人事担当者にとって「不採用通知」を出すのは大切な業務の一つですが、相手の心情を考慮すると丁寧に返信を心がけなければなりません。メールや郵送、また電話で伝える場合もありますが、状況によって適切な手段が異なります。今回は「不採用通知」の出し方を中心に、文例や不採用理由の言及についてご紹介します。
「不採用通知」とは？
「不採用通知」とは”不採用を伝える文書”
「不採用通知」とは、“企業や組織が入社試験を受けた人に対して送る不採用の旨を記載した文書”のことです。英語では「job rejection letter」「candidate rejectin letter」と言います。
「不採用通知」は、純粋に”今回の入社試験では不採用となりました”という趣旨の文書だけではなく、末尾に「今後、ますますのご活躍をお祈りします」「就職活動が順調に進みますことを祈っております」などで締めるのが一般的です。
「不採用通知」の手段は”メール・郵送・電話”
「不採用通知」を応募者に出す時、また伝える時には主に3つの手段「メール・郵送・電話」があります。
「不採用通知」を出し方は、郵送する場合もあれば、メール通知のみで行う企業も少なくありません。また、応募者や企業側が採用通知に緊急を要する場合は、取り急ぎ電話で不合格の結果を知らせることもあります。
採用枠に対してどの程度の応募者が募ったかにもよりますが、選考結果の合否は3日から一週間程度の間で、できるだけ早く行うようにしましょう。応募者が殺到した時は、メールでひとまず一報を入れておくと、応募者も次の行動へと切り替えることができます。
「不採用通知」では理由を知らせるべき？
直接応募の場合は、具体的に理由は伝えない
「不採用通知」で応募者が最も気になる点に「不採用理由」が挙げられますが、直接応募の場合には、具体的な説明は避けるようにします。
応募への感謝や誠意を軸に「社内で慎重に検討した結果」だと丁寧に添え「スキルや経験が足らない」や「年齢的に難しい」などは伝えないようにしましょう。
このスタンスは、郵送やメール、また電話での場合でも同じです。特に、電話で不採用結果を伝える場合は、応募者からの質問も出てきます。そのような場合でも、多数の応募があり、人材を絞るのに苦労した旨を伝えましょう。
人材紹介を通じての場合は、詳細の理由を伝える
不採用を人材紹介会をを通して行う場合、つまり「不採用通知」を人材紹介の担当カウンセラーにする場合は、「何が不足していたのか？」などの不採用の判断基準、また不採用の理由を詳しく伝えます。
人材紹介会社は、企業から届く採用基準をもとに、登録者の中から候補を挙げるのが仕事となります。不採用の理由を伝えることで、採用基準の確認と推薦レベルの改善を行うのが目的ですが、何より双方のより良い関係にも貢献できます。
「不採用通知」を出すときのポイントとは？
「不採用通知」ではまず相手の気持ちを考慮
企業の採用事情を受け持つ人事担当者として、今回の応募について感謝や誠意を示すことが大切です。さまざまな理由で今回の募集枠においては不採用となっても、経営方針が変わったり、人数や部署の拡張などで今後の採用事情が変化することもあるでしょう。
たとえ、相手が職を求める応募者であっても、あくまで「人」であり「一個人」であることを留意して、丁寧で誠意のこもった「不採用通知」となるように心がけることが大切です。この先、取引先の担当者として、また一般的な顧客として関りを持つ可能性もあるということも忘れないようにしましょう。
「不採用通知」と一緒に履歴書の原本を返送する
「不採用通知」を郵便で返送する場合、送られてきた履歴書の原本も応募者に返送することが原則です。
履歴書がリクルート活動以外に使われたり、個人情報が流出してしまう可能性もゼロとは言いきれず、また応募者の安全と企業の信頼性を守るためにも推奨されています。
また、今の時点では不採用でも別の採用者が辞退したために再選考の可能性がある場合には、利用目的を明らかにした上でコピーを保管します。
履歴書返送用の封筒は折らずに入るものが理想
履歴書返送の封筒については決まりはありません。3つ折りにして長形3号で返送することも可能ですが、企業イメージの面からはA4履歴書が折らずに入る角型2号を使うことをおすすめします。郵送中に折れたり濡れたりしないように配慮し、クリアファイルに入れて封筒に入れるのが理想です。
「不採用通知」の郵送・メール・電話での文例とは？
郵送の「不採用通知」の文例
メールの「不採用通知」の文例
有限会社DFG
〇〇様
この度は弊社営業職への採用に応募いただきまして心から感謝申し上げます。
〇〇様の履歴書、並びに応募書類を社内で慎重に検討しました結果、
誠に残念でございますが、
今回での採用は見送らせていただくこととなりました。
多数の企業から弊社を選んでいただき、誠にありがとうございました。
メールでのご返信となり、大変失礼とは存じますが、
何卒ご理解いただきますようお願いいたします。
〇〇様が益々ご活躍されることをお祈り申し上げます。
ありがとうございました。
株式会社DFG
採用担当
福岡県△市△XX
電話の「不採用通知」の文例
HIJ株式会社の採用担当××です。
〇〇様の携帯電話でよろしいでしょうか？
ただ今、お電話よろしいでしょうか？
この度は弊社へのご応募誠にありがとうございました。
厳正な選考の結果、残念ながら今回は採用を見合わせていただくこととなりました。
ご希望に添うことができず申し訳ございません。
〇〇様の今後の活躍をお祈り申し上げます。
まとめ
「不採用通知」は郵送、メール、電話などの3つの手段がありますが、近年の動向としてはインターネットで履歴書やCVを送り、やりとりをする機会も増えてきました。企業がどれだけ緊急で人材を募集しているかにもよりますが、不採用の通知は3日から1週間程度で行うようにし、早めの連絡を心がけることが大切です。
また、一旦は採用が見送りとなっても、再度採用を検討したいということもあるでしょう。その場合は、かつて断った非礼もあることを忘れず、さらなる誠意を込め低姿勢な表現を用いて連絡をとるように心がけることが必要です。
ABC商事株式会社
〇〇様
お世話になっております。ABC商事株式会社、採用担当でございます。
今回は、数多くの企業から当社の開発部システム担当にご応募頂き
誠にありがとうございます。
〇〇様の履歴書を拝見し、社内で慎重に検討しました結果、
今回は残念ながら、ご期待に添えない結果となりました。
お忙しい中、ご応募をいただいたにも関わらず、
大変申し訳ございません。
なお、履歴書原本などの応募書類原本も同封させていただきました。
末筆となりますが、〇〇様の今後のご活躍とご発展を、
心よりお祈り申し上げます。
ABC商事株式会社
採用担当
東京都△区△XX