「内定辞退」の伝え方とは?電話連絡とメール例文・いつまで可能?

「内定辞退」は多少なりとも採用企業に迷惑が掛かってしまいますが、少しでも企業に失礼にならない方法とはあるのでしょうか。

今回は「内定辞退」の意味と内定辞退率の意味と計算方法、内定辞退の伝え方とメールでの謝罪文の書き方を例文と併せて解説します。また内定辞退のマナーとして内定辞退のできる期間も紹介します。



「内定辞退」とは?

「内定辞退」とは「内定を本人の都合で辞退すること」

内定辞退とは「就職活動や転職活動中に、公になっていないものの入社志願した企業から採用の決定を受けていたものの、本人の都合により辞退すること」です。

内定とは採用企業が求職者に採用を伝えて、求職者が承諾することで成立する雇用契約です。そのため内定辞退は契約の不履行になるのですが、法的に職業選択の自由が認められているため内定辞退をすることができます。

内定辞退は内定式前までに

内定辞退は内定式前までにするのが企業への礼儀です。

内定式とは、内定者が採用企業に入社の意志を確認するために行われるためのセレモニーですので、内定式後の内定辞退は採用企業に多大な影響を与えるので、内定式前までに少しでも早く連絡するのがいいでしょう。

内定辞退率の意味と計算方法とは?

「内定辞退率」で内定辞退者の割合が分かる

内定辞退率とは、ある一定の期間で内定辞退をした人の割合のことです。〇〇年度の新入社員のうち、前年の○月〇日時点で内定辞退率が〇%だったのように表現します。

内定辞退率の計算方法

内定辞退率の計算方法は、内定を辞退した人の数を、内定を取った人の数で割り算出します。

  • 内定辞退率(%)= 内定辞退をした人数 ÷ 内定取得人数

内定辞退の正しい伝え方とは?

内定辞退は「電話」で伝える

内定辞退の伝え方としては主に「電話」「メール」「手紙」がありますが、「電話」で伝えるのがマナーです。企業としては内定辞退は少しでも早く知りたい事柄のひとつなので、電話が早く確実に伝わります。電話とはいえ直接、先方に謝罪することになり、誠意が伝わります。

メールや手紙は読み落としなどもあり、確実に読んでもらえるとは限りません。

電話での内定辞退の伝え方

電話で内定辞退を伝える場合には、会社の営業時間内で忙しい時間帯を避けた午前10時過ぎ、または午後2時から4時ごろに連絡をするようにします。雑音がない場所で、明瞭に相手に内定辞退を伝えます。続いて迷惑をかけることへの謝罪と内定をいただいたことに関する謝意を述べます。

また電話で連絡したことを謝罪する一言をつけ加えることも忘れないようにしましょう。

内定辞退の謝罪文の書き方と例文

メールでも内定辞退はできる

電話をしたもの担当者が不在だった場合などには、メールで内定辞退を伝えることもできます。メールで内定辞退を伝える場合は、件名にメール内容が分かるように、自分の氏名及び「内定辞退のご連絡」のように簡潔にまとめます。

本文は相手に失礼のないように正しい言葉遣いに注意しながら内定辞退の意志に加えて、内定辞退の理由を簡潔な文章で書き表します。その際、謝罪と感謝の気持ちも忘れずに書きましょう。

メールの内定辞退の謝罪例文

例文

件名:【○○大学○○学部(氏名)】内定辞退のご連絡

本文:
○○会社人事部
○○様

 私は先日内定をいただいた○○大学○○学部(氏名)です。

先ほどお電話いたしましたが、ご不在だったためメールにて失礼いたします。

 

この度は内定のご連絡をいただきありがとうございました。

大変嬉しいお知らせをいただいたものの恐縮ですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

○○様には貴重なお時間をいただいたのですが、就職活動を行う中で自分の適性を鑑みた結果、私は貴社にはふさわしくないように思えました。

大変ご迷惑をおかけしますが、ご了承いただきたく存じます。

 

本来ならば貴社に伺い、直接お詫びを申し上げるところですが、メールで連絡を差し上げたことを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

 

末文ながら、貴社の益々のご繁栄をお祈りいたします。

 (署名)

手紙での内定辞退の連絡は状況が限定される

手紙で内定辞退を伝える場合は、すでに内定を承諾した場合、または知人などに採用企業を紹介してもらった場合と格式のある企業に対する内定辞退に限られます。

内定辞退を伝えるのは電話がマナーですが、手紙による内定辞退は丁寧な印象を与えます。そのため内定承諾後の内定辞退で採用企業に多大な迷惑がかかることを詫びるときや、知人などの紹介で円満に辞退をしなくては双方に迷惑がかかるときなどには手紙を書きます。

また老舗企業などの各式のある企業に対しては、プライドを傷つけることになりかねないので手紙により丁重に内定辞退を伝えます。

内定辞退はいつまでできるのか

内定辞退は入社前の2週間前までできる

内定辞退は就業前の2週間前までは行うことができます。民法により、社員が退職を申し出てから二週間後に雇用契約が解除されるという原則に基づき、入社前の2週間前までは内定辞退が許される期間です。

内定承諾書の提出後も内定辞退は可能

内定承諾書を企業に提出した後でも内定辞退はできます。内定承諾書は法的な拘束力がないため、内定承諾書の提出によって内定辞退ができなくなるということはありません。

内定辞退が認められない時は「内定の辞退申入書」を郵送

内定辞退を申し出たものの採用企業側が内定辞退は認めない場合には、「内定の辞退申入書」を企業に普通郵便か内容証明郵便で郵送します。入社2週間前までなら内定辞退そのものに会社の承諾は必要ないため、内定の辞退申入書の提出により内定は辞退したことになります。

それでも企業側が拒否の姿勢を見せた場合には、労働基準監督署に違法行為があったと申告することができます。

入社直前の内定辞退は損害賠償の可能性もある

入社直前の内定辞退となると企業側の負担もあり、損害賠償請求が行われる可能性があります。その場合の賠償金額は、民法の解約の申し入れの二週間後に契約は解除されるという原則から、入社予定日から2週間分までの会社の損失分を請求される可能性があります。

まとめ

「内定辞退」とは「内定を辞退すること」で、入社前の2週間前までは法的に認められています。しかし法的に認められているとはいえ内定辞退は企業に迷惑のかかる行為ですから、遅くとも内定式前までに、早めに電話で伝えることがマナーです。