「突然のメール」のビジネスマナー!書き方や件名の文例も紹介

ビジネスにおいて、面識のない相手に突然のメールを送ることは珍しいことではありません。しかし、いざ書こうとすると、どう挨拶すればいいか、締め文はどうすればいいか…とさまざまな問題に悩まされ、なかなか進まないことは少なくないのでは。ここでは初めてのメールの注意点を、例文を交えてご紹介します。



突然のメールで最低限守るべきこと

どれだけ言葉が丁寧で、形式に沿った文章が作れたとしても、基本となるポイントが抜けていては、相手に不快な思いを与えたり、礼を欠いてしまったりする恐れがあります。まずは、突然メールを送る上で、最低限心掛けておきたいポイントをふたつ押さえておきましょう。

相手への心遣いが感じられること

わずか数行の内容であっても、メールに目を通すのは意外と面倒なものです。そのため、初めてメールをするときには、忙しい時間を割いて目を通してくれたことに対する感謝や気遣いの気持ちを一言入れておくようにしましょう。

具体的には「初めてメールいたします」「突然のメールをお許しください」などの書き出しがおすすめです。

送り主と送り先の部署・名前は正確に

送信前には送り主、そして自分の部署や名前が正しいかを確認しましょう。こうした間違いは、たとえ初対面でも失礼に当たります。

また、送り先の情報が間違っていると、電話などで連絡をいただいた時や訪問いただいた時に手間をおかけする可能性があるので注意しましょう。

初めてのメールで忘れがちなポイント

普段のビジネスメールとは異なり、初めてメールを送る場合は、以下ふたつのことにも注意することが大切です。

初めてメールすることが分かるように

相手に「いつ会った人だろう」と不審がられないよう、冒頭に「初めてメールいたします」などと入れておきましょう。初対面であることを相手に伝えることができます。ただし、「はじめまして」という言い回しは要注意です。人によってはラフな言い方だと感じる場合があります。

またメールの相手が社内の場合、「突然のメール失礼いたします」といった書き方は丁寧過ぎる印象を与えます。「◯◯部の△△と申します。☓☓の件でメールいたしました」と部署と名前、要件が分かれば問題はないでしょう。

メールの目的は冒頭で明確に

突然目的がよくわからないメールが来たら、読む気をなくしてしまうのではないでしょうか。このように目的が分かりづらかったり、前置きが長かったりすると、何を伝えたいのかがわからない文章になってしまいます。メールの目的はできるだけ冒頭に書き込むようにしましょう。書き出しの後に以下のような内容を入れておくと、早い段階で目的を伝えることができます。

  • 今回は◯◯の件でメールいたしました。
  • 貴社のサイトを拝見し、連絡いたしました。

初めてのメールでおすすめの書き出しは

初めてのメールでよく使われる書き出しには、主に以下が挙げられます。

  • 初めてメールいたします。
  • 突然のメール、失礼いたします。
  • 初めて連絡させていただきます。

いずれもひと目で、面識がない相手からのメールであることが分かるのではないでしょうか。また「初めてメールする」ということをわざわざ伝えていることに、丁寧さも感じられるので、おすすめの書き方といえます。困ったときにはぜひ使ってみましょう。

「お世話になっております」は間違い?

すでに企業間で取引がある場合、「弊社がいつもお世話になっております」という意味合いで使用できるため、必ずしも誤用とはいえません。ただし、「初めての相手に対して使うのはおかしいのでは」と感じる人もいます。また、今は取引していない可能性もあるので、先にご紹介した書き方のほうが無難といえます。

英語でメールを送る場合

担当者が海外の方だったり、海外の企業にメールを送ったりする場合、日本でいう「突然のメールすみません」にあたる意味の言葉は、必ずしも入れる必要はありません。日本では礼儀のひとつとしてこうした表現が必要と言われていますが、海外では突然メールを送ること自体が失礼には当たらないからです。そのため英語の場合は、名前や会社名を名乗った直後に要件を切り出しても問題はありません。

ただ、内容によってはスパムメールと勘違いされる可能性があります。本文を読む前に削除されないためにも、初めてメールを送ることなどは入れておいたほうが良いでしょう。書き方は以下文例を参考にしてみてください。

  • 初めてメールをお送りします。

This is my first email(time) to you.

件名や締め文で注意すべきこと

本文と同じく、注意をはらいたいのが件名や締め文です。それぞれの注意点をご紹介します。

件名は要件を明確に

件名が分かりづらいと、広告メールと思われ開いてくれない可能性があります。件名では要件を明確に伝えましょう。

  • アポイントのお願い
  • ◯◯様にご紹介いただいた△△です

また「はじめまして」だけを件名に入れるのはやめましょう。スパムメールだと思われる可能性が高くなります。

締め文は内容によって変更する

メールの締め文を毎回同じにしている人も多いでしょう。しかし、突然のメールの場合は、内容や要望に合わせて変更するのがおすすめです。

例えば返信がほしい場合は、以下のように書くとよいでしょう。

  • 誠に恐縮ではございますが、ご返信のほどどうぞよろしくお願いいたします。
  • お手数ですが◯日までに、ご返信お待ちしております。

また紹介者がいる場合も、締め文でふれておくのがおすすめです。

  • (紹介者が相手の会社にいる場合)◯◯様によろしくお伝えくださいませ。
  • (紹介者が自分の会社にいる場合)◯◯共々、どうぞよろしくお願いいたします。

初めての相手へのメール例文

最後に突然のメール例文をふたつご紹介します。使用する際は必要な部分を変更してご使用ください。

例文1:アポイントのお願いメール

[件名]

アポイントのお願い(◯◯株式会社△△)

[本文]

突然のメール失礼いたします。
◯◯株式会社の△△と申します。

貴社のサイトを拝見し、ぜひ弊社の新商品を提案させていただけないかと思い、メールいたしました。
新商品は□□というもので…(新商品の紹介を簡潔に2〜3行で記載)

よろしければ、一度お伺いして詳細をご案内できればと思っておりますがいかがでしょうか。
ご多忙のところ、大変恐縮ではございますが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

***
◯◯株式会社
(部署名)△△
住所
電話番号
***

例文2:ご紹介いただいた相手へのメール

[件名]

◯◯様にご紹介いただいた△△と申します。(◯◯株式会社△△)

[本文]

初めてメールいたします。
◯◯株式会社の△△と申します。

貴社マーケティング部の□□様にご紹介いただき、☓☓の件でメールいたしました。
資料を添付いたしましたので、ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

不明点がございましたら、いつでも貴社に訪問いたしますので、遠慮なくご連絡ください。
それでは今後共、どうぞよろしくお願いいたします。

***
◯◯株式会社
(部署名)△△
住所
電話番号
***

まとめ

突然のメールは、通常のビジネスメール以上に配慮や丁寧さが必要です。さらにポイントを押さえることで、より読んでもらいやすいメールに仕上げることができます。今回ご紹介したポイントや例文を参考に、ぜひ短時間で失礼のないメールを作ってみましょう。