「属人化」とは、ある仕事の担当者のみが詳細を把握している状態のこと。会社での「属人化」は担当者がスペシャリストになるメリットもありますが、全てが「属人化」している場合、トラブルがあればその業務が停滞することも。
今回は「属人化」の意味や読み方、類語や反対語について解説。解消方法や英語表現も紹介します。
「属人化」の意味と読み方とは？
「属人化」の意味は”特定の人のみが把握している状態”
「属人化」の意味は、“ある仕事や作業を担当する特定の人のみが詳細を把握している状態”のことです。「属」には”つき従うこと・仲間や同類”という意味の他に”頼むこと・任せること”という意味があります。「属人」はその人に属する、つまり”その人に頼み任せる”という意味であり、「属人化」は、特定の人に頼み任せることで、その人のみが詳細を把握している状態をさします。
会社などで、ある特定の業務の担当者のみがその業務の内容や作業工程を把握して、他の人が代行できない場合を「業務が属人化している」と表現します。
「属人化」の読み方は”ぞくじんか”
「属人化」の読み方は“ぞくじんか”です。
「属人化」のメリット・デメリットとは？
「属人化」のメリットはスペシャリストになること
仕事を「属人化」することにより、その担当者は仕事に対する理解度や知識などのレベルが他の人より格段に上がります。また、自分が仕事をしやすくなるよう創意工夫をすることにより、効率化よく業務をこなすことができるようになるでしょう。
その結果、担当者がその業務のスペシャリストとなることにより、業務成績や売り上げアップなどにつながり場合もあります。
「属人化」のデメリットは担当者が限定される
「属人化」することにより、特定の担当者が業務のスペシャリストとなった場合、その業務を担当できる人が限定されます。そのため、担当者が不在のときのトラブル対応などに困る場合もおきてきます。また、担当者が急に休んだ場合にその仕事が停滞してしまったり、他の人が代わりに業務を行った場合に慣れない作業で手違いや間違いが発生するなど二度手間になることもあるでしょう。
「属人化」の解消方法とは？
急な引継ぎにも対応できるマニュアル作成
普段は特定の担当者が業務を担当していても問題ありませんが、急に引継ぎが必要になる場合もあります。そのようなときのために、いつでも引継ぎができるようマニュアルを作成しておきましょう。誰が見ても作業を行えるよう、わかりやすく効率化しておくとスムーズに引継ぎができます。
業務内容を誰でも閲覧できるようにする
業務の「属人化」が避けられない場合、それぞれの担当者が行っている業務内容を、必要に応じて誰もが閲覧できるようにしておくも解消方法のひとつです。複数の担当者が普段から業務内容を把握しておけるよう、普段からメールの共有やパソコンのフォルダーなどを共有しておきましょう。
「属人化」の類語や反対語(対義語)とは？
「属人化」の類語は”属人的”
「属人的」とは、人を基本として考えることです。「属人的な作業」とした場合、特定の人のみができる作業や仕事であるという意味になります。また、担当する人によって対応が変わる場合を「属人的な対応」などと言います。
「属人化」は、作業や仕事を中心に考え「特定の人のみが行える作業」を意味しますが、「属人的」は、”その作業は特定の人のものである”というニュアンスです。
「属人化」の反対語は”標準化・マニュアル化”
「標準化」とは、標準となる仕様や形式を作り全体で統一すること。会社では、業務の方法や作業の流れを統一し、同じ流れで作業を行うようにしておくことで、急に別の業務を担当したとしても、同じ流れでの作業ができるようにすることです。
「マニュアル化」とは、仕事の方法や手順を決めて誰でも同じ作業を行うことができるようにすること。個人の能力や技術力などに依存せず、誰もが同じ手順で作業ができるようにすることで、効率化を図る方法のひとつです。
「属人化」の場合は、担当者が自分の能力に合わせて作業方法を変えたり独自に効率化を図ったりするのに対し、「標準化」では全体で同じ作業方法にしておくことで、複数の業務に対応できます。また、「マニュアル化」はそれぞれの作業において手順を決めておくことであり、急に担当が変わってもマニュアル通りに誰でも作業が行える状態にすることです。
「属人化」の英語表現とは？
「属人化」は英語で”to become an affiliated person”
「属人化」は英語で“to become an affiliated person”というフレーズで表現できます。また、個人スキルという意味の「personal skills」なども”属人化”という意味として使えるフレーズです。
まとめ
「属人化」はある作業や仕事において、それを担当する特定の人しか詳細がわからないことをさす言葉です。特定の人が行うことで効率化が進みスペシャリストが生まれるなどメリットもありますが、トラブルなどがあった場合に他の人が手をだせないというデメリットもあります。
マニュアルを作成したり作業工程を誰もが閲覧できるようにしたりして、普段から複数の人が作業工程や内容を把握しておくことで、「属人化」によるデメリットの解消につながります。
