違反ですので、届出までしっかりと行いましょう。
労働基準監督署へ届け出るときには、出来上がった就業規則だけでなく、「就業規則届」と「従業員代表の意見書」が必要です。
「就業規則届」は、提出窓口にフォーマットが用意されているので、利用すると良いでしょう。会社名、住所、使用者の名前などを記入し、就業規則を作成したことを記載して提出します。
従業員代表の意見書が必要
就業規則の届出には、「従業員代表の意見書」が必要です。労働基準法では、就業規則を作成したときや、変更したときには、従業員代表の意見を聞かなければならないとされています。その意見を書いたものが意見書で、就業規則の届出には欠かせないものになっています。
従業員代表とは、従業員の過半数で組織している労働組合がある場合には、その労働組合、ない場合には過半数を代表する人とされています。会社によっては選挙などを行い、代表者を決めています。
従業員代表の意見書には、労働組合の有無、労働組合や従業員代表の名前、意見、記入日を書くことが一般的です。あくまでも「意見」が書いてあればよく、就業規則の内容に納得がいっていない、反対している、という意見が書いてあったとしても、就業規則の届出は可能とされています。
「就業規則」を変更する方法とは？
「就業規則変更届」を労働基準監督署に提出
就業規則は、作成して終わりではありません。運用していく上で、改善点が見つかった場合や、法改正があったときなどは、内容を変更して届出をします。
就業規則を変更するときには「就業規則変更届」を労働基準監督署に提出します。就業規則を提出するときと同じく「新しい就業規則」と「従業員代表の意見書」を一緒に提出しなければなりません。
「就業規則変更届」とは、「就業規則届」と同じく、会社名、住所、使用者の名前などを記入し、就業規則の変更点を記載して提出します。
まとめ
「就業規則」とは、社内のルールをまとめたものです。従業員が10人以上の会社が作成して、労働基準監督署に提出しなければなりません。就業規則を作るときには、就業時間や賃金などの絶対的記載事項を必ず書き、必要があれば相対的記載事項や、その他のルールを付け加えましょう。完成したら、従業員代表の意見書をつけて、労働基準監督署に提出をします。雛形やテンプレートを使って作ることができますが、法改正には注意して作成しましょう。
