英語で問い合わせ!メールと電話でのやりとりをマスター

海外の取引先やお店に英語で問い合わせをするときに「どこに、どうやって問い合わせをすればよいのだろう」と思うことはありませんか?

ここでは「英語の問い合わせ」に関して役に立つ単語やフレーズを紹介しています。「メール」と「電話」の2つの問い合わせパターン、略語を含めて解説していきましょう。

「お問い合わせ」は英語で何という?

はじめに「問い合わせ」に関する英語をみてみましょう。

「問い合わせ」は「Inquiry」

「問い合わせ」は英語で「inquiry(インクワイアリ)」です。問い合わせメールの件名に使ったり、電話でも同様に「I have a general inquiry(一般的な問い合わせです)」というように使うことができます。

「問い合わせ窓口」は「contact」

「問い合わせ窓口」「問い合わせ先」は「contact」「information center」などになります。

  • Where is the information center?(問い合わせはどこですればよいですか?)
  • What is the contact number?(問い合わせ先の電話番号は何ですか?)

「問い合わせる」「問い合わせをする」

「問い合わせ(を)する」の英語は動詞で「inquire of ~」です。

  • I would like to inquire of your service(サービスについて問い合わせをしたいです)
  • May I inquire of the vacancies for the rooms?(空き部屋について問い合わしてもいいですか?)

「問い合わせを受ける」

「問い合わせを受ける」は「receive an inquiry」「get an inquiry」です。

  • I have received the inquiry of the data usage(データ使用料の問い合わせを受けました)
  • I am getting a lots of general inquiry from customers(顧客から多くの問い合わせを受けています)

メールでの問い合わせと返信の仕方

それでは「メール」での問い合わせと「返信」の仕方について、気を付ける点とそれぞれの英語の例文を挙げてみましょう。

件名には「問い合わせ内容」を

メールで問い合わせをする時は「件名」に「問い合わせ内容」を入力するようにしましょう。おおむね、会社の問い合わせ窓口は一つで、問い合わせ内容によって担当者が異なる場合がほとんどですので、メール受信後すぐに各担当への振り分けができ、素早く対応してもらえるかもしれません。

また、緊急で回答が欲しい時は「urgent(至急)」の文字を件名の入れるようにし、相手に「困っている」状態を理解してもらうことも大切です。

お問い合わせありがとうございます

メールで問い合わせの返信をするときは、冒頭に必ず「お問い合わせありがとうございます」にあたる英文を使いましょう。

「お問い合わせありがとうございます」は定型文で「Thank you for getting in contact」または「Thank you for getting in touch」です。ぜひ覚えておいて下さい。

メールでの問い合わせ例文

Title:Inquiry(Refund)
To whom it may concern,
Hello,
I would like to refund the item that I have purchased a week ago because of faulty.
Would you please let me know how to proceed to refund the item?
Thank you very much.
Hanako

翻訳文
件名:問い合わせ(返品)
ご担当者さま
こんにちは。購入した商品が不良品であったため返品を希望します。
どうすればよいかご連絡いただけますか?
よろしくお願いいたします。

メールでの返事例文

Title:Re:Refund
Dear Hanako,
Thank you for getting in contact.
I apologize the item you purchased has faulty.
Would you please bring the item as well as the receipt?
Thank you.

翻訳文
花子様
お問い合わせありがとうございます。
商品で不良であったことお詫びいたします。
どうぞ商品とあわせてレシートをご持参下さい。
よろしくお願いいたします。

電話での問い合わせと返答の仕方

最後に「電話での問い合わせ」と「返答の仕方」の例文を、気を付ける点とあわせて紹介しましょう。

要件を先に伝えよう

電話で問い合わせをする時は、「何を知りたいのか」「何を聞きたいのか」を先に伝えるようにします。そうすることで電話の内容が一般的な問い合わせなのか、予約に関してなのか、またキャンセルの申し出なのか、それともクレーム関係なのかなどを最初の数秒で理解してもらえます。

最後にお礼を忘れない

問い合わせが済んだら、電話を切る前に「Thank you so much」「Thank you for the help」とお礼の言葉を忘れないようにしましょう。

電話での問い合わせやりとり例文

A:Hello, I am looking for brand new 4wd.
こんにちは。新車で4駆を探しているのですが。
B:Thank you for the call. Yes, we have 3 different 4wd for sale at the moment.
お電話ありがとうございます。現在3種類が売り出し中でございます。
A:I would like to inquire of the price range.
価格帯はどれくらいになりますか?
B:Yes, it is around 4,000,000Yen.
はい、400万円前後でございます。
A:Ok, thank you so much.
わかりました。ありがとうございます。
B:You are very welcome. Thank you very much.
どういたしまして。お電話ありがとうございました。  

よくある質問など使える「略語」

最後に英語のメールや職場で使える「略語」を紹介します。略語は初めての問い合わせではおすすめできませんが、社内での問い合わせ、つきあいがある程度ある取引先の人に対して使うようにしましょう。

代表的な英語の「略語」

FAQ=frequently asked questions(よくある質問)
ASAP=as soon as possible(可能な限り早く)
BRB=be right back(すぐ戻ります)
Thx=Thanks (ありがとう)
BTW=by the way(ところで)
NR=no return(直帰します)
ATM=at the moment(今のところは)
TNT=till next time(次回に見送り)
IMO=in my opinion(私の考えでは)
IMHO=in my humble opinion(私見では)
FYI=for your information(参考までに)

まとめ

英語で問い合わせをするときは「何を聞きたいのか」、というおおまかな内容をはじめに伝えておくことが大切です。問い合わせ窓口には毎日たくさんの人がそれぞれ違った内容の問い合わせをしてきます。そのため、業務のスピードはとてもアップテンポなのが特徴です。

問い合わせのスタートは「シンプルに」「わかりやすく」を心がけ、担当者につながったら内容を深掘りしていくようにしていきましょう。