「業務改善」とは?問題の探し方とフレームワーク・報告書の書き方

「業務改善」とは、より効率的に業務を遂行する目的で行われますが、具体的にはどのようなステップで行われるのでしょうか。

今回は「業務改善」の意味と効果、業務改善すべき問題点の探し方とフレームワーク、「業務改善提案」と「業務改善命令」との違いと業務報告書の書き方に加えて、英語表現も解説します。



「業務改善」の意味と目的とは?

「業務改善」とは「業務効率化のために行われること」

「業務改善」とはビジネスにおいて「業務の効率を上げるために業務内容を見直してよくすること」です。「業務」とは職業や事業において行われる仕事のことで、一方、「改善」とは悪いところを改めて良くすることです。

すなわち「業務改善」とは、仕事をする過程においてうまくいっていない点や問題点などを発見し、それを改善してより効率的に仕事を行うようにすることを意味します。

目的は「時間短縮」「コスト削減」「品質向上」

業務改善が行われることで期待される効果のひとつは業務の効率化されることで、業務の開始から終わりまでにかかる時間が短縮されます。また業務改善により無駄なことが排除されてコスト削減が実現します。

時間やコストが削減されることで、顧客の要望に応えつつスピーディに商品やサービスが提供できるようになり品質の向上にも繋がります。

問題点の探し方とフレームワーク

「無くす」「減らす」「変える」で業務改善ポイントを探す

業務改善すべき問題点を探すためには、「無くす」「減らす」「変える」の視点から業務状態を分析します。この三つの視点からの分析方法とよくある改善ポイントの具体例を併せて紹介します。

  • 無くすことができる業務

日常業務の中で無くすことができる業務を探します。具体例としては、日報です。しっかりと管理されていない日報なら週報に切り替えて、業務時間の短縮を図ります。

  • 減らすことができる業務

無くすことができなくても減らすことができる業務はないかと見直してみます。例えば、毎日のデータ入力を週一回まとめるようにすればより効率的な業務形態になる可能性があります。

  • 変えることができる業務

業務形態で変えるべきことを検討します。手順や担当者を変える、または新しいシステムの導入などで効率化を図ります。

業務改善を行うためのフレームワーク

業務改善には様々な方法が考えられるのですが、ここでは業務改善の方法として特に大切な5つのステップを紹介します。

  1. 問題点の洗い出し
    業務の進行にあたり、支障となっている問題点を探します。
  2. 業務の見える化
    指摘された問題点を把握するために、その問題点のあらゆることを可視化します。業務担当者や所属部署、業務内容の詳細に業務フローなど問題点を浮き彫りにします。
  3. 優先順位
    改善すべき事柄を分析し、改善が必要な順番に順位付けを行います。
    改善の難易度や改善後の効果も視野に入れて優先順位をつけると、満足度の高い業務改善を行うことができます。
  4. タスク化
    具体的にどのような業務改善を行うのかを決定して遂行します。
  5. マニュアル化
    業務改善した内容をマニュアル化します。マニュアル化することで、改善内容を社内全体で共有できるようになります。

「業務改善提案」と「業務改善命令」との違い

「業務改善命令」とは「社員への改善の勧告」

「業務改善命令」とは「業務改善を求めて注意を促したものの改善が見られない社員に対して、改善するように会社からの勧告すること」です。問題があると認められた社員に更生を促すために出されます。

「業務改善提案」とは「業務改善のための提案」のこと

「業務改善提案」は、業務の改善が行われる問題を指摘して改善案を提出することです。「業務改善提案」は業務改善命令のように一社員に対して改善を強いることではなく、会社や部署に対して改善の余地があるのではないかと意見を提出することです。

「業務改善報告書」の書き方とは

業務改善報告書の目的は「企業の利益向上」

業務改善報告書や業務改善提案書を提出する目的は、企業の利益向上のためです。業務を改善することによりどのような利益を会社が得られるのかを明確にするために提出されます。そのため報告書は、現場で働く全社員に提出を求められることもあります。

業務改善報告書を書くときのポイント

業務改善報告書には、改善されるべきこととその改善方法が記されます。具体的には、改善されるべき問題とその問題を改善するための具体的な方法、必要経費や改善に必要とされる時間、さらに業務改善を行うにあたり考えられる障害や問題点などが書かれます。

業務改善報告書の記載事項

業務改善報告書には次のような事柄が記載されます。

  • 問題点の指摘
  • 問題となっている事柄の現状
  • 改善する目標や改善後の効果
  • 業務改善のための具体案
  • 改善のための必要経費と時間
  • 改善を実施したときの障害の可能性や問題点

「業務改善」と「業務改善命令」の英語表現

「業務改善」は英語で「business improvement」

「業務改善」は英語で「business improvement」と表現されます。「business」は「職業」という意味もありますが、「業務一般」や「仕事」という意味もあります。

また「improvement」は「改善する」という意味の動詞「improve」の名詞形で「改良」や「改修」といった意味もあり、「いい方向に何かを変えること」という意味で使われる言葉です。

例文
  • “”Business improvement has made our work more efficient.”
    「業務改善によって仕事が効率化した」

「業務改善命令」は英語で「order for business improvement」

「業務改善命令」は英語で「order for business improvement」と表現します。「order」はカタカナ語「オーダー」としても使われますが、その意味は「命令」です。上からの指示として「order」は使われます。

例文
  • “By an order for business improvement, his attitude in the office has been changed.”
    「業務改善命令によって、彼の事務所にいるときの態度が変わった」

まとめ

「業務改善」とは、業務内容の問題点を指摘し改善して業務の効率化を図ることです。問題点の指摘から始まり、どのように業務改善を行うのか、そのコストや時間などを思慮に入れながらステップバイステップで行います。