「日程調整メール」の書き方とは?催促・断り方や就活時の注意点も

日程調整のお願いをするメールは、相手にスケジュールを調整してもらうため丁寧に書く必要があります。他のビジネスメールと同じようにマナーに配慮し、お礼やクッション言葉を活用しましょう。今回は日程調整メールの書き方や、催促・断り方、就活(就職活動)中の方向けの注意ポイントを解説します。

「日程調整メール」の基本知識

日程調整メールの流れは「候補日の送信」「相手から返信」「日程とお礼の返信」

日程調整メールの基本的な流れは以下になります。

  • 候補日の送信
  • 相手から日程の返信
  • 日程を確定させ、報告とお礼の送信

初めてやり取りする相手の場合、いきなり日程調整を提案するのは避けた方が無難です。最初は会いたい旨を伝え、相手の了承をもらえたら改めて日程調整を提案します。そのため、流れは以下になります。

  • 面会を希望する旨、目的や理由を送信
  • 相手から了承の返信
  • 候補日の返信
  • 相手から日程の返信
  • 日程を確定させ、報告とお礼の送信

日程調整メールも「ビジネスメール」だと意識して丁寧に書く

勘違いされやすいのですが「日程調整メールは業務連絡だから社内の人へ送るような簡素なもので構わない」という考えは間違いです。相手にスケジュール調整を「お願い」する立場であることを忘れずに、通常のビジネスメールと同じように丁寧に書きましょう。

ポイント
  • 「宛名」「挨拶」「署名」をきちんと書く。
  • 無理に急かしたり、一方的に日程を決めつけない。
  • クッション言葉や疑問形で柔らかい文章にする。

希望に添えない際は理由と代案を伝えて断る

相手の希望日に合わせられないこともあるでしょう。その際は理由と代案(別の日程や、リモート参加など)を伝えることで、ただ断るよりも印象が良くなります。ただし、長々と言い訳をするのは逆効果です。

例文(宛名、挨拶、署名省略)
誠に申し訳ございませんが、ご要望の日時は先約があり調整が極めて難しい状況です。

〇月×日以降で再度日程調整をさせて頂くことは可能でしょうか?
もしくは、代理の参加、またはリモート会議での実施でございましたら、予定通りの日程でも可能でございますので、再度ご検討いただけますと幸いでございます。

ご希望に添うことができず恐縮ですが、なにとぞご理解くださいますようお願い申し上げます。

「日程調整のお願い」の書き方

件名は日程調整だと分かるよう具体的にする

ビジネスメールでは、件名だけで用件が分かるように具体的に書くのが基本です。不審な件名にしてしまうと、迷惑メールやウィルスメールと誤解され消去されてしまう可能性があります。

  • 〇〇〇お打ち合わせ日程のご相談
  • 〇〇〇会議日程のお伺い

本文には目的・場所・候補日・補足を書く

宛名や挨拶を記入した後に、以下の事柄を記入します。箇条書きを利用し、見やすいメールにすることを心がけましょう。

  • 目的(何のために日程調整してもらいたいのか)
  • 場所
  • 候補日・時間(複数。3つ以上が基本)
  • 補足(所要時間や参加人数、返信の期限など)

基本的に、候補日は具体的に提案します。「いつでもいいです」は、かえって相手を悩ませてしまうからです。

「日程調整のお願い」の例文

例文(宛名、挨拶、署名省略)
〇〇〇の打ち合わせのため、貴社へお伺いしたいと存じます。
下記日程のうちこ都合の良い日をお知らせいただけないでしょうか。

◆日時
×月×日(×) 終日
×月×日(×) 13時以降
×月×日(×) 終日
◆所要時間
30分程度

上記が難しい場合は、他の日程を調整いたします。お気兼ねなく仰せ付けください。
日程調整の都合上、×月×日(×)までにお返事をいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

この例文では「目的」「場所」「返信期限」を本文内で、「候補日時」「所要時間」を箇条書きで説明しています。また、一方的な押し付けにならないよう、他の日程でも調整する旨を伝えると丁寧です。

「日程確定のお礼」の書き方

確定した日程をお礼とともに伝える

相手から返事をもらい日程を確定できたら、その旨を返信しましょう。相手が1つしか希望を言わなかったとしても、念のため日時を再度記入します。また、日程を調整してくれたことや返信をくれたことへのお礼も忘れてはいけません。

「日程確定のお礼」の例文

例文(宛名、挨拶、署名省略)
以下の通り、〇〇〇の打ち合わせに訪問いたします。

◆日時:×月×日(×) 14時30分
◆所要時間:30分程度

当日は弊社□□と□□の2名でお伺いする予定です。
よろしくお願い申し上げます。

相手の会社へ訪問する場合は、何名で行くのか伝えると親切です。人数によって準備が変わるからです。

「日程調整の催促」の書き方

感情的にならずに相手を気遣った催促をする

日程調整メールの返信が来ない場合、まずは「自分がちゃんと送信できているか」「返信を見逃していないか」を確認します。送信エラーはないか、迷惑メールフォルダーに入っていないか、落ち着いて確認しましょう。

確認した後は、改めて催促メールを書きます。やり取りをスムーズするためにも、感情的にならず相手を気遣った文言を使いましょう。特に意識することは「相手が返信していないと決めつけないこと」です。「こちらのメールが開かれていない(迷惑メールフォルダーに入っているなど)」「相手の返信がエラーで送信できていない」などの可能性も考えられるためです。

「日程調整の催促」の例文

例文(宛名、挨拶、署名省略)
×月×日(×)に「〇〇〇会議日程のお伺い」のメールを送信いたしましたが、お手元に届いていますでしょうか。
念のため前回のメールを下記に貼付いたしますので、ご確認お願いいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、×月×日(×)までにお返事をいただきたいと存じます。
なお、本メールと行き違いになり、ご返信をすでに頂いておりましたらなにとぞご容赦ください。
ご対応よろしくお願い申し上げます。

署名の後に、最初の日程調整メールをそのまま貼り付けましょう。

就活の「日程調整メール」のポイント

面接や企業説明会の日程調整も、基本は企業間のメールと同じです。特に注意が必要な点をご説明します。

個人でも署名を入れる

個人でメールを送る場合でも、メールの最後には署名を入れます。本文で名乗ったとしても署名は必要です。署名には「メールがここで終わります」と伝える意味合いもあるためです。

署名には「名前(ふりがな付き)」「携帯電話番号」「メールアドレス」を記入します。新卒の場合は「学校名」も忘れないようにします。郵送でやり取りをする予定がある場合は「住所」を入れると丁寧になりますが、なくても失礼にはなりません。

本文と区別できるよう、署名の上下には罫線入れます。派手な記号は避けたシンプルなものが無難です。

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見本 太郎(みほん たろう)
メール:mihon.t@******.jp
携帯電話:***-****-****
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スマホで送信する場合は改行を忘れないようにする

パソコンがなかったり、外出先から急いで返信したかったりして、スマホ(スマートフォン)や携帯電話でメールを送信する場合があるかもしれません。その場合はパソコンで見た場合の読みやすさを配慮する必要があります。

縦長のスマホでメールを作成すると改行を忘れがちです。しかし、企業の担当者はパソコンでメールを見ることが多いため、改行が少なく横に長い文章は見づらく感じる人が多い傾向があります。

まとめ

日程調整メールは通常のビジネスメールと同じように、マナーに配慮する必要があります。また、スムーズにやりとりするため、日程の候補を分かりやすく伝えることが大切です。

就活中でも、面接や説明会の約束のために日程調整のやり取りをする機会があるかもしれません。事前に内容をチェックしておきましょう。