「カバーレター」の書き方とは?テンプレートとメール送信の注意点

「カバーレター」とは送付状のことで、就活で英文履歴書を外国企業に送るときに用いられます。カバーレターには志望理由や自己PRが盛り込まれるのですが、どのように書けばいいのでしょうか。今回は「カバーレター」の意味のほかに、書き方とテンプレートを紹介。さらにメールで送信するときの注意点も解説します。

「カバーレター」の意味とは

「カバーレター」の意味は「英文履歴書に添えられる送付状」

「カバーレター」とは、英文の履歴書に添えられる送付状のことです。ただし日本のビジネスシーンで利用される送付状とは意味合いが違います。

日本の送付状は挨拶文に始まり同封書類が何かを箇条書きに記載する程度ですが、「カバーレター」では履歴書の要約や、応募する役職がどれほど自分に合っているのか、また採用してほしい旨などを伝える自己アピールする場として使われます。

そのため「カバーレター」は書類のひとつとして考えてよく、A4サイズの用紙1枚に収めるように書きます。

英文履歴書の送付時には「自己アピール」の役割を果たす

「カバーレター」は自己アピールのための重要なツールとしての役割があります。履歴書には書き切れなかったことを書くことができて、自分がどれほど応募する職種に適材であるかを主張します。

採用担当者はカバーレターを履歴書に目を通すかの判断材料としても使われるため、カバーレターは慎重に書かれる必要があるでしょう。

「カバーレター」は英語の「cover letter」が語源

「カバーレター」は英語の「cover letter」が語源です。ただし「cover letter」は米語で、イギリス英語では「covering letter」です。どちらも同じ意味で、応募理由や自己PRをするための書類として用いられます。

「カバーレター」の書き方

基本的な構成は「英文で書く手紙と同じ」

カバーレターの構成は、基本は英文で書く手紙と同じ形式です。具体的には次の通りになります。

  1. 自分の氏名と連絡先
  2. 日付:カバーレターを含む書類を渡す日、郵送なら投函日を記載。
  3. 宛名:採用を担当する部署などを記載。
  4. 担当者名:“Dear”で始めて、敬称は男性なら“Mr.”、女性なら“Mrs.”を使い、相手の苗字を続ける。担当者がわからないときは、会社に問い合わせて担当者名を確認する。
  5. 件名:主題を意味する“RE:”を書き、その後に「○○への応募」のように件名を書き入れる。
  6. 冒頭文:本文の1文目である冒頭文は、応募職種に応募することを簡潔に述べる。
  7. 本文:志望動機と、過去の実績やスキルを使って自己PR。
  8. 結びの言葉:手紙を結ぶときの成句。(例)“Sincerely yours,”
  9. 署名:自筆で証明した後、そのすぐ下に氏名をタイピング
  10. 同封書類の案内:“Enclosure”で書き出し、同封する履歴書“Resume”と書く。同封書類が複数の場合は“Enclosures”にする。

カバーレターをEメールで送るときのポイント

「カバーレター」は添付書類またはEメールの本文に載せる

「カバーレター」をメールで送るときは応募先の企業に指示に従いますが、特に企業側からの指示がない場合には添付書類か、またメールの本文に載せるという2つの方法があります。

件名にはカバーレター・役職・氏名を入れる

カバーレターをメールの本文に掲載する場合は、メールの件名は人事担当がわかりやすいように「カバーレター」という文字を入れて、それに続き応募する役職や自分の氏名を書き入れます。長くなりすぎず、目安として60文字以内にまとめることが大切です。

件名の例
  • Cover Letter-Sales Manager-Taro Suzuki
  • Cover Letter: Taro Suzuki for Sales Consultant

またカバーレターの最後には、カバーレター内の署名とは別に、コンタクト先として氏名とメールアドレスなどの個人情報を忘れずに記載しましょう。

個人情報の例

Taro Suzuki
Email address: Tarosuzuki@email.com
Phone Number: +81 (0)30 1234 5678

カバーレターを添付書類として送るときはpdfで

カバーレターを添付書類として送る場合には、スパムメールとして処理されてしまう確率が上がることから、カバーレターはpdfで処理して送信し、そのメールもしっかりと保存しておきましょう。

またpdfタイトルは、担当者が扱いやすいように、氏名を先にしてタイトルを使うといいでしょう。

Pdfタイトルの例

Taro-Suzuki-Cover-Letter.pdf

またメール本文は簡潔にまとめて、カバーレターを添付していることなどを書きます。

メール本文の例

Dear Mr. Green,

I am glad to send you my cover letter and resume for the sales manager position as attached files.

Let me know if you would like any more information.

I appreciate for your attention.

Taro Suzuki

(翻訳)
「グリーンさん、
添付書類としてセールスマネージャー職に応募するためにカバーレターと履歴書を添付ファイルとしてお送りします。更に情報が必要な場合はお知らせください。お目通し頂きありがとうございました。
鈴木太郎」

メールアドレスは氏名が使われているアドレスを使う

カバーレターを送信するときに使うメールアドレスは、自分の氏名が入っているメールアドレス「プロフェッショナル・Eメールアドレス」を使うと担当者にわかりやすくなります。フルネームが使えない場合には名前の一部だけでも使われているメールアドレスにして、数字やニックネームを使ったメールアドレスの使用は避けましょう。

プロフェッショナル・Eメールアドレスの例

鈴木太郎さんの場合:
Tarosuzuki@email.com

「カバーレター」のテンプレート

新卒用カバープレートのテンプレート

新卒の鈴木太郎さんが営業コンサルタントの職に応募するときのカバーレターを紹介します。新卒の場合は職歴などがないので、学業を通して学んだことやインターンシップなどで身に着けたスキルなどを長所としてまとめます。

具体的には下記のようになりますが、ここで紹介する本文は短めです。実際のカバーレターでは、A4サイズの紙に納まる程度の長さでいいので、自分の長所を売り込むように応募職種に合った内容にしてまとめましょう。

カバーレターのテンプレート

Taro Suzuki
1-2-3, kita-ku, Tokyo, Japan. 123-4567
Mobile:+81(0)90-0000-0000 Email:tarosuzuki@email.com

01 October 2020

Sales Division
ABC Company
100 Simons Avenue
New City, SW 1111

Dear Mr. Smith,

Re: Application for the Sales Consultant

I am writing to apply for the position of assistant of project management in the Japanese section.

Through my studies about the project management in the department of business administration, I could achieve to develop my skill of management, communication and leadership.In addition to work as intern at XX Company, I could have excited experiences as assistant of project manager and improved my English skills, as well. I am confident that these skills can contribute to your company.

I appreciate for your consideration, and I look forward to hearing from you me as soon as possible.

Sincerely yours,

(Sigunature)
Taro Suzuki

Enclosure
・Resume

カバーレター本文の翻訳

「私は日本部門のプロジェクトマネージメントのアシスタント職に応募するために書いています。
経営学部でプロジェクトマネージメントについて学び、マネージメントスキルやコミュニケーションスキル、さらにリーダーシップスキルを磨くことができました。また、XX社でのインターンでは、プロジェクトマネージャーのアシスタントとして充実した経験ができたとともに英語力も向上させることができました。これらのスキルによって貴社に貢献できると確信しております。
ご検討のほどよろしくお願いします。できるだけ早いご連絡をお待ちしています」

まとめ

「カバーレター」とは英文で履歴書を送る際に添付される送付状のことですが、自分をPRするための書類として活用されます。応募する職種に合うような長所はこれまでの経歴を生かした文章で自分のことをアピールしましょう。