「関係者各位」とは?「関係各位」との違いと目上・社外への使い方

PTA宛の文書やビジネスメールなどで「関係者各位」という敬称を目にすることがあります。文書の先頭で使われる丁寧な表現として解釈している人が多いと思いますが、「関係各位」との違いや、目上の人や社外への使い方については、あまり意識していないということもあるのではないでしょうか?

ここでは「関係者各位」の使い方を中心に、使い方での注意点を含めて解説させていただきます。

「関係者各位」の意味とは?

「関係者各位」は通知や手紙で一斉に複数人に呼びかける時に使う敬称

「関係者各位」は通知や手紙、回覧板やメールなど、一斉に複数人に呼びかける時に使われる敬称の一つです。

相手の名前を一つ一つ挙げるのではなく、名前の代わりに一括して使うことができるのが「関係者各位」となります。「関係者各位」という表現を文書の初めで使うことで、相手に礼儀を表し、敬意を示すことができるのが特徴です。

「関係者各位」は事柄に関係している人に文書を送る時に使う

「関係者各位」は、ある事柄にに関係している人に文書やメールを送る時に使われる言葉の一つです。

たとえばビジネスシーンならプロジェクトや企画、イベントなどに関係する全ての一般社員(係長、課長、部長などすべての役職を含む)や外注の関係者、アルバイトスタッフなど、複数人に向けて一斉に文書やメールを配信する時に使われます。

「関係者各位」は目上の人や社外に使っても失礼にあたらない

社会人になると、目上の人や社外の担当者にできるだけ丁寧な印象を与えたいと考えるため、「関係者各位」と言い切りの表現を使うことを躊躇してしまうこともあるでしょう。

しかしながら「関係者各位」は、皆様という意味を持つ「各位」が使われた言葉です。そのため、目上の人や社外の関係者に使うのは失礼ではありません。

「関係者各位」と「関係各位」との違いは?

「関係各位」より「関係各位の皆様」の方が丁寧な印象を与えることも?

「関係者各位」と似たような敬称に「関係各位」がありますが、この二つはどちらも同じ意味を持ち、同じような状況で使われます。基本的には言葉を使う人のセンスによりますが、どちらかというと「関係各位」より、「関係者各位」とした方が、響きが軟らかいと感じる人もいるようです。

「関係各位」よりも、「関係各位の方々」や「関係各位の皆様」とした方が丁寧だと考える人もいます。「関係各位」は正しい表現ですが、人によっては、ややぶっきらぼうな印象を与えてしまう可能性もあることを覚えておきましょう。

「関係各位」は一般社員やスタッフに送る時に最適

一方で、社内の一般社員やスタッフ、直々の部下宛に送る時は「関係各位」としたほうが、逆にスッキリとして良いという意見もあります。

もともと「関係各位」も目上の人に使える言い回しですが、「関係者各位」とするか、もしくは「関係各位」とするかは、相手との位置関係やポジションを考慮してから決めるようにしましょう。

「関係者様各位」「関係各位殿」は間違った使い方

現代では「関係者各位」の関連表現で、「関係者様各位」や「関係各位殿」なども使われることがあります。

一見、読み過ごしてしまいそうな言い回しですが、これらの表現は「各位」という尊敬を意味する言葉に「様」や「殿」を上乗せすることで、さらに丁寧な表現を演出しようとした例です。つまり、尊敬を表す敬称「様」や「殿」をつけた尊敬表現の二重使用となるため、間違った使い方となります。

「関係者各位」はお詫びの文書でも使える

ビジネスシーンでは取引や契約などで相手に迷惑を掛けた時に、「関係者各位」を使って謝罪をすることもできます。

書き方としては「お詫び」「訂正」「誤発注での謝罪」「不良品の回収について」などのタイトルを明確にした上で「関係者各位」を冒頭に持ってきます。文書内でも、「関係者各位には多大なるご迷惑をおかけしました」「商品を購入された方々、また関係者各位に心からお詫び申し上げます」というように使うことができます。

「関係者各位」を英語で表すと?

「関係者各位」は定型文「To whom it may concern」を使う

英語の文書の先頭で宛名として使われるフレーズが「To whom it may concern」です。ビジネス文書や問い合わせの時など、相手が複数の時や担当者が不明の時などに使う便利なフレーズです。ビジネスでは不可欠な定型フレーズとなりますので、この機会に覚えておきましょう。

「To whom it may concern」を使った短文例

ここでは、ジョンさんが商品をオンラインで購入したのに未だに届かず、商品発送のトラッキングナンバーを担当者に問い合わせしている例を挙げてみます。担当者の名前は不明です。

To whom it may concern,
I have purchased the item online the other day but I have not receive it yet.
Could I please have the tracking number?

Regards,
John Micheal

次に複数名にイベント開催の連絡文書をメールで送る例です。

To whom it may concern,
Here is the info regarding the event.

Event date:10th Dec
Place:Green pak
Starting time:10am

Thank you.
Team A

まとめ

「関係者各位」は複数名に一斉に通知や文書を送る時に冒頭に使われる言葉です。「各位」は尊敬を表す「皆様」を意味するため、「関係者各位」を使うことで相手に礼儀を表すことができるのが特徴となります。もちろん、一般社員からあらゆる役所の人たち、社外の関係者、目上の人にも使えるため非常に便利です。

「関係各位」も同じ意味で使われますが、「関係者様各位」や「関係者各位殿」は誤った使い方となります。社会人として自信を持って文書を送るためにも、正しい使い方を理解しておきましょう。