「退職届」の封筒の選び方と書き方は?添え状・保険証はどうする?

会社を辞める時に提出する「退職届」。ここで心配になるのが「退職届」の封筒の選び方や書き方です。日付や切手はどうするのか、添え状や保険証の返却について心配になってくる人もいるのではないでしょうか?ここでは「退職届」の封筒の選び方や書き方など、疑問となる点を挙げ、答えをわかりやすく解説します。

「退職届」の封筒の選び方は?

「退職届」の封筒は「白色・無地」が基本

「退職届」を入れる封筒は、基本的に「白色・無地」を選ぶようにしましょう。封筒の種類には、茶色の他、薄いパステルカラーのピンク、黄色、青色、グレーなどがありますが「退職届」を入れる封筒としては不適切です。ここでは自己主張は控えるようにして、シンプルに「白色・無地」を用意するようにして下さい。

「退職届」の封筒は「郵便番号枠がないもの」が良い

上記の条件に加えて、「退職届」の封筒を選ぶ時は「裏側の右上に郵便番号枠がないもの」を選ぶようにすると良いでしょう。

郵便番号枠がついている封筒は、郵便局から切手を貼って送る際に使われるものです。「退職届」は基本的に上司に手渡しするものですので、郵便番号枠は用途としては必要ない部分となります。

「退職届」の封筒は用紙サイズに合わせて選ぶ

「退職届」を書く時はB5サイズの用紙を使う場合と、A4サイズの用紙を使う場合の2パターンがほとんどです。「退職届」を入れる封筒も、退職届自身のサイズに合わせて適切なものを選ぶようにします。

具体的には、B5サイズの場合は封筒サイズ「長方4号」、A4サイズの場合は「長方3号」を使うのが適切です、一般的に好まれる組み合わせとなります。

「退職届」の封筒はスーパー・コンビニで買える

「退職届」を入れる封筒も、やはりビジネスパーソンとして恥じない適切な一つを選びたいものです。そうは言っても、わざわざ遠くまで足を運んで、有名百貨店やステーショナリー専門店に行く必要はありません。

「退職届」の封筒は近所のスーパーやコンビニでも購入できます。とくにコンビニでは、社会人が必要とするビジネスアイテムが意外に多く揃っています。ぜひ、利用してみて下さい。

「退職届」の封筒の書き方「5つの気を付けるべき点」

「退職届」の封筒は黒のボールペン・万年筆を使う

「退職届」の封筒に使うペンは「黒のボールペン、もしくは万年筆」が最も適切です。また、古風に細い習字ペンを使っても良いでしょう。

青色のボールペンや万年筆、鉛筆、また太いマジックペンなどを使うのは適切ではありませんので気をつけて下さい。

「退職届」の文字は封筒の表中央に書く

「退職届」という言葉を封筒に書く位置は「表中央」です。多少上の方でもバランスが良ければ問題はありませんが、表中央から下側にはならないようにして下さい。

「退職届」の文字の大きさは、大きすぎず小さすぎずです。こちらもルールはなく、読みやすい大きさで書き記すようにしましょう。この時、ご自身の状況に合わせて「退職届」と書くか、また「退職願」と書くかを決めるようにして下さい。

「退職届」の封筒の裏側に部署名・氏名を記載する

自身の部署名や氏名は表に記載せず「退職届の封筒の裏側に書く」ようにします。

封筒の裏側の左下に「〇〇部XX課」と縦書きにし、その左側に自身の氏名を記載します。この時、氏名を部署名の高さから下にズラして、バランスよくまとめるようにするようにすると良いでしょう。

「退職届」の封筒に日付・切手は必要ない

「退職届」の封筒に日付を入れたり、わざわざ切手を貼る必要はありません。

日付については「退職届」の中に「予定退職日」を記載します。法律上、退職の2週間(14日)前までに「退職届」を提出する義務があるため、この時、実際に「退職届」を提出する日付を逆算しておくことも大切です。

また、切手を貼るのは郵便局から郵送で封筒を送る時のみなので、手渡しする「退職届」に貼るのは根本的に正しくありません。

「退職届」の封筒の書き方はアルバイトの場合も同じ

正社員ではなく、アルバイトやパートの場合でも「退職届」を出すのが基本です。

「退職届」の封筒の選び方や書き方も、上記でご説明した内容と同じになりますが、部署名・課名がない場合は氏名だけ記載するようにして下さい。事業所名や工場名など、会社名とは別にタイトルを持つ時は、忘れず入れるようにしましょう。

「退職届」を郵送する時に気を付けることは?

「退職届」は郵送しても良いが、しかし?

退職をする理由は人それぞれですが、「上司や同僚に会いたくない」「会社に行きにくい」という人も実際的には多いようです。その場合は、一方的に自宅から「退職届」を郵送するという選択肢しかありません。

法律では退職日の2週間前までに「退職届」を提出することとなっていますが、会社に行かず「退職届」を郵送する場合、会社側は「退職届」を受け取った日から2週間経てば、法律的に雇用関係を解消することができます。

しかし「退職届」を郵送して、一方的に会社を辞めるてしまうと、会社に迷惑をかけてしまうことは否めません。そうすると、「退職届」を郵送した後に必要な書類をすぐに準備してもらえなかったり、全体的にスムーズな対応をしてもらえなく可能性は十分にあります。

「退職届」を郵送する時は「添え状」や「保険証」も忘れずに

「退職届」を郵送しなければならない時は、お世話になった会社に敬意を表すための「添え状」や、会社に返却をしなければならない「保険証」を同封するようにして下さい。「保険証」に関しては、別便で送る必要はありません。「添え状」について下記にわかりやすい例文を挙げてみます。

添え状の例文

                               令和〇年〇月〇日

  ABC株式会社
  代表取締役社長 田中様

 

                               営業部 営業一課
                                   木村太郎

              退職届・保険証送付のお知らせ

拝啓
初春の候、貴社におかれましては、益々のご発展のことと存じ上げます。

今回、表題でお伝えした通り、以下の書類を同封させて頂きました。お忙しいところ大変恐縮ではありませんが、何卒ご査収のほど宜しくお願い申し上げます。
                                    敬具

                    記

                  退職届 1通
                  保険証 1枚    

                                    以上

一般的な書類を送る際に「添え状」が必要であるのと同じで、「退職届」に「添え状」を同封するのも重要なビジネスマナーの一つです。ぜひ忘れないようにしましょう。

 

まとめ

「退職届」は複雑な思いを胸に書き記す大切な書類の一つです。「退職届」は最後に会社へ提出する書類となりますので「飛ぶ鳥跡を濁さず」ということわざに習い、ぜひ間違えの無いように進めていくようにして下さい。

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私立S大学卒:大手旅行会社、大手物流会社、医療系商社、米国系IT企業での就職経験アリ。父親の転勤で北海道、大阪など多くの引っ越しを体験した結果「ノマド体質」が確立。 豪州在住、鎌倉とマネジメントを愛する「翻訳・ビジエス系ライター」。 ※日本に存在しない英語の情報もお届けできます。