「報告書」の書き方とは?業務・是正・修理報告書のテンプレートも

「報告書」とは、業務や調査の結果を伝えるための書類で、ビジネスシーンや研究機関等で活用されています。今回は、報告書の書き方として基本的な構成や、社内・社外向けの報告書を書くときのポイントを解説します。また業務報告書や是正報告書など、さまざまな報告書のテンプレートも紹介します。

「報告書」とは

報告書とは「業務・調査・研究などの結果を伝えるための書類」

「報告書」とは、業務・調査・研究などの結果を伝えるための書類です。

報告書には、業務報告書、是正報告書、修理報告書など、報告すべき内容や案件に応じてさまざまな報告書があります。

報告書の書き方

報告書には伝えるべきポイントをまとめる

報告書は、提出する相手が知りたい案件の結果や説明などをまとめます。たとえば業務報告書なら、件名や業務内容だけでなく、その結果を報告します。

何を伝えるべきなのかわかりにくければ、業務遂行の目的を考えて、その目的が果たされたのか否かをまとめてみましょう。

また必要であれば、業務遂行にあたって気になったことや問題点なども記載します。

報告書の基本構成と注意点

報告書の基本的な構成は、表題に続き、件名などの基本事項、次に報告内容の要旨と詳細、最後に意見や所感と続きます。

報告書によっては事実内容を重視するため、所感を必要としない場合もあります。

また読みやすいようにすっきりとしたレイアウトを心がけて作成しましょう。

文章は長すぎず、ですます調かである調で語調を統一することも大切です。

社内向けなら上司が求める内容を押さえる

社内向けに作成する報告書なら、報告書の作成前に依頼を受けた上司の意図や目的を把握しましょう。それから作成に取り掛かると、上司が求める内容に合わせた報告書が作成できます。

社外向けなら期限厳守で丁寧に作成する

顧客や取引先などの社外向けの報告書なら、提出期限を守ることが大切です。提出期限ぎりぎりよりは、それよりも前に提出すると提出先に対して親切です。

提出前には、内容に間違いがないことと、提出先に失礼にならないような形式が保たれていることも確認にしましょう。

報告書のテンプレート

業務報告書のテンプレート

業務報告書とは、上司や社内の関係者宛に使われる業務内容を報告するための書類です。

業務報告書に必要な項目は、主に日時は場所などの基本事項、内容、意見・提案・特記事項の3つです。

ここでは、業務報告書のテンプレートを紹介します。詳細は、案件に応じて変えてください。

業務報告書のテンプレート

令和  年  月  日

業務報告書

所属氏名
件名:
業務内容:

 

課題:

 

今後の予定:

 

意見または所感:

 

備考:

 

 

是正報告書のテンプレート

是正報告書とは、是正勧告を受けたときに是正したことを伝えるための報告書です。

是正勧告とは、労働基準監督官による会社の調査により、法令に違反していると判断した場合に、行政指導として行います。

是正報告書の形式に決まりはありませんので、正しく是正したことをわかりやすく明記することが大切です。

是正報告書のテンプレート

令和  年  月  日

是正報告書

○○労働基準監督署長 殿

(社名)
(住所)
(代表者氏名)

令和○○年○月〇日に、是正勧告書により是正を指示された□□基準法違反について、下記のとおりに是正したことをご報告いたします。

違反法条項違反事項是正事項是正完了日
 

 

 

 

修理報告書のテンプレート

修理報告書とは依頼されていた修理が完了したことを報告する書類で、修理内容と修理代金の明細が主に記載されます。

書式に決まりはなく、記入事項は箇条書きで明確に書きましょう。

修理報告書のテンプレート

修理報告書

修理依頼日令和 年 月 日修理完了日令和 年 月 日
担当部署名修理者名
製品番号管理番号
 

交換部品

部品名

数量

修理代金

部品代

小計

消費税

請求金額合計

工事報告書のテンプレート

工事(完了)報告書とは、請け負った工事が完了したことを報告する書類で、社内の関係者に報告する場合や、発注元に報告するために使われます。

記載事項は、工事件名や工期、施工箇所、使用した材料明細や工事費用の詳細です。また、工事完了を証明するために、工事現場の写真も貼付することがあります。

工事報告書のテンプレート

管理番号:○○○○○○○○
日時:       

工事完了ご報告書

               御中 

下記のとおり、工事が終わりましたことをご報告いたします。

工事件名
開始日完了日
工事内容

 

 

 

 

成果報告書のテンプレート

「成果報告書」とは、業務や研究を成し遂げた結果を報告するために書類です。

書き方のコツは、提出先が求めているのは成果の内容ですから、報告書の最初に成果や結果を配置します。その後に説明や理由を続けると、提出先が求めている報告書になるでしょう。

また事柄を端的に表すことです。また、日付や売り上げデータなどの数字を書くことで説得力のある文書になります。

ここで成果報告書のテンプレートを紹介しますが、報告するべき内容によって項目等を変更してください。

成果報告書のテンプレート

令和〇年〇月〇日

成果報告書

報告者:
件名:
概要:

 

成果
 

 

 

改善点 

 

今後の目標 

 

所感 

 

クレーム報告書のテンプレート

クレーム報告書とは、苦情に対応した書類です。その苦情にどのように対応するかによって、クレーム報告書の目的が変わります。

クレーム報告書と銘打っていても、苦情を関係者に伝えるため、苦情を伝えて調査や報告を依頼するため、また苦情をした相手に苦情内容の原因や調査結果を伝えるためなど、さまざまな種類があります。

ここでは、クレームをよこした顧客に対するクレーム報告書のテンプレートを紹介します。

クレーム報告書のテンプレート

令和〇年〇月〇日

クレーム報告書

このたび○○の件で、ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんでした。

お送りいただいた商品を調べましたところ、ご指摘いただいたように、接続部分に問題があることがわかりました。
早急に同商品を送らせていただきますので、ご了承ください。

今後はこのようなことのないように、細心の注意を払う所存でございます。

改めて、ご迷惑おかけしたことを心よりお詫び申し訳あげると同時に、ご連絡くださったことを感謝いたします。

まとめ

「報告書」はある案件に関する結果を伝えるための書類です。業務報告書や工事報告書、成果報告書などさまざまな報告書がビジネスシーンでは使われています。報告書を作成するときは、提出先が求めている内容を簡潔にまとめるようにしましょう。