ビジネスメールや会議でよく使う「リマインド」という言葉。英語では「remind」と書きますが、その意味をご存知でしょうか？今回は「リマインド」に焦点をあて、言葉の意味と使い方、リマインドメールの書き方などをまとめてご紹介します。
「リマインド」の意味とは？
「リマインド」の意味は「思い出させる」
「リマインド」は、人に対してあるものごとを「思い出させる」「気づかせる」「思い起こさせる」という意味があります。元となっている英語「remind」は、「re＝もう一度」「mind＝気にする」が由来となっています。
「リマインド」は、「通知する」というストレートな行為ではありません。相手に連想させてあげることで「助けてあげる」ような意味合いがあります。リマインドの方法には、口頭や電話、メール、カレンダーアプリの通知機能などが用いられます。
「リマインド」の語源は英語の「remind」
「リマインド」は英語の「remind」から生まれたカタカナ語です、「re＝もう一度」と「mind＝気にする」が組み合わさってできています。
「リマインド」の言葉の使い方と意味
「リマインドメール」とは「再確認のメール」
リマインドメールとは、「提出期限を知らせる」「重要な約束の日時を再確認する」など、大事な要件を忘れないためのメールです。
上司や部下、取引先にリマインドメールを送ることもあれば、自分自身がリマインドメールを受け取る場合もあります。時間と仕事に追われる社会人の方は、「リマインドメール」に助けられることも多いでしょう。
「リマインドコール」は「再確認の電話」
「リマインドコール」とは、直接電話で確認やお知らせを行うことです。テレマーケティングの手法のひとつで、主にイベントやセミナーなどの直前出欠確認や契約の継続確認、新製品の案内など用いられています。
リマインドコールは、ついうっかりによる機会損失の防止だけでなく、顧客とのコミュニケーションの維持にも効果的です。
緊急性がある場合には「アラート」を使う
「リマインド」より、さらに切羽詰まった状況で使われるのが「アラート」です。「アラート」が綴られたメッセージを受け取った時は緊急を要する状況のため、おそらく「リマインド」する時間の余裕もないでしょう。
「リマインドメール」の送り方と返信
「リマインドメール」の件名の書き方
件名に「リマインダー」を入れる場合
英語環境の職場では、メールの件名に「Reminder」を入れて送ることがあります。こうすることで件名を見て、「何かの催促」であることが瞬時に理解できます。
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件名に「リマインド」を入れない場合
メールの宛先や相手との関係にもよりますが、中にはリマインドメールに「リマインド」とそのまま書く行為が失礼にあたると考える人もいます。これは、リマインドが何らかの催促のように思えてしまうためです。
「リマインド」と書かずに送りたい場合は、「〇〇についてのご確認」と別の表現で件名を入れるとよいでしょう。
ビジネスでの「リマインドメール」の例
資料確認の「リマインド」を例に、メール文を挙げてみます。
先日お渡ししました資料案の確認はお済でしょうか？
来週には出席人数分のコピーをし、本格的にまとめに入りたいと考えております。
お忙しいところ恐縮ですが、お返事をいただけると幸いです。
「お忙しいところ恐縮ですが」を入れることによって、催促じみたニュアンスが薄くなっています。
返信には「リマインドありがとうございます」とお礼を入れる
リマインドメールへの返信には「リマインドありがとうございます」という「お礼の言葉」を忘れないようにして下さい。
リマインドメールをいただきありがとうございます。
資料案の確認は済んでおり、お返事のみが遅れてしまった次第です。
特に追加資料や修正もないと思いますので、現行でまとめの作成をお願いいたします。
「気付かせてくれてありがとう」という思いを相手に伝えることが大切です。
「リマインド」のタイミングとは？
提出期限が近づいてきた時
大切な会議への資料や集計表など、職場内で「提出期限が近づいてきた時」に「リマインド」をする目的でメールや電話をすることがあります。
相手へ催促のニュアンスを込めて、再確認をする「リマインド」は必須のビジネスマナーであり、大切なビジネススキルです。しかし、リマインドに頼り過ぎることのないように、できるだけ自己管理を心がけることも大切でしょう。
重要なアポや会議の日程が迫ってきた時
取引先との商談の約束や重要な会議が迫っているとき、相手に「リマインド」をすることで、大切な約束を再確認することができます。
スケジュールに追われる忙しいビジネスシーンでは日程も複雑で管理が難しいこともあるでしょう。しかし、「リマインド」があれば「うっかり忘れ」を未然に防ぐことができ、予定が崩れることもなくビジネスを進めることができます。加えて、大切な時間へのロスを生むこともなくなるでしょう。
まとめ
「リマインド」は相手に対し「思い出させる」「気付かせる」という意味があり、嫌味にならない程度に「ベルを鳴らしてあげる」というようなニュアンスがあります。
また、ビジネスシーンで多用される「リマインド」や「リマインドメール」は常識のある社会人として維持したいビジネスマナーの一つです。上手に使いこなして、周囲に信用される社会人を目指しましょう
パソコンを持ち帰るのを、思い出させてね。
昼休み前に、上司に電話するように知らせてあげます。（気付かせてあげます）
※定型文で「remind A of B」で「AにBを思い起こさせる」となります。