社会保険の加入手続きは何をする?必要書類と提出方法・期限を解説

社員を新しく採用したら、社会保険に加入しなければなりません。しかし、誰を加入したらよいのか、手続きはどのようにしたらいいのかは、専門的で難しいと感じる方も多いのではないでしょうか。今回は社会保険の加入手続きの方法と、加入手続きが必要な人について解説します。

社会保険加入手続きが必要なのは誰?

社会保険加入手続きをするのは会社

社員を採用したときなど、社会保険に加入しなければならない人がいる場合、会社は社会保険の加入手続きをする義務があります。採用した社員ではなく、会社が書類を用意し、提出をします。

手続きをしなければ、会社は法律違反で罰金を支払う可能性もあります。そこで、社会保険に加入しなければならない人とはどういう人なのかを理解しておく必要があります。

正社員として入った新入社員は基本的に加入

まず、正社員として入社した社員は基本的に全員加入しなければなりません。健康保険は75歳、厚生年金は70歳まで加入できますので、高齢の方を採用しているのでなければ加入です。試用期間であっても加入しなければならないので注意しましょう。

パートの加入条件は勤務時間や契約期間による

パートやアルバイトの方は加入条件に当てはまった人を加入させなければなりません。基本的には、正社員の人の4分の3以上の労働時間の人です。正社員の週の勤務時間が40時間という会社が多いので、パートやアルバイトの人は30時間以上勤務すると社会保険に加入することが多いです。

正社員の4分の3以上の労働時間でないパートやアルバイトの人でも、次の条件に該当すれば社会保険に加入しなければなりません。

  • 従業員501人以上の大企業で勤務
  • 1週間に20時間以上働く
  • 月額賃金が8.8万円以上
  • 勤務期間1年以上またはその見込みがある
  • 学生以外

さらに、日雇いの人や、2ヶ月以内の契約期間で雇用されていて絶対に契約更新しない人など、一定の人は社会保険に加入しなくてもよくなっています。

子供や配偶者など家族が増えたら扶養に加える

社会保険にすでに加入している社員の方が結婚したり、子供が増えた場合など、社員の扶養家族が増えた場合にも手続きが必要です。夫や妻を扶養に入れる場合には、扶養に入る人の年収が130万円未満であることが必要です。この場合は社会保険に加入する手続きではなく、扶養に加える手続きになります。

社会保険加入手続きで必要な書類と書き方

社会保険の加入手続きをする場合、会社が書類を用意して記入し、提出します。ここでは必要な書類と書き方を紹介します。

「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を作成

社員を新しく採用したときや、これまで短時間で働いていたパートさんが正社員になる場合などに社会保険の加入手続きをします。社会保険の加入手続きをするときには、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を作成します。

健康保険と厚生年金は別の保険ですが、一度に手続きが可能なように用紙も提出先も同じになっています。用紙は年金事務所でもらうか、日本年金機構のホームページからダウンロードしましょう。

社員の年金手帳を確認しながら書類に記入する

手に入れた「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」の欄を埋めていきましょう。提出者記入欄には会社の住所や名前を、被保険者の欄には新しく加入する社員の名前や生年月日などを記入しましょう。

個人番号という欄は社員の基礎年金番号を記入します。社員から年金手帳を見せてもらい、書き写しましょう。取得年月日は入社した日です。報酬月額は、その人が1ヶ月で受け取る予定の見込み給与額を記載します。

扶養に加えるときは「健康保険被扶養者(異動)届」を提出する

新しく採用した社員に扶養家族がいる場合や、すでに社会保険に加入している社員に扶養家族が増えた場合などは、「健康保険被扶養者(異動)届」を提出します。

もし、夫や妻など配偶者が扶養に加わる場合には、同時に「国民年金第3号被保険者関係届」も提出します。用紙は年金事務所でもらうか、日本年金機構のホームページからダウンロードできます。

この2種類の用紙は1枚にまとめられていますので、作成する用紙は「健康保険被扶養者(異動)届」兼「国民年金第3号被保険者関係届」です。書き方は「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」と同じですが、配偶者が扶養に加わる場合には、配偶者の方の基礎年金番号も必要ですので、事前に伝えておきましょう。

社会保険の書類はどこに提出する?期限は?

管轄の年金事務所へ提出する

社会保険の書類は、健康保険も厚生年金も同じ書類になっており、提出先はすべて年金事務所です。ただし、会社のある住所を管轄している年金事務所でなければ受け取ってもらえませんので、管轄の年金事務所を間違えないようにしましょう。日本年金機構のホームページで検索することが可能です。

窓口に行くだけでなく、電子申請や郵送でも可能

提出の際に窓口に持ち込めば、わからないところも質問できて便利ですが、移動時間や交通費もかかってしまいます。社会保険の手続きは、窓口への持ち込みだけでなく、電子申請や郵送での提出も可能です。窓口によっては待ち時間が長くなることもありますので、状況にわけて使ってみてください。

資格取得届は入社した日から5日以内に提出

社会保険に加入する場合の、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」と、扶養家族を加える場合の「健康保険被扶養者(異動)届」は、該当した日から5日以内に提出しなければなりません。

新しく入社した人は、入社から5日以内ですし、結婚した配偶者が扶養に加わる場合は、結婚した日から5日以内です。年金手帳の確認など意外と時間がかかりますので、早めに手続きをしましょう。

まとめ

社会保険の加入手続きは、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を管轄の年金事務所に、5日以内に提出です。扶養家族がいる場合には、「健康保険被扶養者(異動)届」も忘れずに準備してください。多くの会社では、手続きが滞らないように、入社日よりも前に労働契約を結び、年金番号などを聞いておきます。本記事が、スムーズな手続きに役立てれば幸いです。