内定のお礼メールの書き方とは?マナーと保留・辞退の例文も紹介

内定の連絡を受けて喜びもつかの間、お礼の連絡はした方がいいのかと迷う就活生も多いはず。企業への内定のお礼はメールでもできますが、その場合のマナーはあるのでしょうか。

今回は、内定のお礼メールの意味と書き方のほかに、内定を保留または辞退する場合の返信メールの書き方も例文と併せて紹介します。

「内定のお礼メール」とは?

「内定のお礼メール」は内定の感謝を伝えるメール

内定のお礼メールとは、内定をもらった企業に対して感謝を伝えるためのメールですが、さらに内定を受けることや辞退すること、または保留にしてほしいことなどの内定を受けたことについての意思表示もするためのメールです。

内定のお礼メールは送ったほうがよい

内定のお礼メールを送信しなくてはならないというルールはありません。しかしお礼メールで内定をもらったことへの感謝の気持ちを伝えられるので送ったほうがいいでしょう。

手紙なら丁寧に感謝の気持ちを伝えられますが、メールならすぐにお礼の気持ちを伝えられる上に、相手の都合に関係なくいつでも送れるメリットがあります。

内定のお礼メールの書き方

件名には「内定のお礼」と「氏名」を記入

内定のお礼メールの件名には、「内定のお礼」として内容を推測しやすいようにわかりやすい件名にして「氏名」も併せて記入します。

件名の例

件名:採用内定のお礼/佐藤太郎

このような件名にすると、短期間に複数の同内容のメールを受け取る人事担当者に対して丁寧です。

本文は挨拶文で始める

内定メールは挨拶文として、「この度内定をいただきました(氏名)です」という文章から始めます。氏名の前に出身大学などを記述すると担当者によりわかりやすくなるでしょう。

続けて、内定をもらったことを感謝する言葉を述べます。ただし本題に入る前の序文としての文章なので短めに「内定の連絡をくださったことを感謝いたします」のように書き添えます。

内定を承諾する場合は働く上での抱負を記述

内定を承諾する場合には、感謝の気持ちを伝えた後に働く上での抱負を書きます。これから内定をもらったことへの喜びを書くよりは、働くことになった会社に対する現在の心境を書いたほうが入社への前向きな姿勢を伝えられます。

抱負を表現する文例
  • 「光栄に思うと同時に、身の引き締まる思いが致します」
  • 「貴社にて働けることを誇りに思います」
  • 「一日でも早く即戦力になれるように精進してまいります」
  • 「今後の大学生活を充実させて、社会人としての自覚を持てるように心がけてまいります」
  • 「先輩方との交流を通して自分の至らなさを思い知りましたので、これをばねにして貴社にて活躍できるように努力をしたいと強く感じました」

内定のお礼メールを送るときのマナー

内定のお礼メールは当日に送る

内定の連絡をもらった日のうちか、遅くともその翌日までにお礼メールを送るのがマナーです。

遅れたときには謝罪文の後にお礼を述べる

内定のお礼メールをすぐに出せなかった場合には、遅れたことへの謝罪の言葉を述べた後に内定をもらったことへのお礼を述べます。謝罪とお礼の順序が逆にならないように注意しましょう。

遅れたときのお礼メールの書き出し例

「就職活動中はお世話になったにもかかわらず、お礼が遅くなり大変申し訳ありません。
この度は内定のご連絡をくださったことを心より感謝いたします」

就活でお世話になったOBなどにもお礼メールを

内定のお礼メールを送る相手は内定をもらった人事担当者だけではなく、OBやOGなどの就職のお世話になった人にも送るといいでしょう。

お世話いただいた内容とお礼を簡潔に述べて、内定を受けたことを報告します。社会人としてお付き合いする機会も出てくるかもしれませんので、誤字・脱字がないようにチェックして失礼のないようなメールにしましょう。

OBやOGに送るお礼メールの例文

「先日はわざわざお時間を取っていただきありがとうございました。貴重なお話を聞くことができ参考になりました。そのお陰もあり、〇〇社より内定をいただきました」

転職ならお礼メールは送ったほうがいい

お礼メールを送るのがいいのか迷ったのなら送ったほうがいいのですが、特に転職の場合にはお礼メールを送ったほうがいいでしょう。

いただいたメールに返信を送るのがマナーですから、社会人経験のあるにもかかわらずお塀のメールを送らないと入社してから評価が下がることがあります。

内定保留または辞退するときのお礼メールの書き方

内定保留の場合は迷っていることを伝える

もしも内定を受けることを迷っているのなら、迷っていることを素直に伝えます。内定をもらった段階で他企業も応募していることを隠す必要はありません。

ただ内定の承諾の返事はいつまでにはできることを伝えたほうがいいでしょう。

内定保留メールの例文

人事部長 〇〇様

この度採用内定のご連絡をいただきました佐藤太郎と申します。

貴社にご評価いただけたことを大変嬉しく思います。

入社につきましては、誠に勝手ではありますが〇月〇日まで回答を待っていただけないでしょうか。現在、他の企業でも選考が続いていてその結果を待っているところです。貴社には大変魅力を感じているのですが、将来のことですから熟考したうえでお返事を申し上げたいと考えています。

ご多忙かと存じますが、何卒、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

辞退するときは本文の初め方で伝える

内定を辞退するときのメールでは、辞退することを本文の初めの方に書き、辞退することへのお詫びの言葉を書きます。辞退理由は特に書く必要ないでしょう。

内定辞退メールの例文

お世話になっております。

内定のご連絡をいただきありがとうございます。しかしながら今回の内定を辞退させていただきます。

ご多忙の中、選考等でお時間を割いていただいたものの、このようなご連絡になり心苦しく思います。また就職活動中に、〇〇様よりいただいた数々のご教示は大変ためになりました。

本来であれば直接お会いしてお詫び申し上げるべきですが、メールでご連絡を差し上げることをお詫びいたします。

まとめ

内定をもらった会社に送るお礼メールは、内定をもらった当日、遅くとも翌日までには送ります。もしも内定を保留または辞退するならば、その旨もはっきりと伝えます。返信を一切しないのは相手に対して失礼ですから、必ず内定をもらったことの感謝の言葉に併せて保留または辞退する旨を伝えましょう。