「プレゼンテーション」のコツとは?プレゼン資料の構成と作り方

プレゼンテーションスキルはビジネスマンには欠かせないスキルのひとつですが、苦手意識がある方もいらっしゃるでしょう。今回は「プレゼンテーション」の意味と目的を明確にして、プレゼンテーションのコツと資料作りの方法について解説します。

「プレゼンテーション」とは?

「プレゼンテーション」とは「テーマにそって説明すること」

「プレゼンテーション」は聞き手に、企画案や計画などあるテーマに従った内容を説明することです。スクリーンなどに資料を提示しながら、自分の考えや意見、情報などを伝えます。略して「プレゼン」と呼ばれることも多いです。

プレゼンテーションの目的は「内容を理解した聞き手が行動に移してもらうこと」

「プレゼンテーション」の目的は、聞き手に伝えたい内容に説明するだけでなく、プレゼンテーションの内容を理解した相手が行動に移してもらうことです。

聞き手が受け身にならないように、プレゼンテーターは聞き手の興味を惹きつけるような話し方をして、聞き手は内容を理解し納得してもらい行動に移してもらうことが、プレゼンテーションのゴールです。

プレゼンテーションのコツは?

プレゼンテーションのテーマ・目的を忘れないこと

プレゼンテーションでは、聞き手にプレゼン内容を伝えることに集中して、余計なことは話さないようにしましょう。事前に聞き手が誰かを知っておくと、聞き手に合わせたプレゼンテーションの構成も組み立てやすくなります。

プレゼンテーションの良し悪しは、聞き手が決めることを忘れないようにしましょう。

文章は短めに

聞き手が聞き取りやすいように文章は短めにします。「…で、」を多用するような長い文章は趣旨がわかりにくいので嫌われます。

重要なことは強調する

プレゼンテーションの根幹にかかわるような重要なことは、聞き手の注意が向くように強調した話し方をします。語気を上げる、話すスピードをゆっくりするなどの話し方を工夫したり、具体例を用いたりすると、印象に残りやすくなります。また手を使ったボディランゲージを効果的です。

プレゼンテーション全体の構成

プレゼンテーションは「イントロ」「本論」「まとめ」で構成される

プレゼンテーション全体は、「イントロダクション」「ボディ」「エンディング」の順序で構成されます。

  • 「イントロダクション」で聞き手の関心を惹きつける

「イントロダクション」はプレゼンテーションのつかみとなる部分です。プレゼンテーションのテーマに関連した家族や趣味など聞き手が関心を持ちやすい話題を提供して緊張感を取るようにします。

その後、本論へのブリッジとして問題提起を行う、聞き手に質問をする、あえて結論を伝えるなどしてプレゼンテーションに集中してもらうように誘導します。

  • 「ボディ」では聞き手の立場に立った説明を

「ボディ」では、テーマに沿った構成でロジカルに話を進めます。伝えたいメッセージを明確にして、それを支えるための根拠や理由、分析結果などを説明します。

資料の音読にならないように、手元の資料はポイントだけをまとめたものを用意して、聞き手を見ながら話しましょう。

  • 「エンディング」では聞き手の行動を促す

「エンディング」では、聞き手にどのような行動を取ってもらいたいのかを伝えます。プレゼンテーションの総括に時間を使うよりも、これまで説明してきた内容から、聞き手がどのような行動を起こすべきかを促すようなまとめ方をします。

プレゼンテーションの資料の作り方

プレゼンテーション資料はいきなりパワーポイントで作らない

プレゼンテーションに資料がいるからといって、いきなりパワーポイントを立ち上げて資料作りを始めるのは得策とは言えません。プレゼンテーション資料の作成前に、次のことをしておきましょう。

プレゼン資料作成の準備①:5W1Hで内容の整理

プレゼンテーションの内容を整理するために、5W1Hを使ってプレゼンのアイディアをまとめてみましょう。

ポイント
Whatこのアイディアとは何か20代のシングル女性向けのインテリア
Whyなぜこのアイディアなのかこれまでにシングル女性をターゲットにした商品はなかったから
Who誰がプレゼンをするのか企画部
Whenいつアイディアが実践されるのか3か月後
Whereどこでアイディアが実践されるのか最初はホームページ上で情報提供。次に店舗で展開。
Howどのような方法でアイディアが実現できるのか20代シングルの女性が関心のあるメディアと提携して情報を得て商品開発・宣伝

プレゼン資料作成の準備②:プレゼンテーションを構成する

次に、上記の5W1Hを反映させながら構成を組み立てます。ビジネス向けのプレゼンテーションの構成には主に3つの構成の仕方があります。

  • 「結論→説明→結果」
    先に結論を提示して、どうしてそのような結論になるのかを説明していきます。プレゼンテーションの最初の段階でプレゼンの目的がわかるので、テーマを聞き手と共有できるメリットがあります。
  • 「事実確認→分析→結果」
    事実または課題となっている点を提示し、それを分析して結果に導くプレゼンテーションです。要点をまとめたコンパクトなプレゼンテーションに向いています。
  • 「起承転結」
    導入部にあたる「起」で現状を提示し、「承」で提示された現状の解説または分析を行い、「転」でこれまでに提示された内容と関係ないと思われる内容を提示し、「結」で結論を提示する流れです。この構成では、時間的に長めのプレゼンテーションになるでしょう。

プレゼンの準備➂:プレゼンテーション資料を作成する

上記で作成した構成に合わせた資料を作成していきます。プレゼンテーション資料として作成されることが多いのは、次の項目です。

  • タイトル:わかりやすいタイトル
  • アジェンダ(目次):プレゼンテーションの流れを簡潔に提示
  • 課題または提案:このプレゼンテーションをなぜするのか、その課題または提案。ビジネス向けプレゼンテーションでは多い。
  • 解決策:具体的な解決策を提示
  • メリット・デメリット:説明された内容から得られるメリット・デメリット
  • 行動喚起:聞き手の行動を促すメッセージ

プレゼンテーション資料作りのポイントは

見やすいプレゼンテーション資料を作る

聞き手にとって見やすくわかりやすい資料を提示できると、聞き手の満足度が上がります。ここでは、見やすいプレゼンテーション資料のポイントを紹介します。

文字を入れすぎない

見やすい資料にするために、文字を入れすぎないことが大切です。テキストばかりにならないように、絵や写真を使い聞き手の関心を向ける方法もあります。

色を使いすぎない

多色の資料は見た目がきれいでも、内容が伝わりにくくなることもあります。特に黄色はスクリーンに映し出すと見えにくい色のひとつなので避けるのがいいでしょう。

ゴシック体で18pt以上

はっきりとした字体と大きさだと見やすくなります。インパクトがあるフォントはゴシック体で、字の大きさは18ptまたはそれ以上にします。

数字データは説得力が増す

数字のデータはプレゼンテーションの資料として説得力が出てきます。ただし細かすぎると見にくくなるので、ポイントを絞ってデータを提示しましょう。

まとめ

「プレゼンテーション」とは聞き手にテーマ内容を説明することですが、ビジネスシーンでは企画や商品説明などさまざまな目的でプレゼンテーションが行われます。いいプレゼンテーションとは聞き手にとってわかりやすいことです。聞き手の立場に立った資料づくりをし、話し方にも工夫しましょう。