メールや電話でのやりとりにおいて「レスポンスが良い」「レスポンスがこない」などと使うことがありますが、「レスポンス」の言葉の意味と使い方に「あやふやさ」を感じることはありませんか？
ここでは「レスポンス」の意味を改めて考え、レスポンスを使った例文、仕事でのレスポンスを早めるコツなどを紹介しています。できるビジネスマンになるためにも、ぜひ参考にしてみて下さい。
「レスポンス」とは？
それでは早速、「レスポンス」の本来の意味と正しい使い方からみていきましょう。
意味は「反応」「返答」「返事」
「レスポンス」の意味は「反応」「返答」「返事」です。本来の意味は「出来事に対して応答する」「質問に対して回答をする」ことですが、平たく捉えれば、「アクションを起こしてから返事をするまでの全ての状況」を指している言葉となります。
「response」は動詞「respond＝返答をする」の名詞になりますが、英語で動詞として使う場合は意味の幅が増え、相手の動きに「（積極的に）応える」、医薬品に対して「効果がある」「効き目が出てくる」、米国では被害に対して「賠償する」という意味も持ち合わせています。
英語で「response」
「レスポンス」というカタカナ語は、もとはと言えば英語の「response」がそのまま日本語として使われている言葉です。英語のフレーズでも日本人の耳になじみやすいため、すんなりと日本社会に溶け込んでいったと考えられます。
「レスポンス」はビジネスの軸
「レスポンス」はビジネスシーンにおいて必須で使われるカタカナ語です。ニュアンスとしては「返事が早いな」と言うより「レスポンス早いな」と発言したほうが、現代の忙しい職場環境にはピッタリな風潮もあるようです。
ビジネスシーンでは「レスポンス」の良し悪しや相手の考えを得て、始めて次のステップが踏めるのであり、レスポンスがないことには二進も三進もいかないということもあり得ます。「レスポンス」は考えようによってはビジネスの軸とも言える部分であり、最も大切な工程であると言えるでしょう。
IT「レスポンスタイム」とは入力処理と反映のスピード
「レスポンス」を使ったカタカナ熟語に「レスポンスタイム＝response time」があります。レスポンスタイムはIT用語の一つで「装置やシステムに指示を与えてから、それに対する反応を受け取るまでの時間」つまり「入力処理と反映のスピード」のことを意味しています。
たとえば情報システムでは「入力終了時から応答出力開始まで」、ネットワークを使っての情報送信では「送信完了時から受信開始時まで」、画像やディスプレイ装置では「画素の色を変えるために必要な時間」をそれぞれ「レスポンスタイム」と呼んでいます。
「レスポンス」を使ったビジネス例文とは？
続いて「レスポンス」の使ったビジネス例文を意味別で紹介しましょう。
「返答」「返事」の意味での例文
- メールで打診した案件について、間もなくレスポンスがあった。
- 取引内容を修正するように、部長からメールでレスポンスをもらった。
- 商談の日程について、先方からレスポンスがきたかい？
「反応」「反響」の意味での例文
- 新商品の使い心地について、多くの消費者からのレスポンスを待っている。
- A社からのレスポンスは、思ったより好反応であった。
- ポルシェやランボルギーニなどのスポーツ車はギアのレスポンスがとてもよいことで知られている。
「対応」「応える」の意味での例文
- 出荷ミスについてのレスポンスは、早急に行ったほうが良いであろう。
- 誤った通知に対し、即座にレスポンスした。
- 災害におけるレスポンスは敏速に、そして的確に。
レスポンスが早い人になるためには？
普段から「レスポンスが遅いよ」と言われている人は、努力次第で「レスポンス」のスピードを上げることができます。
長文でも「要約する力」を養う
ビジネスでは端的な内容の仕事もあれば、長期にわたるプロジェクトに携わることもあるでしょう。中でも多くの人が関わり、複雑な内容の仕事なら、長々と続く質問や投げかけに対して困惑してしまうことも少なくありません。おのずと返事をあれこれ考えている間に時が過ぎれば、レスポンスまでの時間に影響を与えてしまいます。
そこで、ロスタイム「あれこれと迷う」時間をカットしてしまいましょう。まず、相手が言っている要点をつかみ、内容を要約する力を養うことに集中して下さい。これがレスポンスを早める一つ目のコツです。
相手が求めることを察知する
返事は一度切りで終わらせなければならないというルールはありません。純粋に「Yes」か「No」の答えを待っていることもあります。
長々と綴ったメールでも、最後に「契約内容について修正は必要でしょうか？」という問いがあるなら「修正は必要あるかどうか」が相手の欲しい返事です。たとえ前向きな返事でも「契約をぜひ継続していきたいです。」と返すのはやや見当違いでしょう。
メールや文書で届いた内容に対して「要約」をしたら、今度は「相手が何を知りたいのか」「どのような返事を待っているのか」というように「相手の求めることを察知する力」を養っていきましょう。
レスポンスが悪いと「後回しになる」
忙しいビジネスシーンでは「停滞」という状況は好まれません。「レスポンスが悪い」と一度レッテルを張られてしまうと「この担当者はあとで連絡すればいい」と、重要な連絡ですら最後に回されてしまう可能性があります。
時間との狭間で戦っているビジネスマンは「レスポンス」が命です。レスポンスが悪いと仕事をしている全員の足を引っ張ることにもなりかねません。「取り急ぎ」という言葉を使っても良いでしょう。相手の欲しい情報を一分でも早く送ってあげることで、ビジネススキルはグンと成長していきます。
まとめ
相手の応答をもらって始めて前に進むことができるビジネスシーンでは、レスポンスの早い遅いは致命的な違いを生みます。レスポンスを早めるためには「内容の要点をつかむ」「相手が求めるものを察知する」力をつけることが大切です。
国際化の影響を受けて、日本でもカタカナ語がどんどん増えていますが、英語が苦手な人でも抵抗なく使うことができるのはプラスの要素でしょう。
