「備考」の意味と使い方とは?「補足」「摘要」「注」との違い

履歴書や契約書、帳簿などでも見かけられる「備考」という言葉。この「備考」の箇所に、何を書けばいいのか迷われたことはないでしょうか。今回は「備考」の意味と使い方の他に、備考と似た意味の言葉である「補足」「摘要」「注」との意味の違いや類語、英語表現も紹介します。

「備考」の意味と例文

「備考」とは「参考のために付記すること」

「備考(びこう)」とは本文の不足分を補うために、参考として付記すること、またはその記事という意味です。ある文書で伝えるべき大切なことはすでに本文に書かれているのですが、参考として付け足しておきたいこと、本文の内容を理解するために参考となることを備考として記されます。

「備考」を使った例文

  • 「参考資料は備考として最終ページに記載されていた」
  • 「発注ごとに備考を記入しておくと、お客様の個別の要望に応えられる」
  • 「本商品を使用する前には、説明書本文だけでなく備考もお読みください」
  • 「本フォームに記入した後にお気づきのことがありましたら備考欄にお書きください」

「備考」の使い方と例文

「備考欄」とは「参考として知っておいてほしい内容が書かれる箇所」

備考の使い方のひとつに「備考」または「備考欄」として、書類の下段の方に設けられていることがあります。「備考」や「備考欄」は備考が記される箇所で、本文の内容と関連することなので知っておくと助かるという程度の内容が記されます。

例文
  • 「気になったことを備考欄に書く」
  • 「備考欄にメッセージを入力する」

履歴書の「備考欄」は要望などを書き込むべき

履歴書には「備考欄」がありますが、備考として記すような内容がない場合も空欄のままにして提出しない方がいいでしょう。備考欄に書き込む内容として、入社の意気込みや要望、もしくは従順な姿勢を見せるために「貴社の規定に従います」のようなメッセージを書き入れることができます。

メールなど「備考」を使って資料を読みやすくする

メールや書類などで備考を使うと読みやすくなります。本文には要件を書き、補足説明や参考となる情報は備考として書き添えることで、内容が整理されて要点がわかりやすいメールや書類になります。

備考を使ったビジネスメール例文

〇〇株式会社
山田太郎様

お世話になっております。

先日、新商品Aに関するご案内を送らせていただきましたが、いかがでしたでしょうか。
当商品についてご理解いただくために直接お会いしてご覧いただきたいと思います。お時間のある時にご一報いただけますと幸いです。

備考:〇月〇日までにご契約いただけますと特別料金にてご提供いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

「備考」と「摘要」「補足」「注」との違い

「摘要」の意味は「抜き出した大切なこと」

「摘要」とは大切なことを抜き出した部分、またはその行為ことです。要件の中から大切なことだけを抜き出した部分で、例えば帳簿には取引内容を記す項目として設けられています。

「備考」は参考資料としての内容ですが、「摘要」は用件を理解するうえで重要な内容になります。

「補足」の意味は「足りないことを補うこと」

「補足」とは足りないものを補うことという意味です。要件としてすでに書き記されたものの、それでは不十分なため足される内容なので、要件を理解するうえで重要度は比較的高くなります。

「備考」は参照用の内容のため、「補足」のように要件の一部であるような大切なことは書かれません。

「注」の意味は「本文の意味を詳しく解説すること」

「注」は本文の意味をよりよく理解するために付け加えられる解説で、本文の邪魔とならないようにフッターなどの本文とは別の個所に配置されます。

「備考」に記される内容は本文全体に照らし合わせた参照内容ですが、「注」では「注」が付加されている箇所をわかりやすく解説しています。

「備考」の類語

「但し書き」とは「本文につけ加えられる文章」のこと

「備考」の類語として「但し書き」が挙げられます。「但し書き」とは、本文に対して条文や説明、例外を付け加えるときに後付けとして付けられる文章のことです。「但し」という表現から始まることから「但し書き」と呼ばれるようになりました。

例文

「本文の補足説明として但し書きをつける」

「備考」の英語表現

「備考」は英語で「note」や「remark

「備考」は英語で「note」や「remark」と表現します。「note」は備考だけでなくメモや注意と言った意味があります。日本語の「ノート」とは異なり、「ノート」を意味する英語は「notebook」です。

remark」は「注意すること」や「所見」などの意味で、感じたことや気づいたことを書いたり述べたりするときに使われる言葉です。

例文
  • “The following materials are attached as remarks.”
    「備考として、次の資料を添付します」
  • “Write a note so that I can refer to it when I read it again.”
    「読み返したときに参考になるように、備考を書いておく」

まとめ

「備考」は書類や履歴書などに「備考」または「備考欄」として設けられていることが多く、本文を理解するための参考として書き添えられます。「摘要」「補足」など似た言葉がありますが、「備考」を記入する際には要件そのものを書き入れることのないように注意しましょう。