「内定式」とは採用企業から採用通知をもらった求職者が招待されるセレモニーですが、どのようなことをするのでしょうか。今回は「内定式」の意味と開催される時期、内定式の内容について、さらに内定式を欠席した場合にはどうなるのか、内定式の出欠メールの書き方などを例文も併せて解説します。
「内定式」とは？いつ開催される？
「内定式」とは「内々定者に正式な内定通知を渡すための儀式」
「内定式」の意味は、「内々定が決まった求職者を集めて、正式な内定通知を渡すためのセレモニー」です。「内々定」とは企業側から採用通知を受け取った状態のことで、企業との労働契約はまだ結ばれていません。
内定式で結ばれる内々定者と企業間の労働契約のことを「内定」と呼びます。
内定式の開催は10月1日以降
1０月1日が倫理勲章で定められた解禁日のため、10月1日、またはそれ以降に内定式を行います。倫理勲章とは日本経済団体連合会が定めた新卒者を採用するための基準を示したもので、経団連に加盟している企業はこの基準に従って採用活動や内定式の日程等を決めます。
経団連に加盟していないIT企業や外資系企業等は、倫理勲章を基準としていないので、会社の判断で内定式の開催日程が決められます。
内定式がない企業もある
内定式は必ず開催しなくてはならないセレモニーではないので、内定式を開催しない企業もあります。
内定式を行っている企業が多い一方で、経費の削減や慣習として内定式を行わない等の理由から内定式を開催しない企業も珍しくありません。
「内定式」の内容とは？
内定式の内容①内定授与式で内定を通知する
内定式の主な内容は、採用企業が「採用内定書」などと呼ばれる書類を内々定者に渡して内定を通知します。この儀式は「内定授与式」と呼ばれています。
内定授与により企業は内定者の雇用を確認して、内定者はその企業で働く意思を確認します。また内定を受けたことを証明として「承諾書」を企業側に提出することもあります。
内定式の内容②内定式でTOEICを実施
内定式では社長や人事部の挨拶、事業説明、食事会や親睦会などが行われることが多い中で、研修やグループワークが行われることもあります。
英語重視の企業が内定者の自己啓発を目的としてTOEICのような英語試験を行われることもあり、内定式を単にセレモニーとしてではなく入社準備の機会と捉えている企業もあります。
内定式の内容③内定式で自己紹介が行われることも
内定者数が少ない場合には、自己紹介が行われることがあります。自己紹介では、氏名のほかに出身大学等の簡単な自己紹介に加えて、入社後の抱負を簡潔に述べることを求められることもあるでしょう。
内定式に出席するときのポイントとは？
受付は開始10分前には済ませる
内定式の受付は、内定式直前では企業側に迷惑が掛かるので、内定式の開始10分前ほどに済ませるのがいいでしょう。
遅刻は厳禁で、交通事情などで遅れる場合には遅刻する旨を担当者に連絡します。
服装はリクルートスーツが無難
内定式に出席するための服装は、リクルートスーツです。会社主催で催される行事なので、入社後を想定した服装で髪色なども派手にせず、社会人として相応しい身なりにします。
お礼メールの送信は翌日の朝までに
内定式に出席したお礼のメールは必ず出さなくてはいけないというものではありませんが、お礼メールを出すことで企業側にいい印象を残すことができるでしょう。
お礼メールの内容は、感謝の言葉に内定式の感想、また入社への抱負などを述べて簡潔にまとめます。またお礼メールは内定式当日、遅くとも翌日の朝までの送るのが礼儀です。
内定式の出欠メールの返信の仕方とは？
返信メールの書き方
内定式の出欠席を返答するメールには、最初に氏名と併せて出身大学や学部名を書き、続けて、内定式の招待へのお礼を簡潔に述べます。
次に、出欠席の回答を書きます。続けて、招待状に記されていた内容の確認の文章を書き添えてもいいでしょう。
最後に締めの文章で終わります。
返信メールの例文
○○会社人事部
○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の（氏名）です。
内定式のご案内をくださりありがとうございます。
是非とも出席させていただきたいと思います。
以上、どうぞよろしくお願いいたします。
送信するときの注意点
内定式の招待への返信は、招待メールが届いた当日、遅くとも翌日までに返信します。出欠席を即決できない場合には、○月〇日までには返信するという内容の返信をします。
また返信の際には、件名は変えず返信することが返信メールのマナーです。
内定式を欠席するとどうなる？
内定を取り消されることはない
内定式の欠席を理由に内定を取り消されることはありませんが、会社側に悪い印象を与えることになるでしょう。また内定式で説明される入社後の説明などを聞き逃すことになり、他の内定者から後れを取ることになります。
欠席する場合は早めに連絡
内定式の出欠席の返答は早めに済ませるのがマナーですが、欠席の場合は特に早く、電話やメールで伝えます。
内定式の欠席により内定承諾書の取り交わしなどの手続きができないので、別日に会社にて、または郵送などで手続きを行うことがあります。
「内定式」の英語表現とは？
「内定式」は英語で「job offer ceremony」
「内定式」は英語で「job offer ceremony」と表現できます。ただし「内定式」は日本企業の文化なので、外資家の企業では開かれることはありません。そのため「求人のセレモニー」という意味で「job offer ceremony」と表現をすることで、内定式のニュアンスを伝えることができるでしょう。
- “I will attend at the job offer ceremony.”
「内定式に出席します」
まとめ
「内定式」とは内々定者が内定を確定するために企業が開催する式事です。10月1日以降に行われるのが一般的で、内定授与式や親睦を深めるための食事会が開かれることもあれば、グループワークや研修を行う企業もあります。
「私は学生生活で養った、責任感を持って与えられた役割を最後までやり抜く力を入社後も大切にしていきたいと思っています。どうぞよろしくお願いします」